Описание работы excel. Чтобы создать новую книгу. Основные типа ввода данных и простейшие операции

Как работать в Excel 2010?

Интерфейс редактора «Microsoft® Office Excel® 2010» позволяет пользователям максимально просто осуществлять работу с документами и дает возможность быстро и качественно получить наилучшие результаты. В этом видеоуроке мы начнем знакомство с редактором «Microsoft® Office Excel® 2010» и подробно рассмотрим интерфейс редактора.

Главным элементом интерфейса программы «Microsoft® Excel® 2010» является панель вкладок, представляющая собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения. На ленте размещены тематические наборы команд, собранные во вкладках и в группах. На каждой из вкладок располагаются команды, сгруппированные по задачам, ориентированным для выполнения смежных команд.

По умолчанию в окне отображена лента, содержащая семь вкладок. При запуске программы первой всегда активна вкладка «Главная». Но по мере форматирования документа и при переходе к новым объектам работы автоматически активируются дополнительные вкладки, необходимые для решения новых задач. В группах располагаются более конкретизированные наборы команд, сформированные по принципу наибольшей близости по типу выполняемой задачи. Например, в группе «Шрифт» находится набор инструментов, применяемых для работы с текстом.

Переключаясь по вкладкам, вы сможете быстро выбрать необходимый вам инструмент. Для того чтобы переключится на другую вкладку щелкните кнопкой мыши по ее названию.

Также вы можете перемещаться по вкладкам, наведя курсор мыши на название любой вкладки на ленте и прокручивая колесико мыши.

Над панелью вкладок располагается панель быстрого доступа, содержащая в себе наиболее часто используемые в программе команды. По умолчанию на панели активна кнопка сохранения документа, а также отмены и повтора действий. Правее располагается пиктограмма, кликнув по которой левой кнопкой мыши, вы сможете раскрыть список дополнительных задач. Здесь вы сможете выбрать дополнительные кнопки, которые должны отображаться на панели быстрого доступа.

Ниже ленты вкладок располагаются строка «Имя» и «Строка Формул». В строке «Имя» будет отображаться имя активного элемента, а в «Строку Формул» вводятся разнообразные формулы для выполнения операций вычисления.

Основную часть окна программы занимает рабочая область среды «Microsoft® Excel® 2010». Эта область поделена на строки и столбцы. Строки нумеруются, и их значение указывается в левой части окна рабочей области. Столбцы в «Microsoft® Excel®» обозначаются латинскими буквами.

Также, в нижней части окна располагается панель навигации между листами рабочей книги. Кликая по пиктограммам, расположенным слева, вы сможете переключаться между листами. Используя раздельные листы, вы сможете составлять независимые друг от друга документы.

В правом нижнем углу окна программы располагаются команды, служащие для наиболее удобного просмотра документа. Здесь вы сможете выбрать как режим просмотра рабочей книги, кликнув по одной из трех представленных пиктограмм, так и изменить масштабирование документа, поменяв положение ползунка масштаб.

Таким образом, окно редактора «Microsoft® Excel® 2010» содержит весь набор инструментов, с помощью которых вы сможете обеспечить себе максимально удобную и продуктивную работу с документами. В дальнейших уроках мы рассмотрим данные элементы управления программы более подробно.

Если вы никогда раньше не использовали табличный процессор для создания документов, советуем прочитать наше руководство Эксель (Excel) для чайников.

После этого вы сможете создать свой первый табличный лист с таблицами, графиками, математическими формулами и форматированием.

Подробная информация о базовых функциях и возможностях табличного процессора .

Описание основных элементов документа и инструкция для работы с ними в нашем материале.

Кстати, чтобы эффективнее работать с таблицами Exel можете ознакомиться с нашим материалом .

Работа с ячейками. Заполнение и форматирование

Прежде чем приступать к конкретным действиям, необходимо разобраться с базовым элементом любого .

Файл Эксель состоит из одного или нескольких листов, разграфленных на мелкие ячейки.

Ячейка – это базовый компонент любого экселевского отчета, таблицы или графика. В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных.

Чтобы заполнить ячейку, достаточно просто кликнуть по ней указателем и ввести нужную информацию.

Чтобы отредактировать ранее заполненную ячейку, нажмите на неё двойным кликом мышки.

Рис. 1 – пример заполнения ячеек

Каждая клеточка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции.

При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и формулой (если клеточка учуствует в каких-либо расчетах).

Выберем ячейку «Доля акций» . Адрес её расположения – А3. Эта информация указана в открывшейся панели свойств. Также мы можем увидеть содержимое.

Формул у этой клетки нет, поэтому они не показываются.

Больше свойств ячейки и функций, которые можно задействовать по отношению к ней, доступны в контекстном меню.

Кликните на клеточку правой клавишей манипулятора.

Откроется меню, с помощью которого можно отформатировать ячейку, провести анализ содержимого, присвоить другое значение и прочие действия.

Рис. 2 – контекстное меню ячейки и ее основные свойства

Сортировка данных

Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Эксель. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы.

Перед вами уже (как её создать разберемся дальше в статье). Представьте, что вам нужно отсортировать данные за январь по возрастанию.

Как бы вы это сделали? Банальное перепечатывание таблицы – это лишняя работа, к тому же, если она объемная, делать этого никто не будет.

Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только:

• Выделить таблицу или блок информации;
• Открыть кладку «Данные» ;
• Кликнуть на иконку «Сортировка» ;

Рис. 3 – вкладка «Данные»

• В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия (Январь ).
• Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию.
• Подтвердите действие, нажав на «ОК» .

Рис. 4 – настройка параметров сортировки

Произойдет автоматическая сортировка данных:

Рис. 5 – результат сортировки цифр в столбце «Январь»

Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам.

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 2 и 17. Как в третью ячейку вписать их результат, не делая расчеты самостоятельно?

Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений.

Затем нажмите на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже.

В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить. СУММ – это сумма, СРЗНАЧ – среднее значение и так далее.

Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

Нам нужно найти сумму двух ячеек, поэтому нажимаем на «СУММ» .

Рис. 6 – выбор функции «СУММ»

В окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2» . Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «2».

Её адрес запишется в строку аргумента.

Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «17». Затем подтвердите действие и закройте окно.

Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3» , «Число 4» и так далее.

Если в дальнейшем значение суммируемых ячеек будет изменяться, их сумма будет обновляться автоматически.

Рис. 7 – результат выполнения подсчетов

Создание таблиц

В экселевских таблицах можно хранить любые данные.

С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее.

Имеют преимущество перед аналогичной опцией в и других офисных программах.

Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого.

К тому же, готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка.

Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции:

• Откройте вкладку «Вставка» . В левой части панели опций выберите пункт «Таблица» . Если вам необходимо провести сведение каких-либо данных, выбирайте пункт «Сводная таблица»;
• С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы. А также вы можете ввести расположение данных в окно создания элемента;
• Нажмите ОК , чтобы подтвердить действие.

Рис. 8 – создание стандартной таблицы

Чтобы отформатировать внешний вид получившейся таблички, откройте содержимое конструктора и в поле «Стиль» кликните на понравившийся шаблон.

При желании, можно создать собственный вид с другой цветовой гаммой и выделением ячеек.

Рис. 9 – форматирование таблицы

Результат заполнения таблицы данными:

Рис. 10 – заполненная таблица

Для каждой ячейки таблицы также можно настроить тип данных, форматирование и режим отображения информации. Окно конструктора вмещает в себя все необходимые опции для дальнейшей конфигурации таблички, исходя из ваших требований.

Программа Excel является одним из самых мощных приложений всего комплекса Office. Ею пользуются не только бухгалтеры и экономисты, но и обычные люди. Программа предназначена для работы с цифрами и таблицами, дает возможность представить информацию в наиболее благоприятном для восприятия виде: в качестве диаграмм и графиков. Здесь можно осуществлять сложнейшие расчеты и выполнять различные математические операции. К тому же особые знания пользователю не понадобятся, достаточно изучить, как работать в Excel.

Что представляет собой данное офисное приложение?

Программа Excel работает с файлами, которые образуют некую книгу, состоящую из отдельных листов. В ячейки таблиц вводятся буквы, символы и цифры. Их можно копировать, перемещать или удалять. При необходимости с ними проводятся различные операции: текстовые, математические, логические и прочие. Новички, которые только учатся тому, как работать в программе Excel, должны знать, что любую информацию можно вывести на экран в виде графиков или диаграмм.

Как создать файл?

В первую очередь необходимо открыть документ. Для его создания нужно кликнуть на ярлыке программы или зайти в приложение через «Пуск».

По умолчанию имя задано «Книга 1», но в строке «Имя файла» можно ввести любое название. Работая, стоит периодически сохранять данные, чтобы избежать потери информации в случае сбоя или зависания компьютера.

Между листами можно с легкостью переключаться, нажимая на соответствующую надпись внизу страницы. Если вкладок очень много, лучше использовать стрелки на клавиатуре. Чтобы вставить лист, нужно в меню «Главная» найти пункт «Вставить». Там будут отображаться все возможные действия, применимые к листам, например добавить или удалить. Также вкладки можно перемещать.

«Лицо» программы

Прежде чем разобраться, как работать в Excel, стоит изучить интерфейс. Инструменты расположены в верхней и нижней части окна, а остальную область занимают прямоугольники, которые являются ячейками. Особенность электронных таблиц заключается в том, что действия можно выполнять в одних ячейках, а результат выводить в других.

Каждая таблица имеет столбцы, которые обозначаются буквами английского алфавита. Строки нумеруются слева. Таким образом, любая ячейка имеет собственные координаты. В каждую ячейку можно вводить как данные, так и формулы. Перед вводом последних необходимо ставить символ «=».

Каждой ячейке - своя характеристика

Чтобы понять, как научиться работать в Excel правильно, пользователь должен знать, что прежде, чем ввести значения, необходимо задать размерность колонке или ячейке. Она будет зависеть от того, в чем измеряются данные. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном диапазоне и в диалоговом окне выбрать пункт «Формат ячеек».

Если вводимое число больше 999, необходимо установить разбиение по разрядам. Вводить пробелы самостоятельно не стоит.

Для корректного отображения данных нельзя вводить в одну ячейку больше одного отдельного значения. Также не стоит вводить перечисления, разделенные запятыми или другими символами. Для каждого значения должна быть своя ячейка.

Как вводить данные?

Пользователям, которые знают, не составит труда ввести данные. Для этого нужно щелкнуть на ячейке и набрать на клавиатуре буквы или цифры. Чтобы продолжить работу, необходимо нажать «Ввод» или ТАВ. Разрыв строки осуществляется с помощью комбинации ALT + «ВВОД».

При вводе месяца или номера по порядку достаточно прописать значение в начальных ячейках, а затем перетащить маркер на необходимый диапазон.

Перенос текста

Чаще всего пользователей интересует, как научиться работать в Excel с текстом. При необходимости его можно переносить по словам. Для этого необходимо выделить определенные ячейки и во вкладке «Главная» нужно найти опцию «Выравнивание», а затем выбрать «Перенос текста».

Если требуется автоматическое изменение ширины и высоты ячейки согласно введенному тексту, следует выполнить следующее: перейти во вкладку «Главная» и в группе «Ячейки» выбрать пункт «Формат». Далее нужно выбрать подходящее действие.

Форматирование

Чтобы отформатировать числа, необходимо выделить ячейку и во вкладке «Главная» найти группу «Число». После нажатия на стрелочку рядом с пунктом «Общий» можно выбрать требуемый формат.

Чтобы изменить шрифт, нужно выделить определенный диапазон и перейти в меню «Главная», «Шрифт».

Как создать таблицу?

Знания о том, как работать в программе Excel, вряд ли будут полезны пользователю, если он не умеет создавать таблицу. Самый простой способ - это выделить определенный диапазон и отметить границы черными линиями, нажав на соответствующую иконку вверху страницы. Но зачастую требуется нестандартная таблица для бланков или документов.

В первую очередь необходимо определиться, как должна выглядеть таблица, чтобы установить ширину и длину ячеек. Выделив диапазон, нужно перейти в меню «Формат ячеек» и выбрать пункт «Выравнивание». Опция «Объединение ячеек» поможет убрать лишние границы. Затем нужно перейти в меню «Границы» и установить требуемые параметры.

С помощью меню «Формат ячеек» можно создавать различные варианты таблиц, добавляя или удаляя столбцы и строки, а также меняя границы.

Зная, как работать в таблице Excel, пользователь сможет создавать заголовки. Для этого в окошке «Форматирование таблицы» нужно установить флажок напротив пункта «Таблица с заголовками».

Чтобы добавлять элементы в таблице, необходимо воспользоваться вкладкой «Конструктор». Там можно выбрать требуемые параметры.

Для чего нужны макросы?

Если пользователю приходится часто повторять одни и те же действия в программе, ему пригодятся знания о том, как работают макросы в Excel. Они запрограммированы выполнять действия в определенной последовательности. Использование макросов позволяет автоматизировать определенные операции и облегчить монотонную работу. Они могут быть записаны на различных языках программирования, но их суть от этого не меняется.

Для создания макроса в этом приложении необходимо войти в меню «Сервис», выбрать пункт «Макрос», а затем нажать «Начать запись». Далее нужно выполнить те действия, которые часто повторяются, и после окончания работы нажать «Остановить запись».

Все эти инструкции помогут новичку разобраться, как работать в Excel: вести учет, создавать отчеты и анализировать цифры.

Как работать в программе Microsoft Excel — смотрите в видеокурсе Андрея Сухова.

Этот видеокурс посвящен основам работы в программе Microsoft Excel. С помощью Эксель Вы можете создать различные каталоги и картотеки, производить расчеты практически любой сложности, анализировать данные, строить графики и диаграммы. Возможности Excel практически безграничны и программу можно приспособить под решение огромного числа разнообразных задач. © Андрей Сухов .

Содержание видеокурса «Excel для начинающих»

• Урок #1. Интерфейс программы — обзор программы.
• Урок #2. Вводим данные — Во втором видеоуроке вы научитесь вводить данные в электронную таблицу, а также познакомитесь с операцией автозаполнения.
• Урок #3. Работаем с ячейками — В третьем видеоуроке вы научитесь производить выравнивание содержимого ячеек вашей электронной таблицы, а также изменять ширину столбцов и высоту строк таблицы.
• Урок #4. Форматируем текст — В четвертом видеоуроке вы познакомитесь с операциями форматирования текста.
• Урок #5. Границы ячеек таблицы — В пятом видеоуроке мы окончательно отформатируем бланк семейного бюджета, над которым начали работать в предыдущих уроках.
• Урок #6. Заполняем таблицу — В шестом видеоуроке мы заполним наш бланк семейного бюджета данными.
• Урок #7. Расчеты в Excel — В седьмом видеоуроке речь пойдет о самом интересном - о формулах и расчетах.
• Урок #8. Заканчиваем работу — В восьмом видеоуроке мы полностью закончим работу над бланком семейного бюджета. Мы составим все необходимые формулы и проведем окончательное форматирование строк и столбцов.
• Урок #9. Диаграммы и графики — В заключительном девятом уроке мы научимся создавать диаграммы и графики.

Скачайте самоучитель по работе в Excel и изучайте программу на практических примерах!

Информация о видео

Данной программой пользуются большое количество людей. Андрей Сухов решил для начинающих пользователей записать серию обучающих видео уроков «Microsoft Excel для Начинающих» и предлагаем Вам ознакомиться азам данной программы.

Урок 1. Обзор интерфейса (внешнего вида окна) программы Excel

В первом уроке Андрей расскажет об интерфейсе программы Excel и об ее основных элементах. Также разберетесь с рабочей областью программы, со столбцами, строками и ячейками. Итак, первый видеоролик:

Урок 2. Как вводить данные в электронную таблицу Excel

Во втором видеоуроке по основам программы Microsoft Excel мы научимся вводить данные в электронную таблицу, а также познакомимся с операцией автозаполнения. Я думаю, что самым эффективным обучением является то, которое построено на практических примерах. Вот мы с вами и начнем создавать электронную таблицу, которая нам поможет вести семейный бюджет. На основе этого примера мы и будем рассматривать инструменты программы Microsoft Excel. Итак, второй видеоролик:

Урок 3. Как форматировать ячейки электронной таблицы в Excel

В третьем видеоуроке по основам программы Microsoft Excel мы научимся производить выравнивание содержимого ячеек нашей электронной таблицы, а также изменять ширину столбцов и высоту строк таблицы. Далее мы познакомимся с инструментами Microsoft Excel, которые позволяют объединять ячейки таблицы, а также изменять направление текста в ячейках в случае такой необходимости. Итак, третий видеоролик:

Урок 4. Как форматировать текст в Excel

В четвертом видеоуроке по основам программы Microsoft Excel мы познакомимся с операциями форматирования текста. Для разных элементов нашей таблицы мы применим различные шрифты, различные размеры шрифтов и начертания текста. Также поменяем цвет текста и установим цветной фон для некоторых ячеек. В конце урока мы получим практически готовый бланк семейного бюджета. Итак, четвертый видеоролик:

Урок 5. Как оформить таблицу в Excel

В пятом видеоуроке по основам программы Microsoft Excel мы окончательно отформатируем бланк семейного бюджета, над которым начали работать в предыдущих уроках. В этом уроке речь пойдет о границах ячеек. Мы зададим различные границы для разных столбцов и строк нашей таблицы. К концу урока мы получим полностью готовый к вводу данных бланк семейного бюджета. Итак, пятый видеоролик:

Урок 6. Как использовать формат данных в Excel

В шестом видеоуроке по основам программы Microsoft Excel мы заполним наш бланк семейного бюджета данными. Microsoft Excel позволяет по-максимуму упростить процесс ввода данных и мы познакомимся с этими возможностями. Далее я расскажу о форматах данных в ячейках и как их можно менять. К концу урока мы получим заполненный начальными данными бланк семейного бюджета. Итак, шестой видеоролик:

Урок 7. Как производить расчеты с помощью таблиц Excel

В седьмом видеоуроке по основам программы Microsoft Excel речь пойдет о самом интересном - о формулах и расчетах. Microsoft Excel имеет очень мощный инструментарий для проведения различных расчетов. Мы научимся производить простейшие вычисления с помощью электронных таблиц, затем познакомимся с мастером функций, который позволяет в значительной мере упростить процесс создания формул для проведения расчетов. Итак, седьмой видеоролик:

Урок 8. Оформление документа в Excel

В восьмом видеоуроке по основам программы Microsoft Excel мы полностью закончим работу над бланком семейного бюджета. Мы составим все необходимые формулы и проведем окончательное форматирование строк и столбцов. Бланк семейного бюджета будет готов и если вы ведете свой семейный бюджет, то вы сможете его откорректировать под свои расходы и доходы. Итак, восьмой видеоролик:

Урок 9. Как строить диаграммы и графики в Excel

В заключительном девятом уроке по основам программы Microsoft Excel мы научимся создавать диаграммы и графики. Microsoft Excel обладает весьма внушительным инструментарием по визуализации результатов расчетов. В виде графиков, диаграмм и гистограмм можно представить любые данные, как просто введенные в электронную таблицу, так и данные, полученные в результате расчетов. Итак, заключительный девятый видеоролик: