Заполнение таблиц Excel – это достаточно рутинный процесс, который может приводить к ошибкам. Не редко при вводе данных в таблицу, пользователи случайно изменяют другие ячейки и приходится тратить еще больше времени на исправление эти ошибок.
В данной статье мы расскажем о том, как защитить ячейки Excel от редактирования. Статья будет полезна для актуальных версий Excel, таких как Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.
Проблема в том, что в Excel нет возможности защитить от редактирования отдельные ячейки. Никаких функций, для реализации данной идеи напрямую нет. Но, есть одна хитрость, позволяющая получить почти тот же результат. Вы можете защитить от изменений весь лист Excel, но при этом оставить возможность редактировать отдельные ячейки.
Для реализации данного способа вам нужно выделить те ячейки, в которых нужно оставить возможность редактирования данных, кликнуть по ним правой кнопкой мышки и в открывшемся меню выбрать пункт «Формат ячеек».
В результате перед вами откроется окно «Формат Ячеек». Здесь нужно перейти на вкладку «Защита», снять отметку напротив функции «Защищаемая ячейка» и сохранить настройки нажатием на кнопку «ОК».
После этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки по названию листа внизу страницы и в открывшемся меню выбрать пункт «Защитить лист».
Потом еще раз вводим пароль для подтверждения и снова нажимаем на кнопку «ОК». Важный момент, пароль лучше не забывать, иначе потом вы не сможете снять защиту с листа.
На этом все, вы защитили все ячейки данного листа Excel, естественно кроме тех, для которых вы отключили функцию «Защищаемая ячейка». Теперь при работе с данным листом Excel пользователь не сможет изменить никаких лишних данных так как для редактирования будут доступны только отдельные ячейки.
Если в будущем вы заходите снять защиту с этого листа, то это делается аналогичным способом. Кликаете правой кнопкой мышки по названию листа, выбираете пункт «Снять защиту» и вводите пароль. Без пароля снять защиту с листа не получится.
Нужно отметить, что даже если лист защищен, у пользователя остается возможность изменения названия и удаления данного листа. Для того чтобы избежать подобных проблем нужно защитить всю книгу Excel. Для этого перейдите на вкладку «Рецензирование» нажмите на кнопку «Защитить книгу» и дважды введите пароль, так как это было показано выше.
Добавив защиту на всю книгу, вы запретите пользователю любые операции с листами и структурой документа, что значительно повысит безопасность работы.
Довольно часто в электронных таблицах Excel хранятся важные данные, к которым надо ограничить доступ или защитить от изменения. В Microsoft Excel есть несколько встроенных механизмов, позволяющих защитить как весь файл целиком, так и отдельные его части.
Давайте рассмотрим эти способы применительно к наиболее актуальным на сегодняшний день версиям Microsoft Excel 2010\2013.
Защита файла
Для того, чтобы защитить файл паролем, надо открыть меню «Файл» -> «Защитить книгу» -> «Зашифровать паролем» и в открывшемся окне ввести пароль.
После этого пароль будет запрашиваться при каждом открытии файла.
Еще один вариант защиты файла: «Файл» -> «Сохранить как» -> «Обзор» (для Excel 2013), затем перейти в «Сервис» -> «Общие параметры». В открывшемся окне можно указать не только пароль на открытие, но и отдельный пароль на изменение файла.
Теперь после ввода пароля на открытие у вас есть выбор. Можно либо ввести дополнительный пароль для изменения файла, либо открыть файл только для чтения.
Защита структуры книги
Как уже было сказано, Excel позволяет защитить не только весь файл целиком, но и отдельные части документа. Например, можно защитить структуру книги, для чего надо перейти на вкладку «Рецензирование», выбрать на ленте пункт «Защитить книгу» и ввести пароль.
После этого станет невозможно производить какие либо действия с листами (удаление, перемещение, переименование и пр.). Также будет недоступно изменение закрепленных областей, сворачивание строк\столбцов с помощью группировки и прочие изменения структуры книги. Для того, чтобы вернуть возможность изменений, надо еще раз нажать на «Защитить книгу» и ввести пароль для отмены.
Защита листа
Защита листа позволяет запретить изменение содержимого ячеек конкретного листа. Для этого идем на вкладку «Рецензирование» и выбираем «Защитить лист». В открывшемся окне задаем пароль, а также выбираем действия, которые разрешено производить с ячейками без снятия защиты.
Теперь при попытке изменить содержимое защищенной ячейки будет выдано предупреждение и предложено снять защиту листа.
Можно защищать не весь лист, исключив отдельные ячейки. Для отключения надо выделить ячейки, которые не требуется защищать, кликнуть на них правой клавишей мыши и выбрать пункт «Формат ячеек». Затем перейти на вкладку «Защита» и убрать флажок «Защищаемая ячейка». Ячейки со снятым флажком будут доступны для редактирования не смотря на защиту листа.
Защита диапазона
Как вариант, можно выбрать на листе несколько диапазонов ячеек и защитить их разными паролями. Для этого на вкладке «Рецензирование» выбираем «Разрешить изменение диапазонов». В открывшемся окне жмем «Создать» и вводим название диапазона, выбираем ячейки, входящие в этот диапазон и указываем пароль для доступа. Дополнительно по кнопке «Разрешения» можно указать пользователей, которым разрешен доступ к диапазону без пароля. Настроив диапазоны жмем кнопку «Защитить лист», дальше все как в предыдущем пункте.
В этом случае при попытке произвести какие либо действия с ячейкой будет выведен запрос пароля для диапазона, в который эта ячейка входит.
Заключение
И в заключение несколько слов о том, насколько надежна защита средствами Excel. Скажу сразу, защита книги или отдельного листа крайне ненадежна и ломается без особых усилий. При этом можно даже обойтись без программ для подбора паролей.
Защита всего файла — дело другое. Тут используется полноценное 128-битное шифрование по алгоритму AES, так что при использовании грамотного пароля взломать защиту очень непросто. Впрочем, не стоит питать иллюзии, при наличии большого желания и вычислительных мощностей это всего лишь вопрос времени. Также напомню, что пароль не может воспрепятствовать пользователю скопировать и\или удалить файл, для этого надо использовать другие механизмы защиты.
И снова публикую Чернякова Михаила . На этот раз он рассказывает о способах защиты данных в Excel. Сразу оговорюсь, что в статье не рассматривается защита с помощью IRM (ограничения прав).
В Excel 2010 предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением:
1. Ограничить доступ к файлу (несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений).
2. Применить защиту к элементам книги (ограничить просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе).
3. Защитить элементы листа (ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам).
Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими.
Ограничить доступ к файлу
Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли.
В качестве пароля можно использовать любой набор символов. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы. Однако, пароли, содержащие русские буквы, не могут быть правильно распознаны при использовании Excel на компьютерах Macintosh. При вводе пароля учитывается регистр букв.
Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов.
При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка.
После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля, в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это сделано во избежание случайного неправильного ввода пароля.
В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Так как при утере пароля доступ к защищенной книге или элементам листа невозможен, во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов.
При снятии защиты выводится окно для ввода пароля, в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка.
Можно защищать от изменений структуру книги и окно книги.
Под защитой структуры книги от изменений понимается запрещение действий с листами книги.
Под защитой окна книги понимается запрет перемещения, изменения размеров, скрытие, показ и закрытие окон.
1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон.
2. В окне Защита книги установите флажок структуру для защиты структуры книги и флажок окна для защиты окон книги. В поле Пароль ОК .
При попытке выполнить с книгой недопустимое действие выйдет соответствующее сообщение.
Аналогично осуществляется снятие защиты книги:
1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу и выберите команду Защита структуры и окон .
2. В окне Снять защиту книги введите пароль и нажмите кнопку ОК .
Защита от несанкционированного просмотра
Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла.
1. Нажмите вкладку Файл , а затем выберите команду Сохранить как .
2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис
3. В окне Параметры сохранения введите пароль в поле Пароль для открытия, Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК .
4. В окне подтверждения пароля введите его еще раз.
5. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить
6. При открытии файла выйдет окно запроса пароля, в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК .
Снять пароль можно только после открытия файла.
1. Нажмите вкладку Файл , а затем выберите команду Сохранить как .
2. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис выберите команду Общие параметры.
3. В окне Параметры сохранения очистите поле Пароль для открытия, Пароль для изменения и нажмите кнопку ОК .
4. В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сохранить . Если файл сохраняется под существующим именем в исходную папку, подтвердите замену существующего файла.
Применить защиту к элементам книги
Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы:
1. Щелкните по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши.
2. В контекстном меню выберите команду Скрыть .
3. После этого обязательно необходимо защитить структуру книги.
Нельзя скрыть все листы книги. Хотя бы один лист всегда должен отображаться. Данные, находящиеся на скрытых листах, остаются доступны для вычислений и прочих действий. Аналогично осуществляется отображение листов:
1. Перед отображением скрытых листов необходимо снять защиту книги.
2. Щелкните по ярлыку любого листа правой кнопкой мыши.
3. В контекстном меню выберите команду Отобразить .
4. В окне Вывод на экран скрытого листа дважды щелкните по имени отображаемого листа или выберите лист и нажмите кнопку ОК .
Столбцы и строки листа тоже можно скрыть. Однако, этого недостаточно для защиты этих диапазонов от просмотра. После скрытия столбцов и/или строк необходимо защитить лист от изменений. Среди защищаемых параметров обязательно должны быть указаны:
· выделение заблокированных ячеек;
· выделение незаблокированных ячеек;
· форматирование столбцов;
· форматирование строк.
Данные, находящиеся в скрытых столбцах и строках, остаются доступны для вычислений.
Перед отображением скрытых столбцов или строк необходимо снять защиту листа. Далее скрытые столбцы/строки отображаются обычным порядком.
Защитить элементы листа
Скрытие формул подразумевает скрытие не только собственно формул, а вообще отображения любого содержимого ячеек в строке формул.
1. Выделите ячейки со скрываемыми формулами.
2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек .
3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек установите флажок Скрыть формулы .
Однако реально скрыты от просмотра формулы будут только на листе, защищенном от изменений. Уровень защиты листа значения не имеет.
Для отображения формул достаточно снять защиту листа от изменений.
По умолчанию все ячейки листа являются защищаемыми. Однако перед установкой защиты следует проверить защищаемость ячеек:
1. Выделите все ячейки листа.
2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки
3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек должен быть установлен флажок Защищаемая ячейка .
Можно защитить как данные на листе, так и структуру листа.
1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист .
2. В окне Защита листа в поле Пароль для отключения защиты листа введите пароль, а в списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки, разрешающие определенные действия. Перед установкой разрешений необходимо установить флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек и нажмите кнопку ОК .
3. В окне подтверждения пароля введите его еще раз.
При попытке выполнения на листе неразрешенных действий, появится окно сообщения.
В некоторых случаях возникает необходимость защитить только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа.
1. Выделите ячейки, не подлежащие защите.
2. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки вкладки Главная и выберите команду Формат ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
3. Во вкладке Защита окна Формат ячеек снимите флажок Защищаемая ячейка .
4. Установите защиту листа обычным порядком.
Снятие защиты листа
1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Снять защиту листа .
2. В окне Снять защиту листа введите пароль и нажмите кнопку ОК .
Рис.10. Снятие защиты листа
Ключевые моменты
§ Защитить паролем можно: от просмотра и от изменений рабочую книгу, а также структуру и окно книги.
§ Листы книги можно скрывать от просмотра.
§ Можно защитить все ячейки или только часть ячеек листа, оставив возможность вводить данные в остальные ячейки защищенного листа.
На днях от одного из пользователей поступил вопрос: Как защитить определенные ячейки от изменений?
Можно обычным способом, можно с помощью VBA (но я не сторонник решения с VBA, так как это не везде разрешено и будет работать).
Во-первых, сделать ячейки защищаемыми;
В формате ячеек, которые Вы хотите защитить, необходимо установить флажок в поле «Защищаемая ячейка». Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши, выбрать пункт контекстного меню «Формат ячеек…» и перейти на вкладку «Защита».
Само по себе наличие этого флажка никак не защищает ячейку, оно лишь говорит о том, что ячейка станет защищенной после того, как будет установлена защита листа. В каждой новой книге Excel по умолчанию все ячейки являются защищаемыми. Здесь стоит отметить, что изменять формат ячеек можно сразу во всем выделенном диапазоне, а также у группы несмежных ячеек.
Во-вторых, установить защиту листа.
Для установки защиты листа в Excel 2007/2010 необходимо перейти на вкладку «Рецензирование», в группу «Изменения» и нажать кнопку «Защитить лист». В Excel 2003 защита листа устанавливается через пункт меню Сервис/Защита/Защитить лист.
Есть способ быстрой установки защиты на все листы сразу . Только после выполнения этих двух этапов защита ячейки/ячеек вступит в силу.
С помощью защиты ячеек, таблицу можно четко разграничить на области, которые можно изменять и которые изменять нельзя. Как вы уже убедились, сделать это достаточно просто. Единственное неудобство возникает, когда требуется выборочно защитить ячейки, например, установить защиту только на ячейки с формулами, но и это неудобство решается. Для этого достаточно зайти на вкладку «Главная» и в группе «Редактирование» раскрыть меню кнопки «Найти и выделить», после чего выбрать пункт «Выделение группы ячеек…» и выбрать необходимый параметр (читать подробнее о выделении группы ячеек ). После того как все нужные ячейки будут выделены, остается сделать ячейки защищаемыми, после чего установить защиту листа. Напомню, что для выделения всех ячеек листа можно воспользоваться сочетанием горячих клавиш Ctrl1+A либо кликнуть по так называемой нулевой ячейке (на скриншоте нулевая ячейка выделена красной рамкой).
На этом собственно все.
Есть еще обратный вариант, решения того же вопроса:
Выделите все ячейки, затем в меню Формат выберите команду Ячейки (CTRL+1) В появившемся стандартном диалоговом окне выделите закладку Защита и снимите «флажок» напротив Защищаемая ячейка . Теперь выделите ячейки, которые предназначены для блокирования (можно выделить несмежные ячейки и диапазоны, используя клавишу CTRL) и в меню Формат опять выберите команду Ячейки, после чего установите «флажок» напротив Защищаемая ячейка. Теперь в меню Сервис выберите пункт Защита и команду Защитить лист. В списке Разрешить всем пользователям этого листа: обязательно уберите «флажок» напротив Выделение заблокированных ячеек и установите «флажок» напротив Выделение незаблокированных ячеек, введите нужный пароль и нажмите кнопку Ok.
Итак, для начала – как отличить защищенную ячейку от незащищенной? Выделите ячейку/ячейки, нажмите на одну из них правой кнопкой и в контекстном меню выберите “Формат ячеек…”.
2 шаг
Перейдите на вкладку “Защита”. Это самая правая вкладка в окне форматирования ячейки.
Посмотрите на две галочки, которые там есть.
Если верхняя (“Защищаемая ячейка”) отмечена – значит, редактирование данных ячеек будет недоступно, если включить защиту листа. Если же её снять – ее можно будет редактировать даже в режиме защиты.
Если отмечена нижняя (“Скрыть формулы”) – при защите листа нельзя будет увидеть формулу ячейки в строке формул.
Нажмите “ОК”, чтобы закрыть данное окно.
По умолчанию у всех ячеек верхняя отмечена
3 шаг
Выберите в меню сверху пункт “Сервис → Защита → Защитить лист…”.
4 шаг
Вы увидите окно, в котором можно настроить, как именно будет защищен лист. Можно ввести в текстовое поле пароль, который необходимо будет ввести для снятия защиты.
Теперь об основных галочках в рамке “Разрешить всем пользователям листа”. “Выделение заблокированных ячеек” – можно ли выделять ячейки, у которых стоит галочка “Защищаемая ячейка” (см. шаг 2), “Выделение незаблокированных ячеек” – у которых не стоит. “Форматирование ячеек/столбцов/строк” – можно ли формать формат ячеек (цвет, шрифт, границы, …), стобцов (ширина), строк (высота). “Вставку стобцов/строк/гиперссылок” – можно ли добавлять на страницу столбы, строки, вставлять гиперссылки, “Удаление столбцов/строк” – можно ли удалять столбцы и строки. Нажмите “ОК”, чтобы защитить лист.
5 шаг
Теперь Вы не сможете изменить содержимое ни одной из ячеек, у которых стояла галочка “Защищаемая ячейка”. Если попробуете, то увидите окно с сообщением, что Вы не можете этого сделать.
6 шаг
Чтобы снять защиту листа, выберите в меню пункт “Сервис → Защита → Снять защиту листа…”. Если Вы указывали пароль, защищая лист – Excel запросит у Вас пароль.
7 шаг
Теперь к практике. Для начала решите – какие ячейки должны быть защищены, а какие нет. На рисунке два примера – темным отмечены ячейки, которые должны быть заблокированы.
В левом проще сначала заблокировать все ячейки, потом разблокировать прямоугольное поле.
В правом проще сначала разблокировать все, потом заблокировать нужные ячейки.
8 шаг
Выделите все ячейки, нажав на прямоугольник на пересечении разметки столбцов и ячеек. Затем зайдите в уже знакомое нам окно “Формат ячеек” (нажмите правой кнопкой и выберите этот пункт в контекстном меню).
