Главная
Компьютерная грамотность
Офисная электронная почта. Ведение документооборота средствами microsoft office. Электронный офис. Электронная почта в офисе

Офисная электронная почта. Ведение документооборота средствами microsoft office. Электронный офис. Электронная почта в офисе

04.06.2019

Студенты должны научиться изготавливать документы средствами MS Office, создавать средствами MS Office простейшие информационно - технологические схемы документооборота пользователей. Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Система документооборота может быть создана при наличии соответствующих автоматизированных информационных технологий документооборота, имеющихся в достаточном количестве на рынке программной продукции. Однако в случае, когда на предприятии нет АИТ делопроизводства, систему документооборота можно создать cpeдствами MS Office.

Схема обработки входящего документа и создания исходящего документа показывает три основных направления пользования технологиями при изготовлении и отправке исходящей корреспонденции: компьютерные технологии создания исходящего документа; технологии сканирования документа и его обработки; технологии электронной почты для пересылки адресатам исходящей корреспонденции. Существует три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная. Студенты также должны знать общие понятия электронного офиса и должны научиться создавать исходящие документы средствами MS Office (в частности пользоваться стандартными шаблонами для создания исходящих документов и создавать новые шаблоны). Организовать переписку с помощью электронной почты можно при наличии канала выхода с ПЭВМ в Internet и при наличии соответствующего пpoграммного обеспечения, например программы Microsoft Outlook Express. 0днако, возможен вариант обмена электронными сообщениями с клиентами абонентами) через почтовые ящики бесплатной электронной почты, www.mail.ru.

В лабораторной работе отрабатываются вопросы ведения деловой переписки на предприятии с применением ИКТ. Особое внимание уделяется возможностям текстового редактора MS Word и табличного процессора MS Excel для упрочения навыков в ведении автоматизированного делопроизводства предприятия и решения прикладных задач по выработке управляющих воздействий. В этой теме изучаются способы создания презентаций и их оформление средствами Microsoft PowerPoint. Следует обратить внимание на применение графических объектов и анимации, использование шаблонов презентаций.

Самостоятельная работа студентов состоит в подборе материала для презентаций.

Лекция 6. Конспект, литература . Лабораторная работа 4.

Материал для изучения: «Методы управления документооборотом в организации». П рактически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их названия могут быть различными: отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами. Суть же остается одинаковой: организация потоков документов - приказов, распоряжений, поручений, писем. Рассмотрим основные виды документов, их атрибутику, потоки документов, которые используются в деятельности подразделений. Основным принципом документооборота является то, что у специалистов не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line). Можно считать, что такие пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии. Система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Материал для изучения: «Типы документов, классификация документов и их взаимосвязи». В се документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются, или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов. Например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу... в срок до...». Внутренние документы используются для организацииpaботы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия и приказы руководства предприятия. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В соответствии с правилами делопроизводства, чтобы отправить документ во внешнюю организацию, необходимо сначала направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят по адресу.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточно разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.) Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможны и свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Любая бумага, не имеющая регистрационного номера – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. Атрибуты документов весьма разнообразны, но можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Основными атрибутами канцелярского документа являются:

1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение, или конкретное лицо из руководства предприятия.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1 -4 раза в год.

Во входящих документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа:

Контрольный срок исполнения. Атрибут берется или непосредственно из входного документа или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.

Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию «Об исполнении доложить» . Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщение о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы, кроме стандартных, могут обладать следующими атрибутами:

Список подразделений предприятия для ознакомления. Контрольный срок ознакомления или исполнения. Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего, или внутреннего. Список рассылки. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Материал для изучения: «Роль информационных технологий в процессе документооборота». С истема документооборота может быть создана при наличии соответствующих автоматизированных информационных технологий документооборота, имеющихся в достаточном количестве на рынке программной продукции. Но, если на предприятии нет АИТ делопроизводства, систему документооборота можно создать средствами MS Office. При обработке входящих документов и создания исходящих документов можно отметить три основных направления применения информационных технологий: - компьютерные технологии создания исходящего документа; - технологии сканирования документа и его обработки; - технологии электронной почты для пересылки адресатам исходящей корреспонденции.

Рассмотрим общие понятия электронного офиса как сложной технической структуры, а затем роль компьютерных технологий в создании исходящего документа средствами MS Office. В электронном офисе меняется рабочее место специалиста. Интерактивный телевизор (или телекомпьютер) позволяет выбирать нужные программы и информацию из потоков, идущих по сотням эфирных и кабельных каналов. На экранах цифровых устройств можно воспроизводить сложнейшие чертежи и модели продукции или красочные произведения искусства, фотографии или выполнять видеозарисовки живой природы. Стереозвуковые аппараты позволяют имитировать любые звуковые эффекты. Аудиовидеокомпьютер на основе «мультимедиа» объединяет графику, видеоизображения и текст. Мобильный телефон и личный цифровой помощник - электронный дневник (календарь) - становятся средствами связи и управления информационными потоками из любой точки мира. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни: динамичная работа в электронном офисе с информацией принципиально отличается от монотонной и медленной работы с бумажными документами, позволяет проявить, развить и использовать творческий компонент труда. Развитие возможностей информатизации создает материальную базу новых преобразований производственных отношений, определяя экономический переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым автоматизированным и автоматическим (безлюдным) производствам. Одно из определений термина «офис», приведенное в Американском словаре английского языка Уэбстера, сформулировано так: «место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью».

Традиционно организация документооборота и работа канцелярии являются главными функциями офиса. По мнению Ч. Вильсона, бывшего президента фирмы General Motors, «ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-то бумажка». Но «перемещение бумажек» определяют потоки информации зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также воздействия этих решений на производственные процессы. В результате «перемещения бумажек» задается маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организуются производственные процессы и определяются принципы последующих решений. При этом как бы «за кадром» остаются сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводится человеком и проявляется в виде «бумажек». Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Как известно, базой качественных решений является качественная информация. Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией. Теоретически различаются три модели офиса: информационная, коммуникационная и системная. Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Если рассматривать офис как коммуникационную систему, то анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации, цель которых не сводится к составлению какого-либо информационного документа или принятию решения. Этот обмен информацией служит скорее обоснованию обсуждаемого решения или действия с целью поиска наиболее оптимального решения. В рамках данного подхода может быть предложена модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций, состоящих из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента: источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой прямым и обратным влиянием. Данная модель подчеркивает, что главный компонент офиса - человек. Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных документов. Сам же офис есть сложная иерархия рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов. Коммуникации между людьми делятся на вербальные, выражаемые словами (устная речь и письменный текст), и невербальные (жесты, мимика, интонация), не выражаемые словами. Любое сообщение - это не просто передача информации, а сложный социальный акт двухсторонних и многосторонних коммуникаций. При этом говорящий, т.е. передающий сообщение устно, усиливает его эмоциональное и социальное воздействие интонацией, позой, жестами, окружающей обстановкой. С другой стороны, эти и иные невербальные знаки слушающих (воспринимающих) позволяют источнику информации ввести обратную связь в процессе передачи сообщения для того, чтобы скорректировать его содержание или форму. Почти половина внутриофисных коммуникаций имеет невербальный характер: это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими. Следовательно, поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение человека из коммуникаций личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сообщений (если требуется повысить информативность текста). Если автоматизация введена без учета этого, она меняет тип социального поведения людей в офисе. Поэтому, в частности, очень важны средства визуализации при передаче сообщений (например, видеофоны, видеотелефоны, телевизоры).

Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменение эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе. Как известно, работа в офисе связана с большим количеством стандартных формуляров, справок, бланков и т.д. причем в каждой области канцелярской деятельности приняты свои стандартные формы. MS Word представляет возможность создавать нужные формы. Эти формы можно заполнять как на экране, так и в напечатанном виде. При этом можно использовать шаблон формы, и в дальнейшем на его основе создавать нужный документ в определенном количестве. Если меняются формы отчетов или справок, всегда можно ввести изменения, чтобы не хранить устаревшую форму в напечатанном виде. Кроме того, заполненные формы хранить также нецелесообразно. Удобнее и разумнее хранить данные из форм в электронных таблицах или базах данных, а саму форму в виде шаблона. Если необходимо просмотреть конкретную заполненную форму или отправить напечатанную форму клиенту, можно легко объединить эти два документа в один с помощью механизма слияния. Форма – это специальный вид защищенного документа, включающего поля, в которые пользователи могут вводить информацию. Любой документ, содержащий поля формы, является формой. Поле формы, это место на экране, предусмотренное для заполнения. В качестве заполнения возможны три варианта: - в виде текста (текстовые поля); - в виде флажка, который можно либо установить, либо снять; - в виде поля со списком, из которого следует выбрать нужный ответ.

Примером такой формы может служить анкета, которая может содержать все три вида полей. Например, поле, предназначенное для паспортных данных – текстовое поле, воинская обязанность – поле флажок, образование – поле со списком, из которого можно выбрать нужный ответ. Для создания форм можно использовать таблицу, как основу для формы. Таблицы обеспечивают структуру, поскольку ячейки таблицы хорошая основа для заголовков и полей формы. Если убрать сетку таблицы, а группу ячеек заключить в рамку, оставив остальные без обрамления, то эта форма будет отличаться от табличной. Таким образом, можно создавать свои собственные деловые бумаги: счета, перечни заказов, отчетные ведомости. Например, можно создать бланк, отпечатать и размножить его. Затем допечатывать в эти предварительно отпечатанные бланки только информацию, содержащуюся в полях формы – она будет правильно расположена. В офисной деятельности приходится сталкиваться с множеством однотипных бумаг, назовем их серийными. Такие документы имеют одинаковое содержание, но адресованы в различные инстанции или составлены для разных клиентов, т.е. отличаются вводимыми данными. Для этого можно воспользоваться формами. Но шаблон формы и данные удобнее хранить отдельно. Данные удобнее хранить в электронных таблицах или базах данных. Шаблон документа и данные, сохраненные во внешнем источнике, можно объединить в единый документ с помощью функции СЛИЯНИЕ. Это объединение в MS Word происходит с помощью кодов полей. Окна диалога, с помощью которого устанавливается слияние, содержат инструкцию о выполнении дальнейших действий. Процесс слияния можно условно разделить на три этапа: - создание основного (неизменяемого) документа; - создание источника данных средствами MS Word; - слияние, т.е. объединение двух предыдущих документа.

Материал для изучения: «Электронная почта в офисе». Е сли на одном компьютере работают хотя бы два человека, у них уже возникает желание использовать этот компьютер для обмена информацией друг с другом. На больших машинах, которыми пользуются одновременно десятки, сотни человек, для этого предусмотрены специальные программы, позволяющие пользователям передавать сообщения друг другу, а администратору - оповещать пользователей о новостях в системе. Как только появилась возможность объединять несколько машин в сеть, пользователи ухватились за возможность использовать ресурсы удаленных машин, за расширение круга общения. Стали создаваться программы, предназначенные для обмена сообщениями пользователей, находящихся на разных машинах. Из-за разнообразия компьютеров, операционных систем, способов соединения машин в сеть и целей, преследуемых при этом людьми, этих программ оказалось достаточно много и они не всегда совместимы между собой.

Наиболее универсальное средство компьютерного общения - электронная почта. Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую другую. Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо, текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом), доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата. При этом между почтовыми программами разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали. Электронная почта оказаласьво многом удобнееи надежнее обычной. Надежность электронной почта сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети или в разных.

Обычно программы, предназначенные для пересылки писем от одного человека к другому, поддерживают и такую возможность, как почтовые списки. Если группа людей, объединенных общими интересами, хочет поддерживать дискуссию на какую-нибудь тему длительное время, они создают список, выделяют для него имя, после чего все сообщения, посланные на это имя, рассылаются всем участникам группы. У группы должен быть администратор, к которому можно обратиться, если Вы хотите, чтобы Вас включили в группу, исключили из нее, или если у Вас изменился адрес. Если группа становится очень большой, администратору прибавляется работы, а каждый участник группы должен хранить у себя весь список. При больших масштабах это очень непрактично: если вы хотите ссылаться в ходе дискуссии на полученные ранее сообщения, вам приходится хранить весь архив у себя, а он может занимать очень много места. Чтобы избежать этих неудобств, при общении очень больших групп людей используется система, независимая от электронной почты - компьютерная конференция. Самая большая компьютерная конференция - USENET - объединяет сотни тысяч машин по всему миру. Ее устройство напоминает доску объявлений. Никакого списка участников конференции не существует. Получать и отправлять сообщения может любой, чья машина связана с какой-нибудь другой машиной, которая получает сообщения конференции. Все сообщения разделены на группы по темам, и чтобы получать сообщения группы, надо на эту группу подписаться, то есть включить имя этой группы в список на своей машине. Сетевое программное обеспечение, обслуживающее конференцию USENET, из всех предлагаемых сообщений выбирает сообщения, относящиеся к группам из Вашего списка. Посылая сообщение, Вы помечаете, к какой группе оно относится, и все, кто подписан на эту группу, Ваше сообщение получат. Компьютерная конференция может быть полезна тем, кто хочет узнать о новых товарах, книгах или фильмах. Через нее очень удобно распространять информацию о замеченных ошибках в программах и о способах их исправить. Она просто незаменима для любителей поболтать на любимую тему со своими единомышленниками во всех уголках Земли, и, конечно же, для научных дискуссий. При помощи конференции можно обсуждать интересующую тему в такой компании, собрать которую в одном месте для личной беседы стоило бы бешеных денег и непредсказуемых затрат времени и сил. Список существующих групп занимает несколько страниц. В нем можно найти группы для специалистов по древнегреческой культуре и для любителей рок-музыки, для обсуждения вопросов секса и для обмена кулинарными рецептами, для дискуссии о правах женщин и группы, интересующиеся разными компьютерными играми. Программы, обслуживающие конференцию, достаточно умны: они присылают по одной копии сообщения на машину, независимо от того, сколько пользователей на этой машине будут его читать; они также предоставляют возможность обращаться к старым сообщениям. При пользовании электронной почтой и компьютерной конференцией могут возникнуть проблемы, если не обращать внимания на устройство физических сетей, на которых они работают. Разнообразие сетей компьютеров сложилось исторически. Конечно, было бы лучше, если бы все машины на Земле были соединены между собой одним и тем же способом, передавали друг другу данные в одинаковом, раз и навсегда установленном виде, и при помощи одних и тех же программ. Но так не получается. Началось с того, что отдельные страны, фирмы, производящие компьютеры, университеты, крупные организации, производители программного обеспечения, военные стали создавать свои собственные сети. И только потом оказалось возможным соединить эти специализированные сети между собой и прийти к некоторым соглашениям о стандартах. Но не может быть стандарта на все случаи жизни: сегодня сети передают тексты и изображения, завтра они будут передавать движущиеся изображения и звук. Так же, как у каждого дома в городе есть почтовый адрес, каждый компьютер в сети имеет имя, по которому к нему можно обращаться. Машины, которые не соединены кабелем,могут обмениваться сообщениями с другими по телефоннымлиниям через модем. Для этого машина, у которой есть сообщение для другой, должна до нее дозвониться, договориться о передаче данных и передать сообщение. Это выходит медленнее и менее надежно, чем по прямому проводу, но если машина расположена далеко от остальных, и данные передаются не очень часто, подключать ее напрямую неудобно и слишком дорого. Разные сети различаются способами соединения машин друг с другом, скоростью, с которой передаются сообщения, системой, по которой машинам даются имена, и соглашениями о том, в каком виде должно быть сообщение.

Соглашения о форме сообщений и правилах их передачи называются протоколами. Для того чтобы послать сообщение с машины, подключенной к одной сети, на машину в другой сети, нужно найти промежуточную машину, подключенную к обеим, через которую сообщение и пойдет. Такая машина называется мостом между этими сетями. Между двумя сетями может быть несколько мостов. Мост принимает сообщение из сети А, переписывает ее в форму, принятую в сети В, и отправляет через сеть В на ту машину, для которой оно предназначено. Как отмечалось выше, электронная почта на Вашей машине обслуживается несколькими программами, систему которых называют почтой. Почтовые сообщения (письма), пришедшие на Ваш адрес, поступают в файл, называемый Вашим почтовым ящиком, из которого Вы в любое удобное для Вас время можете их доставать и читать при помощи специальной программы. При отправлении сообщения Вы вводите текст сообщения и некоторую служебную информацию (аналогично надписи на почтовом конверте), включая адрес получателя, после чего почтовая служба на Вашей машине связывается с почтовой службой машины адресата, передает ей сообщение, и оно попадает в почтовый ящик адресата.

Отправим почтовое сообщение с машины, работающей под управлением операционной системы Unix при помощи почтовой программы mail: mail fox @ kiae . su Subject : встреча Приходи завтра, поговорим. (конец передачи) & q Вы вызываете программу mail и указываете адрес, по которому письмо надо отправить. Mail выдает приглашение Subject: и Вы вводите тему сообщения «встреча» и несколько строчек текста письма; точкой в начале последней строки обозначаете конец письма. Mail сообщает, что письмо пошло и приглашает ввести следующую команду. Командой q Вы завершаете сеанс работы mail. Теперь Ваше письмо будет передано почтовой службе, которая отправит его по указанному адресу и поместит в почтовый ящик адресата (foх). Пользователь сможет в любое время при помощи программы mail прочесть Ваше письмо и послать ответ на него: mail (1 новое сообщение). &р From : [email protected] То: [email protected] Subject : встреча Приходи завтра, поговорим. &г Subject : Re : встреча Часов в шесть. Вызвав программу mail и узнав от нее, что в почтовом ящике есть новое сообщение, получатель Вашего письма командой р (print) попросил напечатать его, а затем командой г (reply) составил и послал Вам ответ. Почтовые службы на разных машинах представляют сообщения в разных форматах, некоторые из них несовместимы. Тем не менее, большинство систем во всем мире понимает формат сообщения, называемый по имени документа, в котором он описан - RFC822. Первоначально этот стандарт был разработан для сети Интернет, но сейчас принят во многих других сетях. Поэтому здесь будем описывать этот формат - это тот конверт, в котором письмо дойдет практически в любую точку земного шара. Сообщение состоит из текста, который Вы хотите передать адресату и заголовка, который приписывается в начале сообщения, отделяется от текста пустой строкой, и содержит несколько строчек необходимой информации об этом сообщении: дату отправления, адрес, обратный адрес, тему сообщения, и другие. Бывает еще несколько видов строк заголовка. Не все они обязательно должны быть. Некоторые строки почтовые службы добавляют автоматически (Received:, Date:), другие задает сам автор письма (То:, Subject:). Полностью формат почтового сообщения описан в руководстве по вашей почтовой системе, которое Вам все равно придется прочитать. Остановимся подробно на том, как указать в сообщении адрес, чтобы почтовые службы его поняли и доставили письмо по назначению.

Рассмотрим адрес из нашего [email protected] Он состоит из адреса машины и имени адресата, которое отделено знаком "@". Слева от @ стоит имя адресата, точнее, имя файла - почтового ящика на его машине, из которого он забирает письма. Обычно пользователь называет свой почтовый ящик тем же именем, под которым он зарегистрирован в системе. Чаще всего это имя (например, Pavel), фамилия (Korotaev), или инициалы (avg, как в нашем случае). Часть справа от @ называется доменом и описывает местонахождение этого почтового ящика (машину или организацию). В общем случае часть адреса, расположенная слева от @, представляет собой имя почтового ящика человека, который должен получить сообщение. Чаще всего это просто имя файла. При этом подразумевается, что в правой части адреса (домене) подробно описано, где находится машина (или несколько машин, расположенных в одном месте и соединенных в локальную сеть), на которой хранится этот почтовый ящик. Бывают машины, у которых нет адреса в формате RFC822. это значит, что машина не входит ни в одну сеть, понимающую этот формат адреса. Если можно найти другую, подключенную к такой сети промежуточную машину, которая могла бы ей позвонить по телефону и передать сообщение, проблема отправки письма будет решена. Но поскольку у машины адресата нет формального адреса, промежуточной машине надо явно указать путь, по которому передавать сообщение. Для передачи почтовых сообщений по телефонным линиям компьютеры пользуются протоколом UUCp. Путь сообщения от Вашей машины до пользователя на другой машине для UUCp описывается в такой форме: машина1!машина2!машина_адресата!имя_адресата. Такой адрес означает, что Ваша машина должна передать сообщение на машину 1, та - на машину 2, оттуда сообщение следует передать на машину адресата и положить в почтовый ящик с указанным именем. Чтобы адресовать сообщение на машину, не имеющую стандартного адpeca, найдем промежуточную, имеющую адрес машину, и укажем ее адрес в правой части (домене); путь же от промежуточной машины до почтового ящика адресата распишем в левой части в формате UUcp, например: [email protected] Правая часть этого адреса указывает на учебные заведения США. Домен верхнего уровня edu, среди них на университет Ватерлоо (первый поддомен), и в нем на машину maytag (второй поддомен). В левой части написан путь от машины maytag через машину watcsc на машину rose и в почтовый ящик пользователя ocplumb, в который и нужно положить письмо. Этим способом адресации следует пользоваться только в крайнем случае, поскольку он сложен и не очень надежен (не всякаямашина такой адрес правильно поймет). Вам может попасться адрес и такого необычного вида:Carl % nuceng . decnet @ pine . circa . ufl . edu Такой сложный адрес приходится писать, когда мост между Вашей сетью и сетью адресата письма не умеет преобразовывать адреса. В таком случае в правой части указывается адрес моста в Вашей сети, а в левой – адрес нужного вам почтового ящика в сети адресата. Поскольку повторение знака @ во втором адресе может вызвать путаницу, вместо него используется знак %. Таким образом, Вы явно указываете, через какой мост сообщение должно пройти из Вашей сети в сеть адресата. В нашем примере в правой части приведен адрес моста - машины pine в университете Флориды, - через который сообщение должно перейти в сеть DECNET (сеть машин фирмы DEC), а в левой части - адрес почтового ящика пользователя carl на машине nuceng в сети DECNET. Организовать переписку с помощью электронной почты можно при наличии канала выхода в Internet и программного обеспечения, например программы Microsoft Outlook Express. Но возможен вариант обмена электронными сообщениями с клиентами через почтовые ящики бесплатной электронной почты, www.mail.ru. Рассмотрим оба варианта обмена электронными сообщениями.

Программа Outlook Express создана на основе стандартов, используемых в Internet, и предназначена для работы с электронной почтой и новостями. Для чтения электронной почты из программы Outlook Express необходимо, чтобы используемая вами система обмена сообщениями поддерживала протоколы SMTP и РОРЗ или ГМАР. Если вам неизвестно, поддерживает ли ваша почтовая система вышеуказанные протоколы, справьтесь у своего администратора или поставщика услуг Internet. Спросите, поддерживаются ли в вашей системе почтовые клиенты РОРЗ или IMAP. Программу Outlook Express можно использовать для чтения групп новостей, или групп обсуждений, таких как Usenet. Работа с группами новостей осуществляется через серверы новостей NNTP. Обратитесь к своему администратору или поставщику услуг Internet, чтобы узнать название сервера новостей, которым вы можете пользоваться. При помощи программы Outlook Express можно получать на сервере новостей msnews.microsoft.com сведения о продуктах корпорации Майкрософт. Программа Outlook Express включает в себя пятую версию программы адресной книги Windows. Данная программа предоставляет широкие возможности управления контактными данными, включая создание групп контактов и папок для сортировки сообщений и размещения адресов электронной почты. Адресная книга Windows обеспечивает доступ к каталогам Internet, использующим протокол ldap (протокол облегченного доступа к каталогам). Каталоги Internet облегчают поиск обычных адресов и адресов электронной почты. В программе адресной книги уже настроен доступ к нескольким популярным каталогам. После того как программа Outlook Express загрузит сообщения или после нажатия кнопки Доставить почту на панели инструментов сообщения можно читать либо в области просмотра, либо в отдельном окне.

1. Щелкните значок папки Входящие на панели Outlook или в списке папок.

2. Для просмотра сообщения в области просмотра щелкните по нему в списке сообщений. Для просмотра сообщения в отдельном окне дважды щелкните по нему в списке сообщений.

Со веты

Для просмотра всех сведений о сообщении (дата отправки и т.п.) выберите меню Файл и выберите Свойства.

Для сохранения сообщения на своем диске выберите Сохранить как, выберите место и формат сохранения (почтовое сообщение, простой текст, гипертекст).

Электронная почта

Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ для сортировки почты. Outlook Express же – вещь в себе, программа максимально закрытая, и ничего полезного прицепить к ней нельзя. Далее… Почтовые базы Outlook можно хранить не только на вашей персоналке, но и на карманном компьютере – при этом обе базы автоматически синхронизируются с помощью программы ActiveSync (она есть в комплекте поставки любого «наладонника»). А это значит, что, приняв почту дома, вы можете читать письма и составлять ответы на КПК по дороге в институт и на работу. А если вы умеете пользоваться беспроводным доступом в Интернет – то и отправлять письма с вашей карманной крохи. Есть, правда, и целый ряд минусов – так, Outlook Express умеет работать с «серверами новостей» и читать письма из специализированных конференций. Outlook этих возможностей лишен – впрочем, это не страшно, поскольку место «конференций» сегодня заняли обычные почтовые рассылки. А с ними Outlook работает без всяких проблем.

Окно почтового режима Outlook выглядит так…

В верхней части Панели задач появились ваши почтовые папки – Входящие, Отправленные, Удаленные... Чуть правее вы видите окно заголовков – щелкнув по выбранной папке, вы сможете просмотреть все письма, которые в ней лежат. Текст писем выводится в последнем вертикальном окне. Впрочем, вы легко можете перенести его под окно заголовков, как в Outlook Express – так привычнее. Делается это с помощью меню Вид/Область чтения/Снизу . В самом верху, под кнопочной панелью, находится панель Быстрого поиска – с ее помощью вы легко сможете отыскать нужные сообщения по ключевым словам.

При первом запуске Outlook сразу же попросит вас создать учетную запись электронной почты. Если вы уже используете для работы с почтой Outlook Express и там уже есть настроенная учетная запись, Outlook может просто перенести в свой загашник все необходимое – и почтовые базы, и адресную книгу, и настройки. Если же нет – можно настроить Outlook самостоятельно, с помощью все того же Мастера . Если вы отказались от настройки в первый раз, вы можете запустить ее позднее, в ручном режиме – для этого зайдите в меню Сервис/Учетные записи . Прежде всего Outlook спросит вас, какой тип доступа к почте вы предпочитаете? Поскольку, вероятнее всего, вы будете работать не с корпоративной почтой в локальной сети, а дома, через Интернет, то выберите доступ по протоколу POP. А затем заполните небольшую «анкету» на следующей странице:

Все необходимое – адрес электронной почты, логин и пароль, имя почтового сервера – у вас уже должно быть. Если же еще не удосужились завести почтовый ящик, зайдите на любой бесплатный почтовый сервер (Yandex.Ru, Mail.Ru) и зарегистрируйтесь на нем. Правда, придется повозиться с выбором имени (все короткие и запоминающиеся разобраны уже давно) – но подобрать вариант вроде [email protected] вы сможете. Кстати, даю подсказку: имена и «входящего», и «исходящего» сервера у обоих почтовиков совпадают, только имя сервера «входящей» почты начинается с POP, а имя «исходящего» сервера – с SMTP

Закончив настройку, нажмите кнопку Проверка учетной записи . Если все в порядке – вам в ящик упадет тестовое письмо. И вы можете спокойно отправлять и получать письма!

Работа с Outlook практически не отличается от Outlook Express, за одним исключением – сортировки сообщений. Как вы помните, в Outlook Express мы могли автоматически разбрасывать письма по папкам с помощью фильтров. В Outlook это делается иначе. Нет, конечно, никто не мешает вам по-прежнему перемещать письма из папки в папку. Их в Outlook довольно много – к тому же вы всегда сможете добавить новые. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по папке, внутри которой вы захотите поселить «новичка», а затем выбрать меню Создать папку .

Но гораздо удобнее присваивать письму разные «флаги», относя их к той или иной категории. А потом легко отсортировывать нужные с помощью поискового механизма. «Флаги» – это своего рода марки на почтовом конверте. А ставятся они так: щелкните правой кнопкой мышки по любому письму и выберите пункт Категории . Перед вами откроется такое типовое меню, в котором вы можете поставить галочку напротив одной или нескольких выбранных категорий. Если вам не хватает типовых, вы можете легко создать новую. Если вы не будете лениться присваивать категорию каждому письму, то в дальнейшем сможете одним щелчком вывести на экран архив, к примеру, личных или деловых писем – это делается с помощью меню Вид/ Упорядочить по/Категории . Можно указывать категорию писем и при поиске сообщений – это здорово облегчит вам работу! Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это сделано в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню Файл/Отправить .

Не забывайте время от времени создавать архив почтовых сообщений с помощью меню Файл/ Архивировать . Архив сообщений вы можете поместить куда-нибудь в надежное место – например, записать на диск CD-RW или DVD. В этом случае даже при «падении» компьютера ваши сообщения останутся при вас.

Из книги Microsoft Office автора Леонтьев Виталий Петрович

Электронная почта Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ

Из книги Linux для пользователя автора Костромин Виктор Алексеевич

14.5. Электронная почта Раз уж эта глава посвящена Интернету, то надо уделить соответствующее внимание и программам для работы с электронной почтой, которая представляет собой одно из первых и базовых средств Интернета. Но прежде хочется дать небольшую справку об основных

Из книги Удаленная работа на компьютере: как работать из дома комфортно и эффективно автора Клименко Роман Александрович

2 Электронная почта и телефония Черное и белое, свет и тень, новое и старое – по две грани, контраст которых может оживить любой дизайн или любую индивидуальную творческую работу, превратив их из посредственной задумки во что-то необычное и привлекательное.В этой главе

Из книги Работа в Интернете автора Макарский Дмитрий

Глава 4 Электронная почта Создание электронного почтового ящикаОтправка и получение писемСлужбы электронной почтыВеб-интерфейс или почтовая программа?Почтовая программа Outlook ExpressАльтернативные почтовые программыДополнительные возможности почтовых программВопросы

Из книги Самоучитель работы на компьютере автора Колисниченко Денис Николаевич

17.1. Как работает электронная почта Принцип работы электронной почты практически аналогичен почте обычной. Предположим, что вам нужно написать письмо. Вы берете чистый лист бумаги, пишете текст, запечатываете лист в конверт, подписываете его, наклеиваете марку. Затем

Из книги TCP/IP Архитектура, протоколы, реализация (включая IP версии 6 и IP Security) автора Фейт Сидни М

2.3.3 Электронная почта Электронная почта (далее будем называть ее просто почтой, а когда речь пойдет об обычной почтовой службе, это будет оговорено дополнительно.- Прим. пер.) привела к распространению TCP/IP среди многих конечных пользователей. Стандартизованы два аспекта

Из книги Инфраструктуры открытых ключей автора Полянская Ольга Юрьевна

Из книги Интернет – легко и просто! автора Александров Егор

Электронная почта Документ RFC 822 задает формат другого широко распространенного протокола передачи данных: протокола электронной почты . Почти каждая компания имеет серверы электронной почты. Практически каждая клиентская система поддерживает электронную почту.

Из книги Программирование КПК и смартфонов на.NET Compact Framework автора Климов Александр П.

Электронная почта Поверхностно с электронной почтой мы уже познакомились в гл. 3 при изучении раздела «Службы Интернета».Напомню, что E-mail (в простонародье «мыло») – это электронный аналог обычной почты, позволяющий посылать сообщения и получать их в своем почтовом ящике,

Из книги Интернет для ваших родителей автора Щербина Александр

Электронная почта Кроме получения доступа к списку контактов и добавления новых встреч, разработчик может также отсылать сообщения по электронной почте или через SMS.Для этих целей используются соответствующие пространства имен Microsoft.WindowsMobile.PocketOutlook.EmailAccount и

Из книги С компьютером на ты. Самое необходимое автора Егоров А. А.

Глава 3 Электронная почта Современный человек обязан иметь электронный почтовый ящик. Не иметь электронную почту сегодня просто неприлично. Это в настоящее время один из самых удобных способов коммуникации. Мне могут возразить, что телефон удобнее? Конечно, для

Из книги Первые шаги с Windows 7. Руководство для начинающих автора Колисниченко Денис Н.

Глава 7 Электронная почта 7.1. Outlook Express. Почта Windows. Почта Windows Live. Возможности программ Электронная почта - одна из самых популярных служб Интернета на сегодняшний день. Миллионы людей пишут друг другу электронные письма, которые почти мгновенно доставляются адресату

Из книги Домашний компьютер автора Кравцов Роман

9.2. Электронная почта 9.2.1. Что нужно знать об электронной почте Электронная почта похожа на обычную почтовую связь. Вы пишите письмо, вкладываете его в конверт, запечатываете, подписываете конверт, наклеиваете марку и опускаете конверт в ближайший почтовый ящик.Потом

Из книги Создаем вирус и антивирус автора Гульев Игорь А.

Электронная почта Знакомство с Outlook ExpressЕще совсем недавно основными средствами общения людей на расстоянии были только почта и телефон. Для отправки письма по почте требовалось приобрести конверт, написать письмо, вложить его в конверт и отнести на почту или опустить в

Из книги Omert@. Руководство по компьютерной безопасности и защите информации для Больших Боссов автора Экслер Алекс

Электронная почта Получение E-mailИногда у пользователя возникает ситуация, когда хотелось бы выявить реального автора полученного сообщения. Например, получено сообщение от вашей жены, в котором она пишет, что уходит к другому. Вы можете либо вздохнуть с облегчением,

Из книги автора

ОФИСНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА В предыдущих разделах мы рассмотрели различные технологии работы с частной электронной почтой, а теперь давай посмотрим, как это всё должно быть организовано в масштабах офиса.Основные постулаты тут следующие...1. Крайне желательно, чтобы у

Мне очень хотелось бы регламентировать работу с электронной почтой в нашей организации, чтобы сотрудники правильно ее использовали и хранили электронные сообщения. На что нужно обратить особое внимание? Как управлять электронной почтой руководителя?

Ответ

Работа с электронной почтой давно стала одной из обязанностей секретаря в большинстве компаний и организаций. А если руководители к тому же предпочитают работать «по старинке», то управление электронной почтой целиком ложится на плечи секретаря. Более молодые руководители, как правило, работают с почтой самостоятельно, но и в этом случае секретарю обычно приходится обрабатывать сообщения, приходящие на адрес компании. В небольших фирмах именно секретарь разрабатывает правила работы с почтой и мгновенными сообщениями и обеспечивает исполнение этих инструкций сотрудниками.

Есть ряд проблем использования электронной почты, о которых секретарь должен знать:

1. В России электронная почта и мгновенные сообщения пока не признаются документами (но могут быть использованы следственными органами в ходе следствия по уголовному делу и при разбирательстве в арбитражных судах).
В большинстве развитых стран мира ситуация иная - подобные сообщения признаются деловыми документами и могут быть использованы в суде при рассмотрении как гражданских, так и уголовных исков. Поэтому если компания работает с зарубежными партнерами, то им по электронной почте следует посылать только такие сообщения, которые смело можно было бы отправить в виде бумажного документа, заверенного печатями и подписями.

2. В отличие от многих стран мира, в России пока нет законодательных требований, обязывающих компании сохранять сообщения электронной почты. Но даже при работе исключительно с российскими компаниями и частными лицами следует регистрировать и сохранять:

Сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

Сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

Сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего работать «спама» - для передачи следственным органам.

Решение о сохранении сообщения можно принимать следующим образом: если аналогичный бумажный документ был бы зарегистрирован и сохранен, то и сообщение электронной почты также необходимо сохранить. Рекомендуется сохранять как посланные, так и полученные сообщения.

Способ сохранения электронной информации зависит от используемой в организации системы документооборота.

Если документооборот бумажный, то само сообщение, присоединенные файлы и как минимум основные сопровождающие данные (кем, когда и кому послано, кем и когда получено, причем, электронные адреса должны быть расшифрованы) должны быть распечатаны, документ распечатывается и помещается в соответствующее дело. Если документооборот электронный, то нужно сохранить файл с сообщением в одном из «родных» форматов почтовой системы, при этом желательно, чтобы максимально сохранялась вся служебная информация о передаче сообщения, а также все присоединённые файлы.

Срок хранения сообщения устанавливается такой же, какой был бы установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или же те, срок хранения которых истек, должны своевременно и регулярно уничтожаться - как для экономии компьютерных ресурсов, так и в целях обеспечения информационной безопасности компании.

Система хранения должна быть также хорошо продумана. К сожалению, во многих компаниях к этому вопросу относятся весьма халатно, но есть и фирмы, где налажено централизованное хранение всей почтовой корреспонденции.

Часто проблема решается простейшим образом: сохраняется все. По мере накопления все больших объемов информации, такой способ сохранения создает следующие проблемы:

Хранение больших объемов сообщений электронной почты требует от организации существенных затрат на оборудование, оплату труда сотрудников и другие ресурсы;

Если при сохранении сообщений не продумана система их хранения (индексация, систематизация и т.д.), то поиск нужных материалов становится весьма сложным и дорогостоящим делом.

При работе с зарубежными партнерами все важные сообщения электронной почты (включая вопросы организации встреч и других мероприятий, поездок, размещения и т.д.) рекомендуется сохранять, причем, желательно сохранять электронную копию сообщения, даже если оно было распечатано, зарегистрировано и помещено в дело, - на случай судебного иска. При определении срока хранения таких сообщений нужно проконсультироваться с юристом, особенно если они имеют отношение к контрактам, споры по которым будут разбираться в соответствии с законодательством какой-либо страны.

3. Достаточно часто именно секретарь отвечает за то, чтобы сотрудники офиса использовали свои ящики электронной почты, предоставляемые им компанией, только по прямому назначению.

Полезно подготовить и утвердить правила (регламент) использования электронной почты и познакомить с ними всех сотрудников. В частности, в правила могут быть включены следующие положения:

Работодатель является собственником всей корпоративной почты, имеет право контролировать ее и может этим правом пользоваться. Сотрудники должны быть проинформированы, что их корпоративная электронная почта просматривается службой безопасности организации. Персоналу также нужно разъяснить правила использования электронной почты для личных целей. Сотрудники должны знать, что за нарушение правил использования почты и систем передачи мгновенных сообщений они могут быть наказаны в дисциплинарном порядке, вплоть до увольнения.

При посылке сообщений электронной почты и при использовании мгновенных сообщений нельзя исключить возможность несанкционированного доступа к ним (если не используются специальные средства защиты, такие как шифрование, электронная подпись и т.п.), поэтому сотрудники не должны пересылать таким образом конфиденциальную информацию и другую информацию, которую компания обязана защищать (например, персональные данные сотрудников и клиентов).

Всем сотрудникам должен быть разъяснен порядок сохранения и уничтожения электронных сообщений, поскольку многие из них не знают или не уверены в различиях между сообщениями, которые являются документами и должны быть сохранены, и теми сообщениями, которые можно и нужно уничтожить.

4. В деловой практике сообщения, переданные по электронной почте, достаточно часто распространяются среди широкого круга лиц. Это означает, что сообщения надо составлять не менее тщательно, чем официальные документы.

Нужно соблюдать деловой этикет, выдерживать хороший стиль, проверять текст на отсутствие грамматических ошибок.

5. Справочник электронных адресов (адресная книга) является важнейшим документом - в том смысле, что это один из тех информационных материалов, которые необходимы организации как для ведения деловой деятельности, так и в случае нештатных ситуаций.

Необходимо регулярно сохранять копии адресной книги, причём, как минимум одна из таких копий должна храниться вне офиса компании. Полезно также иметь распечатанный вариант адресной книги - он может пригодиться, например, для посылки почтовых сообщений по альтернативным каналам связи (с помощью сотового телефона) при отключении электроэнергии в офисе.

Адресную книгу рекомендуется заполнять достаточно подробно, указывая, как минимум, названия организаций и имена и фамилии частных лиц - владельцев соответствующих адресов. Эта информация может оказаться полезной как для расшифровки адресов при сохранении сообщений в качестве документов, так и в тех случаях, когда другой сотрудник должен отправить почту в отсутствие секретаря.

Необходимо знать и хранить в адресной книге электронные адреса клиентов и поставщиков, а также рабочие и домашние электронные адреса сотрудников. Это требуется для того, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций иметь возможность связаться с сотрудниками и по электронной почте.

Как управлять электронной почтой руководителя?

Замечено, что руководители все чаще и чаще перекладывают на секретарей обязанности по управлению своей электронной почтой. Секретарь может оказать своему руководителю значительную помощь в работе с электронной корреспонденцией, а именно:

· Секретарь может взять на себя предварительный просмотр электронной почты руководства; при этом сообщения сортируются по тематике и значимости и отбираются те из них, которые руководитель должен будет просмотреть сам. Это практически та же технология, которая используется в бумажном делопроизводстве крупных организаций.

· Как и в бумажном делопроизводстве, в обязанности секретаря может входить подбор информации по вопросам, затронутым в поступивших сообщениях, с тем, чтобы руководитель мог принять необходимые решения сразу же по прочтении корреспонденции.

· Достаточно часто секретарям делегируются полномочия самостоятельно отвечать на электронные сообщения по менее важным вопросам. По более важным вопросам секретарь может или самостоятельно готовить проект ответа или решения, или, не дожидаясь дополнительных указаний, организовать подготовку такого ответа силами сотрудников. Только при таком стиле работы руководитель способен справиться со всем потоком электронных сообщений.

Как использовать электронную почту и мгновенные сообщения внутри организации?

При помощи электронной почты и мгновенных сообщений секретарь может повысить эффективность не только своего труда, но и труда других сотрудников. Соответствующие возможности уже сейчас активно используются во многих российских государственных и коммерческих структурах, особенно там, где налажены корпоративные компьютерные сети. Чаще всего электронная почта и мгновенные сообщения используются для оповещения сотрудников и для оперативной передачи информации о следующем:

· Присутствующих и отсутствующих руководителях и ключевых сотрудниках. Такая информация важна для многих работников, особенно в тех случаях, когда необходимо подписать документы.

Сотрудники не будут беспокоить секретаря каждые десять-пятнадцать минут, если через почту или систему мгновенных сообщений к ним будет поступать информация о том, на месте ли руководитель, и, если его нет в офисе, когда ожидается его появление. Иногда важно проинформировать персонал, что руководитель планирует уехать из офиса на несколько часов, поскольку у кого-нибудь из сотрудников может быть срочный вопрос, который лучше решить до отъезда начальника.

· Времени и повестке дня совещаний и пятиминуток.

Такая информация важна для того, чтобы сотрудники не забывали подготовиться и не опаздывали на эти совещания.

· Новых внутренних нормативных документах и приказах.

В большинстве организаций ознакомление с приказами осуществляется «по старинке», когда бумажный документ передается из рук в руки в течение долгого времени. Процесс можно заметно ускорить, если сам документ разместить на сервере компании, а с помощью электронной почты известить тех, кто должен с этим приказом ознакомиться, и попросить их зайти к секретарю и расписаться на бумажном экземпляре. Да и за сохранность подлинника в таком случае можно будет не волноваться.

· Сроках подачи различных заявок (на оргтехнику, расходные материалы, канцтовары и т.д.).

· Различных важных событиях, встречах и мероприятиях.

Такого рода напоминания позволяют сотрудникам не только правильно организовать свой рабочий день, но и помогают не забыть поздравить коллегу с днём рождения.

· Электронная почта и мгновенные сообщения незаменимы, если требуется узнать мнения сотрудников по какому-либо вопросу.

Из всего сказанного следует, что секретарь должен быть достаточно продвинутым пользователем почтовой программы. Хотелось бы обратить внимание на некоторые дополнительные возможности почтовых систем, которые полезно освоить:

· Большинство почтовых систем позволяет запрашивать отчеты, подтверждающие получение и/или прочтение письма адресатом. Эту возможность очень рекомендуется использовать при рассылке важных сообщений.

· Можно создать удобную структуру папок для писем и регулярно раскладывать входящие письма по этим папкам.

· Также необходимо научиться работать с адресной книгой и восстанавливать её в случае сбоя в программе.

Теперь позволяет собирать в едином доступе задачи по продажам, проектам, планам развития компании. Теперь здесь же можно работать и с электронной почтой. Сборщик почты позволяет просматривать письма сразу с нескольких почтовых ящиков, читать, отправлять, отвечать и пересылать письма из интерфейса А2Б. Также реализован полнотекстовый поиск по адресам, теме и тексту письма. Используя сборщик можно значительно сократить время на работу с письмами и задачами: не надо открывать разные почтовые аккаунты и вводить логины/пароли, просматривать ящики, даже если новых писем нет. Теперь можно держать открытой только одну вкладку - А2Б. Здесь и задачи, и планы, и почта.

2014. Битрикс24 хочет заменить собой интернет

Что делать, когда все возможные функции уже реализованы в вашем программном продукте? С такой проблемой все чаще и чаще сталкиваются создатели социального интранета Битрикс24 . Но они все же находят новые идеи, которые становятся все более и более глобальными. Последняя версия сервиса хочет объединить все компании, использующие Битрикс24 (а скоро, безусловно, это будет 100% компаний в мире) в единую мета-сеть. В этой сети вы сможете делать звонки и видеозвонки своим партнерам и клиентам по внутренней связи - через Битрикс24. Вы также сможете отправлять им сообщения по внутренней почте. Email - больше не нужен! А дальше... можно спрогнозировать, что скоро клиенты сами будут добавляться в вашу CRM систему, вы сможете ставить задачи напрямую сотрудникам компании-поставщика, а межкорпоративные документы будут подписываться электронной подписью и храниться в единственном экземпляре в Битрикс24.

2013. VMware продала Zimbra и SlideRocket

Видимо, Аарон Леви оказался прав . С развитием SaaS технологий в сфере корпоративного ПО теперь уже не выгодно покупать все приложения от одного вендора (а вендорам не выгодно собирать полные стеки корпоративных приложений). Компания VMWare последние пару лет пыталась скупить себе стек корпоративного ПО, а вот теперь распродает его, чтобы сосредоточиться на том, в чем они действительно хороши - на системах виртуализации. В марте VMWare продала сервис онлайн презентаций SlideRocket американской компании ClearSlide, которая специализируется на ИТ-продуктах для продажников, а сегодня продала систему совместной работы разработчику решений для создания бизнес-сообществ Telligent. Напомним, WMWare Zimbra у Yahoo! в 2010 году. На видео - последний вдохновляющий рассказ VMWare о том, что такое Zimbra.

2011. Google+ интегрируется в GMail

Обычно компании, которые разрабатывают и продают интранет порталы, позиционируют их, как Email. Мол, теперь вместо бесконечной пересылки, ваши пользователи смогут работать с данными в одном месте. Но в случае с Google - такого, конечно, не будет. Гугл заинтересован в том, чтоб компании и использовали в качестве социального интранет-решения, и не переставали пользоваться GMail . Поэтому теперь оба решения - тесно интегрированы. В GMail появилась возможность создать новые фильтры - по кругам Google+. Таким образом, если вы создаете в Google+ круг для рабочей группы, вы сможете все имейлы, касающиеся этой рабочей группы просматривать в почте отдельно. А в правой колонке возле письма вы сможете видеть последнее сообщение данного контакта в Google+. Кроме того, контакты в GMail теперь обновляются, если ваш сотрудник обновляет их у себя в профайле Google+. Таким образом, ваша адресная книга будет всегда актуальной.

2011. Softline встроила Microsoft Office Web Apps в Deskwork

Компания Softline анонсировала новое решение Полный офис, которое представляет собой корпоративный портал DeskWork со встроенными редакторами документов Microsoft Office Web Apps и Outlook Web App . Пользователи смогут работать с приложениями Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook непосредственно на портале, независимо от того, установлен на их компьютерах пакет Microsoft Office, или нет. Получить доступ к корпоративной почте можно при помощи быстрого перехода в веб-клиент Outlook Web App. «Полный офис» устанавливается на сервер компании, что понравится тем, что до сих пор боится пользоваться онлайн-редакторами в Интернете. Для использования решения кроме лицензии DeskWork необходимо оформить заказ на корпоративные продукты MS Office 2010 и MS Exchange 2010, если они ранее не были приобретены.

2010. 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.0 добавил видеосвязь, интеграцию с Email

Новая версия интранет решения 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.0 порадует пользователей обилием новых фич. Прежде всего это новые возможности для коммуникаций в интранете. Теперь можно очень просто вызвать сотрудника на сеанс видеосвязи прямо из его профайла на портале. Кроме того, можно спланировать и организовать видеосовещание на 6 участников. Для видеосвязи сейчас используется сервис Видеопорт . Скоро обещают подключить в качестве опции ВидеоМост.com. 1С-Битрикс пока не декларирует цены на видеосвязь, но у Видеопорт это стоит от 290 руб/мес за видеопереговорную на 6 человек + неограниченное количество видеозвонков один-на-один.

2009. Kerio Technologies представила VPN-клиент для платформы Mac

Компания Kerio Technologies, разработчик систем информационной безопасности и ПО для работы с электронной почтой, анонсировала VPN-клиент для межсетевого экрана Kerio WinRoute Firewall, работающего на платформе Mac. Межсетевой экран Kerio WinRoute Firewall - комплексное решение для управления доступом в интернет и обеспечения информационной безопасности, в которое встроен VPN-сервер на базе технологии SSL, обеспечивающий защищенный удаленный доступ к корпоративной сети. С помощью нового VPN-клиента Kerio пользователи Mac-систем смогут точно так же, как и пользователи PC, работать с защищенными файлами и серверами. Межсетевой экран обладает возможностью антивирусного сканирования и контентной фильтрации всего VPN-трафика. В продукте есть средства балансировки сетевой нагрузки, управления политиками доступа, а также инструменты анализа и составления отчетов.

Будущее сервера электронной почты и календарей Hula с открытым кодом оказалось под вопросом, поскольку Novell прекратила финансирование проекта и отозвала своих специалистов, участвовавших в нем (в то время, когда до выпуска первой версии сервера оставалось лишь несколько месяцев). Команда Hula, рассмотрев перспективы проекта, пришла к выводу о том, что он не оправдывает вложенных в него инвестиций. Анонс Hula, состоявшийся в начале прошлого года, некоторые наблюдатели встретили c сомнением, задавая вопрос, а нужен ли рынку еще один почтовый сервер. С точки зрения разработчиков Hula, наиболее развитой его частью стал Web-интерфейс для доступа к серверу. Однако, как указывают авторы, поскольку большинство компаний уже пользуется каким-либо почтовым сервером, вряд ли кто-то захочет внедрять Hula только для организации работы с почтой через Web-интерфейс. Тем не менее программисты, участвующие в создании Hula, все же выражают надежду на то, что проект продолжит развиваться как интегрированная почтовая платформа с открытым кодом.

2003. В Lotus Notes 6.5 появился встроенный мессенджер

В новую версию Lotus Notes 6.5 добавили интеграцию с корпоративным мессенджером IBM Lotus Sametime. Теперь пользователи клиента Lotus Notes смогут везде видеть текущий онлайн статус коллег, а также одним кликом инициировать чат с ними, находясь, например в адресной книге. Кроме того, с помощью дизайнера приложений Lotus Domino Designer 6.5 разработчики могут встраивать индикацию онлайн статуса и чат в любые приложения на платформе Lotus Domino.

2002. MUST HAVE: корпоративная Web-почта

Браузер стал фактически основным рабочим инструментом для обращения к самым разнообразным приложениям КИС, включая электронную почту. Применение Web-интерфейса значительно упрощает сопровождение корпоративной почтовой системы. Кроме того, Web-интерфейс требуется тем сотрудникам, которым нужен доступ к корпоративной почте с чужих ПК, например в командировке. Исследовательская компания Osterman Research провела опрос организаций США о тенденциях в области применения систем электронной почты с Web-интерфейсом. Вот результаты этого обзора.1. Доступ к Web-почте своим сотрудникам предоставляет в настоящее время основная масса организаций. Среди небольших фирм (до 999 пользователей) таких 82%, среди крупных - 71%.2. Из всех организаций, открывающих этот доступ, 69% предоставляют его всем служащим, а 31% - только некоторым. Причем к первым чаще относятся небольшие компании.3. Основная масса организаций предоставляет доступ к Web-почте через серверы, расположенные в корпоративной сети за брандмауэром (firewall); некоторые используют публичные почтовые системы Интернет-провайдеров или почтовые системы провайдеров услуг на условиях аутсорсинга (outsourced providers).4. Несмотря на доступность Web-интерфейса, т. е. Интернет-браузера, 87% сотрудников используют “обычные” почтовые клиенты, 18% - Web-интерфейс, 5% - беспроводные устройства и 4% - корпоративный портал с функциональностью электронной почты (в сумме более 100%, так как ряд служащих прибегают сразу к нескольким способам доступа к электронной почте).5. Самой серьезной проблемой для фирм, работающих с Web-почтой, является безопасность, на что указали 29% организаций. Были также отмечены отсутствие функций, которые доступны в “обычных” почтовых клиентах (22%), сложности с пользователями (10%) и плохая производительность (7%).6. Компании, отказавшиеся от использования Web-почты, отметили проблему безопасности как основную причину такого решения. Другая причина - отсутствие потребности в Web-почте.

1996. Email - главный инструмент в интранет сети

На этой неделе аналитическая фирма Arthur Andersen опубликовала исследование, согласно которому наиболее эффективным инструментом совместной работы на предприятиях является электронная почта. Согласно отчету, 90% опрошенных офисных сотрудников используют Email в среднем 23 раза в неделю. На втором месте по полулярности идут средства календарного планирования, затем корпоративные форумы и системы управления задачами. Этот факт подтверждает и "большая тройка" вендоров интранет систем для совместной работы: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) и Novell (GroupWise). Во всех этих продуктах есть и календари, и задачи, и база данных для совместного доступа. Тем не менее, все эти системы ассоциируются у пользователей с корпоративной почтой. Основной причиной такого явления руководители большой тройки называют простоту электронной почты.

1996. Lotus Domino II позволит использовать браузер и EMail-клиент вместо Lotus Notes

Сегодня на конференции PC Expo компания IBM продемонстрировала новую версию сервера Lotus Domino. Первая версия Domino была запущена месяц назад. Она содержит интегрированный веб-сервер и позволяет получить доступ к любой информации Lotus Notes через HTML-браузер. Вторая версия Domino позволит пользователям вообще отказаться от использования проприетарного протокола и проприетарного клиента Lotus Notes, а использовать для работы браузер и любой Email клиент. Достигается это за счет поддержки открытых протоколов передачи данных: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Таким образом IBM идет на то, чтоб отказаться от использования технологии репликации, которая долгое время являлась самым главным преимуществом Lotus Notes. Появление Domino II - это ответ IBM на проект Netscape Intranet, который нацелен на создание интранет решения в ближайшие 18 месяцев.

Электронная почта

Окно почтового режима Outlook выглядит так…

Например, для Mail.Ru :

pop.mail.ru

smtp.mail.ru