Думаете, вы хорошо знаете набор мер для повышения производительности онлайн-работы в инструментах Google? Независимо от того, используете вы сервис Гугл-Диск пять минут или пять лет, в нём всегда есть, чему научиться, и поэтому мы представляем ниже 10 полезных советов и приёмов для повышения вашего мастерства при работе с этим сервисом.

1. Включение офлайн-доступа к Гугл-Диску

Гугл-Диск может работать офлайн, но для этого необходимо сначала активировать соответствующую характеристику: щёлкните пиктограмму шестерёнки на главной странице Гугл-Диска , затем выберите Settings (Настройка). На вкладке General (Общее) в строке Offline поставьте флажок у Sync... , и Гугл-Диск начнёт кэшировать имеющиеся документы, таблицы, слайды и рисунки на ваш компьютер. Вы не можете смотреть видео или открывать фотографии, пока вы офлайн, но вы можете просматривать, редактировать и создавать файлы в оригинальных форматах Гугл-Диск, когда у вас нет соединения с сетью.

2. Поиск внутри PDF-файлов и файлов изображений

Вы знаете, что Гугл-Диск может сканировать текст в PDF-файлах и файлах изображений, делая их полностью пригодными для поиска? Просто загрузите фотографию достаточно чёткого PDF-файла и попробуйте. Можно также даже открывать и редактировать эти файлы: щёлкните правой кнопкой мыши на PDF-файле или на изображении, затем выберите Open with (Открыть с помощью) и Google Doc s . В зависимости от качества файла и читаемости текста не каждый раз может быть получен отличный результат, но это - полезная опция для работы с отсканированными документами.

3. Более лёгкий поиск ваших файлов

Гугл очень хорошо осуществляет поиск, и поэтому можно ожидать, что Гугл-Диск имеет немало усовершенствованных функций поиска - щёлкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем поиска, чтобы увидеть некоторые из них. Используйте «owner:[email protected]», чтобы найти документы, выставленные кем-нибудь на общий просмотр, или «before:yyyy-mm-dd» или «after:yyyy-mm-dd», чтобы ограничить поиск датой. Можно добавить «title:searchterms», чтобы искать заголовки документов, а не их полный текст.

4. Сканирование изображений на фотографии

Если установлено приложение Гугл-Диск для Android , то можно использовать телефон как портативный сканер (эта особенность пока, к сожалению, отсутствует на iOS). В приложении на переднем окне нажмите пиктограмму с большим плюсом, затем в выпадающем меню выберите Scan (Сканировать). Изображения можно вращать и кадрировать вручную (хотя автоматическое обнаружение также прекрасно работает), можно создавать многостраничные документы, при этом ваши сканы будут постоянно загружаться в Гугл-Диск как PDF-файлы.

5. Возможность возвращаться со временем к вашим файлам

Гугл-Диск сохраняет старые версии ваших файлов на случай, если вы пожелаете вернуться к ним (очень удобно, когда вы работаете с документами вместе с другими людьми). Для оригинального файла Гугл-Диска откройте его и выберите File , затем See revision history (Смотреть архив изменений). Для любого другого типа файла щёлкните на нём правой кнопкой мыши в списке документов и выберите Manage versions (Управление версиями). Выпадающее меню сбоку от каждой версии позволяет осуществлять нисходящую загрузку файла, удалить его и хранить в течение стандартного срока 30 дней.

6. Голосовой ввод документов

Набор на клавиатуре существует уже давно, но это не единственный способ создания документов - документ можно надиктовать, и это может оказаться для вас более быстрым процессом. Находясь в документе, выберите Tools (Инструменты), затем Voice typing (Голосовой ввод) и щёлкните микрофон - можно начинать: щелкайте правой кнопкой мыши подчёркнутые слова, чтобы видеть альтернативу, если она вам требуется. Действуют также разные голосовые команды, как, например, «italics» («курсив»), «go to the end of the line» («перейти в конец строки») или «question mark» («знак вопроса»).

7. Поиск файлов при помощи виртуального помощника Google Now

Ещё один совет по поиску файлов на вашем аккаунте Гугл-Диск: воспользуйтесь для этого виртуальным помощником Google Now . Запустите приложение Гугла - голосовой поиск (учтите, что он в настоящее время работает только на Android). Затем произнесите «search Drive for» («найти на Диске») и ваш запрос. Пока можно искать только специальные поисковые слова, а не что-нибудь продвинутое, но и это - весьма полезная опция. Чтобы вернуться на главную страницу Гугл-Диск, нажмите стрелку «назад» (вверху слева).

8. Просмотр самых больших файлов на вашем аккаунте Гугл-Диск

Вы желаете освободить некоторое место у вас на Гугл-Диске, чтобы не выйти за ваш лимит? Это легко сделать: из переднего окна веб-приложения щёлкните ссылку слева, и вам будет показано, какое дисковое пространство занято вами. Затем щёлкните Drive (или просто перейдите к этой ссылке). Самые большие файлы будут показаны вверху. Можно щёлкнуть заголовок Quota used (Использованная квота), чтобы взамен увидеть сверху самые маленькие файлы (помните, что оригинальные файлы Гугл-Диска не входят в объём выделенного для вас пространства памяти (квота)).

9. Вставка ссылок на документы

Вы, вероятно, уже знакомы со вставкой ссылок на внешние сайты из ваших документов, однако можно связывать также различные файлы Гугл-Диска, что очень удобно для поиска статей и т.п. Выберите Insert (Вставить), затем Link (Ссылка) как обычно и введите один или два поисковых термина, чтобы найти соответствующие им документы в вашем аккаунте на Гугл-Диске. Если вам удобнее, то можете скопировать URL из верхней части любого из ваших файлов на Гугл-Диске и вставить его в поле ссылки.

10. Синхронизация с настольным компьютером в обе стороны

Установите клиент настольного компьютера Гугл-Диска для Mac или Windows и вы получите также доступ ко всем вашим файлам на вашем локальном компьютере (можно будет просматривать и выбирать папки, подлежащие синхронизации). Это не только делает чрезвычайно простым процесс восходящей загрузки папок и файлов (просто скопировать их в папку Гугл-Диска), но и даёт также возможность офлайн-доступа к любому из ваших файлов, который может понадобиться на ходу. При этом изменения будут автоматически переданы в облако, когда вы войдёте в сеть.

Google Docs очень хороший сервис по работе с документами для тех - кто хочет редактировать документы в любой точке земного шара, не таская файлы с собой на флешке. В нем есть не мало полезных функций: чего стоит хотя бы доступ сразу нескольких человек из разных точек земного шара, причем работать они могут одновременно. Те у кого есть аккаунт Google - я думаю уже оценили открытие, создание и работу с веб-офисным пакетом Google Docs, но и им будет полезна данная статья. Постараемся сегодня раскрыть некоторые полезные трюки Google Docs:

1. Автономный доступ:

Тем кто считает, что с Google Docs можно работать только при подключенном интернете - вы ошибаетесь, документы могут быть доступны в автономном режиме, просто обновляться на сервере они будут при подключении к интернету. Данная функция позволяет просматривать, создавать новые документы пока у вас отсутствует интернет, а при подключении - все изменения сохранятся на сервере.

Автономный доступ возможен через Google Chrome, а тем кто считает данный браузер плохим скажу - проверьте лишние программы на компьютере, расширения браузера, разные тулбары, возможно именно они виноваты в торможении браузера... Чтобы включить, или проверить включен ли автономный доступ:

• нажмите на шестеренку в правом верхнем углу сайта и откройте Настройки

• во вкладке "Общие" поставьте галочку на "Оффлайн-доступ" и нажмите "Готово". Чтобы открыть документы без интернета - нужно открывать сайт Google Drive в Chrome

2. Работа нескольких человек в реальном времени:

В Microsoft Office нет такой совместимости как в Google Docs. Если в офисе от майкрософт вам нужно отредактировать документ и отправить его почтой для доработки другому человеку, причем не факт, что у него подходящая версия офиса, и он сможет понять все формулы... То в Google Docs у всех документы открываются одинаково, обновления все видят в реальном времени, и не нужно ничего пересылать почтой. Достаточно раз дать доступ на редактирование документа или просто его чтение, и все изменения будут видны другим пользователям, или они параллельно с вами смогут его редактировать, и вы в реальном времени будете видеть их комментарии.. Открываем доступ к документу в реальном времени:

Теперь если вы будете редактировать документ и на другом компьютере кто-то откроет данный документ, то он будет видеть одним цветом свой курсор и другим цветом чужой... Наведя на другой курсор - видим фамилию и имя человека редактирующего документ, и все данные которые он введет -будут сразу же вам видны, а если вы введете данные - он тоже их увидит и ему будет видно, что он не один редактирует документ:). Проще говоря - вдвоем веселее и быстрее 🙂

Можно обойтись без предоставления доступа каждому человеку в отдельности, и опубликовать документ в интернете. Пару щелчков мыши и у вас есть ссылка в интернете, с помощью которой любой человек сможет открыть данный документ из любой точки земного шара. Возможно вы просто ссылку вставите у себя на сайте, а может поделитесь ссылкой на каком-то форуме, в любом случаи вещь нужная 🙂

• в открытом документе заходим в "Файл" - "Опубликовать в интернете"

• настройте параметры публикации: выбираем весь документ опубликовать или только один лист, публиковать каждый раз его при обновлении или нет, и после нажатия "Начать публикацию" - внизу появиться ссылка на документ в интернете

4. Проверка правописания:

Данной функции не было долгое время в документе, но теперь можно быстро пролистать документ и исправить все ошибки:

• в самом документе нажимаем "Инструменты" - "Проверка правописания"

• выбираем из списка нужные слова для замены или сами пишем правильные

Можно воспользоваться быстрыми клавишами для перемещения между ошибками документов: Ctrl +" показывает следующею опечатку, а если нажимать Ctrl+ ; - то ищет опечатки в ранее написанном тексте (плюс нажимать не нужно, а то будет искать опечатку и увеличивать масштаб 🙂)

• выделяем текст к которому вы хотите привязать ссылку и нажимаем правой клавишей мыши, выбираем "Ссылка". Можно воспользоваться быстрыми клавишами Ctrl+K

• находим нужную нам ссылку и нажимаем "применить"

6 . Настройка стиля текста:

В принципе ничего нового, как и в обычном офисе вы можете выделять текст и применять к нему разные стили форматирования -выбрав в списке нужный

также вы можете изменить шрифт текста, его стиль и запомнить этот выбор, чтобы в будущем применять для другого текста. Выделив правильный шрифт и стиль - выбираем "Заголовок" - "Подзаголовок" - "Обновить подзаголовок в соответствии с выделенным фрагментом"

7. Создать персональный словарь:

Как и в обычном офисе вы можете создать словарь из собственных слов, чтобы правописание не подчеркивало их и знало, что они правильные. Зачастую туда помещают фамилии, иногда нецензурные выражения 🙂 - ну в общем вы поняли, функция относительно нужная...

• нажимаем на подчеркнутое нужное слово правой клавишей мыши и выбираем "Добавить в пользовательский словарь"

Чтобы посмотреть весь словарь, добавить что-то или удалить лишнее - заходим в "Инструменты" => "Пользовательский словарь"

8.Копирование и вставка в веб-буфер обмена:

Что-то похоже как на компьютере, вы копируете какой-то текст, картинку и т.д. в буфер, потом вставляете ее в нужном месте. А в Google Docs веб-буфер обмена привязан к вашему Google аккаунту, по этому все что вы скопируете в веб-буфер будет следовать за вашим аккаунтом на всех компьютерах и устройствах, где вы зайдете под собой. Может и удобная вещь, но я пока не придумал на кой она мне нужна....

То, что вы скопируете в веб-буфер - будет там находиться 30 дней до очистки, если вы сами не очистите зайдя в "Правка" => "Веб-буфер обмена"

9. Установить дополнение:

Если стандартных функций вам мало - можно покопаться в дополнениях и поставить нужные. Для этого нужно зайти в "Дополнения" => "Установить дополнения" => выбрать нужное и установить

есть еще много стандартных функций, сегодня их описывать не будем, а разберем наиболее интересные в будущих статьях. Google Docs постоянно развиваются и возможно скоро отпадет надобность в установленном офисе на компьютер, но это все лишь будущее, а пока нужно жить, чтобы увидеть чем все закончится... Удачи вам 🙂

Миллионы людей пользуются облачными сервисами Goolge: бесплатные документы вместо MS Office, хранение файлов НЕ на жестких дисках компьютеров, а на Google Диске и многое другое.

Олег Карпов, представитель компании Brown Boot Works, рассказывает о полезных (и бесплатных!) фишках сервисов Google и о дополнениях, которые кардинально расширяют функционал Google.

Итак, поехали!

Встроенные «фишки»

1. Работа с документами офлайн

У некоторых пользователей есть опасение, что если не будет подключения к интернету, то работа с документами встанет. Это не так. Достаточно включить офлайн-доступ в настройках Диска и можно совершенно спокойно создавать файлы и вносить в них изменения даже без подключения к сети. Все данные будут синхронизированы как только появится интернет.

Настройки Google Диска находятся под значком шестеренки в правом верхнем углу. Потом ставите галку в пункте офлайн-доступ.

2. Поиск в интернете напрямую из документа

Часто при работе с документом требуется найти какую-либо информацию во внешних источниках. С помощью расширенного поиска, который вызывается либо правой клавишей мыши на выделенном тексте («Поиск по тексту…»), либо сочетанием Ctrl + Alt + Shift + I, эта выделенная фраза сразу гуглится в интернете, результаты поиска отображаются в окне справа.

3. Веб-буфер обмена

Все мы используем буфер обмена для переноса частей текста и картинок между приложениями на стационарном компьютере. В Google Документах есть возможность использовать похожий инструмент, но для переноса данных между устройствами!

Такой веб-буфер находится в меню Правка-Веб-буфер. В него можно поместить несколько кусков данных и вставлять их в другие документы, даже на другом компьютере.

Дополнительные «фишки»

Дополнения появились относительно недавно. Это сторонние приложения, написанные на Google Apps Script. Вы можете установить их, нажав Дополнения -> Установить дополнения. Использоваться их можно через то же меню. Дополнений больше сотни, предлагаем вашему вниманию одни из самых полезных.

4. Дополнительное оглавление

Предлагает удобную навигация по большой документу. После установки дополнения после нажатия на меню Дополнения - Table of contents - Показывать в боковой панели справа строиться таблица разделов с возможностью быстро перейти к необходимому.

5. Переводчик текста внутри документа

Многие используют переводчик Google в интернете, полезный инструмент, неплохой справляющийся с переводом между многими популярными языками. Такой же переводчик доступен прямо внутри Google Документа - устанавливаете дополнение Translate по и пользуетесь.

По умолчанию русского языка нет, но auto-detect его понимает и переводит на английский.

6. Автоматическая рассылка напоминаний по списку email-адресов

Дополнение позволяет разослать уведомления с произвольным текстом в заданное время по указанному вами списку адресов электронной почты. Это может быть полезно для рассылки новостей клиентам или уведомлений о скидках.

7. Для тех, кто работает с английскими текстами

• Еще парочка полезных дополнений, которые пока, к сожалению, работают только для английского языка. Тем, кто пишет тексты на английском это мегаполезно!
• . Позволяет найти синонимы для выбранного слова.
• . Генерирует облако наиболее часто повторяющихся слов в документе - облако тегов.

Сторонние сервисы, расширяющие возможности экосистемы Google

Речь пойдет о полноценных приложениях, которые в связке с сервисами Google закрывают практически все возможные сферы бизнес-задач. Эти приложения тесно интегрированы с экосистемой Google и максимально используют эти возможности.

8. Система управления малым бизнесом Brown Boot Works

Не каждый малый бизнес нуждается в отдельных дорогостоящих и сложных системах для управления финансами, рабочими процессами, проектами, продажами и отношениями с клиентами.

Основные возможности Brown Boot Works:

Задания . Планируйте бизнес-дела.

Команда . Ставьте задачи коллегам, работайте совместно, контролируйте результат.

Документы . Работайте с документами в единой системе с любого устройства.

Продажи . Прогнозируйте доходы от клиентов и следите за работой со сделками.

Проекты . Контролируйте исполнение проектов и их бюджеты.

Бюджеты . Управляйте доходами и расходами бизнеса в реальном режиме времени.

9. Мощная система управления документами на Диске Google Powertools

Если возможностей предыдущей системы по управлению документами вам не хватило, или у вас крупная корпорация с большим объемом данных, обратите внимание на Powertools for Google Drive.

Powertools превращает Google Диск в систему Document Management System корпоративного уровня. Сервис работает прямо из интерфейса Google Диска и позволяет делать с документами практически все, что может понадобиться как обычному пользователю, так и продвинутому администратору.

Основные возможности:

Редактирование документов MS Office

Дополнительная информация для документов (метаданные и теги)

Мощная классификация документов

Отображение документов на собственном Портале, поиск на Портале по метаданным и тегам.

Возможность настройки процессов работы с документами и контроля статуса прохождения этого процесса.

Расширенное управление версиями

10. Служба поддержки клиентов FreshDesk

Функциональная и гибкая help-desk система позволит вам сделать неупорядоченный процесс поддержки ваших клиентов четким и контролируемым. С помощью FreshDesk вы сможете эффективно обрабатывать заявки, откуда бы они ни поступали: email, сайт, телефон, чат, мобильное приложение,

Недавно почте Gmail исполнилось 10 лет и мы считаем его лучшим почтовым сервисом для работы и личной переписки. Мы нашли 10 причин почему стоит использовать почту Gmail.

1) Скорость работы Скорость работы является важным преимуществом Gmail среди всех подобных облачных сервисов. Самое главное, что почта Gmail практически одинаково быстро работает даже если ваш почтовый ящик хранит уже 10Гб сообщений. Стандартный размер почтового ящика для бесплатной версии 15Гб, для бизнеса 30Гб на каждого пользователя.

2) Мгновенный поиск Google - это компания, которая специализируется на поиске, поэтому неудивительно, что такая же мощная поисковая система внедрена в сервисы Google Apps. Вместе со скоростью, поиск позволяет за считанные секунды находить необходимые Вам письма и данные, которые хранятся вашей учетной записи и опять же это практически не зависит от размеров данных, которые у вас хранятся.

3) Безопасность
Не секрет, что основными способами взлома данных пользователей является либо слишк…

Четыре причины, почему мы советуем начать использование Google Team Drives 1. При использовании Google Team Drives адаптация нового сотрудника компании будет проходить быстрее. Адаптация нового члена команды - длительный процесс, который может занять от нескольких недель, до нескольких месяцев. Это не позволяет сотруднику показать результат в короткий период времени, еще на испытательном сроке. Это может быть частично связано с ограниченным доступом сотрудника к информации: учебные материалы, информация по проекту. С Google Team Drives новые участники команды получают мгновенный доступ к нужным документам, поэтому время, которое потребуется для включение в работу, резко уменьшается. Новый член команды сможет сразу нырнуть в работу. 2. Все файлы останутся в Team Drives, даже если член команды принимает решение уйти. Для многих компаний определить владельца того или иного важного файла - головная боль. Все файлы в Team Drives принадлежат команде, а не определенному человеку. Это позвол…

Прежде всего я бы хотел сказать, что приложения Google Apps предоставляют наилучшие возможности для организации рабочего процесса компании с наименьшими затратами со стороны клиента. Чтобы обеспечить такой же уровень безопасности и доступности, необходимо вложить немалые средства в организацию такой инфраструктуры. Сегодня, благодаря развитию облачных технологий, даже начинающие компании могут себе позволить высокий уровень сервиса и безопасности в техническом оснащении. Google Apps для бизнеса подходят как для небольших компаний, так и для крупных заказчиков.

Так чем же отличается платная версия от бесплатного решения? Давайте посмотрим на основные преимущества использования Google Apps для бизнеса:

Вы можете использовать доменное имя компании (например @daclouds.ru) Корпоративная почта принадлежит компании (договор и соглашение о предоставление сервиса) Техническая поддержка Google 24/7 30Gb для каждого пользователя Общий доступ к документам организацииСоздание групп рассылки Создание пс…

Google Диск позволит освободить лишнее место и избавиться от беспорядка на ноутбуке или смартфоне. Расскажем о 9 фишках этого сервиса, которые сильно упростят вам жизнь.

Убирайте фотографии из папки Недавние

В Google Диск не слишком удобно искать документы месячной давности в папке «Недавнее», которая часто забита фотографиями и выглядит далеко не «недавней».

Чтобы отфильтровать картинки, в строке поиска наберите -jpg и нажмите Enter. Фотографии исчезнут из выдачи и поиск документов станет проще. Эта хитрость работает в браузере и в мобильном приложении Google Drive.

font-size:=" ">

Включите Быстрый доступ

Новая функция Быстрый доступ добавляет ленту с недавно измененными файлами в верхней части окна «Мой диск». Включить Быстрый доступ можно в настройках:

Настройки - Общие - Рекомендации и подсказки - Показывать ссылки на похожие и связанные файлы

Поставьте галочку и обновите страницу.

font-size:=" ">

Фильтруйте результаты поиска

В правой части строки поиска есть стрелка вниз. Нажав на нее, вы откроете параметры поиска.

Фильтры полезны, если за несколько лет использования Google Диска у вас накопилась солидная библиотека файлов.

Можно фильтровать выдачу по типу файла, дате изменения и владельцу.

Документы в совместном доступе также можно фильтровать по соавторам.

font-size:=" ">

Вместо вложений отправляйте ссылки на файлы

В Gmail можно прикреплять ссылки на Google Диск. В нижней части окна «Новое сообщение» прячется иконка Google Drive. С ее помощью можно обмениваться файлами размером больше дефолтных 25 Мб.

font-size:=" ">

Быстро очищайте форматирование

Многие оказывались в ситуации, когда присланный текст проще удалить и написать заново, нежели правильно отформатировать.

В Google Диск предусмотрена удобная опция очистки форматирования в документе - сочетание клавиш Ctrl + \ или Command + \ для Mac.

Бэкапьте гаджеты одним тапом

Вы можете сделать резервную копию данных с телефона на Google Диск одним тапом. Установите приложение и найдите меню Настройки - Резервное копирование.

Выберите, что вы хотите скопировать - контакты, календарь событий, фото и видео. Нажмите «Начать резервное копирование». Процесс может занять достаточно много времени, поэтому имеет смысл поставить устройство на зарядку и оставить на ночь.


Установить приложение можно прямо в интерфейсе браузера: Настройки - Установить Диск на компьютер. Затем откройте меню Настройки - Настройки синхронизации.

Настройте офлайн-доступ

С файлами Google Диск можно работать офлайн. Изменения синхронизируются, когда появится подключение к интернету. Включить офлайн-доступ можно так:

Настройки - Общие - Офлайн-доступ

font-size:=" ">

Оставляйте примечания в документах Microsoft Office

Теперь комментарии Google Doc полностью совместимы с документами Word, Excel и PowerPoint. Заметки на полях документов, созданных в среде MS Office, будут видны на Google Drive и наоборот. Примечания в Word:

Рецензирование - Создать примечание - Показать примечания