Синхронизация общей записной книжки очень важна для ее авторов. Особенно если эта книжка используется совместно определенной группой лиц. Поэтому в данной теме мы рассмотрим работу синхронизации данных в программе OneNote, как эту синхронизацию настроить и как ее восстановить в случае проблем.
Контроль за синхронизацией
Итак, в прошлый раз мы научились . Чтобы приготовиться к работе, откройте эту книжку в приложении . Поскольку записная книжка общая, изменения должны в ней синхронизироваться с версией, сохраненной в службе . Таким образом, второй автор записной книжки, будет видеть последнюю версию. Приложение OneNote автоматически синхронизирует все изменения. Этот параметр в программе установлен по умолчанию. Главное чтобы было наличие подключения к Интернету.
Приложение OneNote также позволяет контролировать синхронизацию и управлять ею. Чтобы проверить состояние синхронизации в OneNote 2010, необходимо посмотреть на значок (1) рядом с названием записной книжки. Глобус означает, что записная книжка обновлена, то есть она синхронизируется с версией в службе SkyDrive. При наведении курсора на название записной книжки сообщение (2) во всплывающей подсказке подтверждает, что этой записной книжке не требуется синхронизация.
Если открыть панель навигации (3) , значок глобуса заменяется зелеными вращающимися стрелками с галочкой (4) . Этот значок означает то же, что и глобус — записная книжка обновлена.
Я, к примеру, добавлю текст в записную книжку и прослежу, как изменяется значок синхронизации. Для этого я создам два раздела. Первый раздел — «График посещений «, а второй — «Достопримечательности «. Когда я вношу изменения, значок синхронизации (5) приобретает форму активных вращающихся стрелок. А при наведении курсора на значок отображается всплывающая подсказка «Эта записная книжка подключена, выполняется синхронизация изменений «.
После синхронизации изменений стрелки прекращают вращаться, и снова появляется галочка. По мере добавления содержимого, например, названий страниц «Первая неделя » и «Вторая неделя «, OneNote синхронизирует изменения, выполняя обновления каждые несколько секунд. Когда возникают проблемы с синхронизацией, значок синхронизации приобретает форму красного символа (6) . Во всплывающей подсказке (7) отображается сообщение о том, что записная книжка не подключена и изменения не синхронизируются.
Параметры синхронизации
Чтобы узнать состояние синхронизации записной книжки, можно щелкнуть значок (6) . В диалоговом окне синхронизации отображаются дополнительные сведения (8) : подтверждение отсутствия подключения и время последней синхронизации. В этом диалоговом окне можно также изменить параметры синхронизации.
Параметр по умолчанию (9) : автоматическая синхронизация при наличии изменений. Я могу выбрать автономную работу (10) , для которой значок состояния синхронизации всегда будет красным. Я могу выбрать этот параметр, если хочу вносить изменения в автономном режиме. После восстановления подключения я могу синхронизировать изменения, нажав кнопку «Синхронизировать » (11) . Таким образом, я могу полностью контролировать синхронизацию изменений.
Проблемы с синхронизацией в OneNote
Пока я оставлю автоматический режим (9) и устраню проблемы с подключением. Бывает так, что после восстановления подключения к Интернету продолжает отображаться красный значок синхронизации. В таком случае чтобы вызвать синхронизацию, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на значок и выбирать пункт «Синхронизировать эту записную книжку «. Это действие активирует синхронизацию, о чем свидетельствует появление зеленых стрелок и галочки. Теперь есть гарантия, что другой автор увидит последнюю версию этой записной книжки.
Теперь вы знаете, как происходит синхронизация всех изменений в записной книжке OneNote. Также вам не составит труда настроить под себя эту синхронизацию. Таким образом, вы и ваши друзья всегда и без проблем смогут отслеживать все последние изменения в документе. Это очень полезно, когда над документом работают несколько авторов. В следующий раз мы от хранилища OneDrive. В общем, изучайте и внедряйте!
Синхронизация общей записной книжки очень важна для ее авторов. Особенно если эта книжка используется совместно определенной группой лиц. Поэтому в данной теме мы рассмотрим работу синхронизации данных в программе OneNote, как эту синхронизацию настроить и как ее восстановить в случае проблем.
Контроль за синхронизацией
Итак, в прошлый раз мы научились . Чтобы приготовиться к работе, откройте эту книжку в приложении . Поскольку записная книжка общая, изменения должны в ней синхронизироваться с версией, сохраненной в службе . Таким образом, второй автор записной книжки, будет видеть последнюю версию. Приложение OneNote автоматически синхронизирует все изменения. Этот параметр в программе установлен по умолчанию. Главное чтобы было наличие подключения к Интернету.
Приложение OneNote также позволяет контролировать синхронизацию и управлять ею. Чтобы проверить состояние синхронизации в OneNote 2010, необходимо посмотреть на значок (1) рядом с названием записной книжки. Глобус означает, что записная книжка обновлена, то есть она синхронизируется с версией в службе SkyDrive. При наведении курсора на название записной книжки сообщение (2) во всплывающей подсказке подтверждает, что этой записной книжке не требуется синхронизация.
Если открыть панель навигации (3) , значок глобуса заменяется зелеными вращающимися стрелками с галочкой (4) . Этот значок означает то же, что и глобус — записная книжка обновлена.
Я, к примеру, добавлю текст в записную книжку и прослежу, как изменяется значок синхронизации. Для этого я создам два раздела. Первый раздел — «График посещений «, а второй — «Достопримечательности «. Когда я вношу изменения, значок синхронизации (5) приобретает форму активных вращающихся стрелок. А при наведении курсора на значок отображается всплывающая подсказка «Эта записная книжка подключена, выполняется синхронизация изменений «.
После синхронизации изменений стрелки прекращают вращаться, и снова появляется галочка. По мере добавления содержимого, например, названий страниц «Первая неделя » и «Вторая неделя «, OneNote синхронизирует изменения, выполняя обновления каждые несколько секунд. Когда возникают проблемы с синхронизацией, значок синхронизации приобретает форму красного символа (6) . Во всплывающей подсказке (7) отображается сообщение о том, что записная книжка не подключена и изменения не синхронизируются.
Параметры синхронизации
Чтобы узнать состояние синхронизации записной книжки, можно щелкнуть значок (6) . В диалоговом окне синхронизации отображаются дополнительные сведения (8) : подтверждение отсутствия подключения и время последней синхронизации. В этом диалоговом окне можно также изменить параметры синхронизации.
Параметр по умолчанию (9) : автоматическая синхронизация при наличии изменений. Я могу выбрать автономную работу (10) , для которой значок состояния синхронизации всегда будет красным. Я могу выбрать этот параметр, если хочу вносить изменения в автономном режиме. После восстановления подключения я могу синхронизировать изменения, нажав кнопку «Синхронизировать » (11) . Таким образом, я могу полностью контролировать синхронизацию изменений.
Проблемы с синхронизацией в OneNote
Пока я оставлю автоматический режим (9) и устраню проблемы с подключением. Бывает так, что после восстановления подключения к Интернету продолжает отображаться красный значок синхронизации. В таком случае чтобы вызвать синхронизацию, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на значок и выбирать пункт «Синхронизировать эту записную книжку «. Это действие активирует синхронизацию, о чем свидетельствует появление зеленых стрелок и галочки. Теперь есть гарантия, что другой автор увидит последнюю версию этой записной книжки.
Теперь вы знаете, как происходит синхронизация всех изменений в записной книжке OneNote. Также вам не составит труда настроить под себя эту синхронизацию. Таким образом, вы и ваши друзья всегда и без проблем смогут отслеживать все последние изменения в документе. Это очень полезно, когда над документом работают несколько авторов. В следующий раз мы от хранилища OneDrive. В общем, изучайте и внедряйте!
OneNote 2010 потрясающее приложение! Я им пользуюсь постоянно и так же часто, как, пожалуй, Outlook. Возможностей и способов применения у него масса: это заметки, планирование, GTD, сохранение информации, да и куча всего. Даже эту заметку я сейчас пишу именно в OneNote.
Особенно OneNote удобен при синхронизированной работе на нескольких компьютерах. Например, как сейчас, пишу на ноутбуке, лежа на диване, или, скажем, в кафе, а когда сяду на рабочий компьютер - все записи окажутся на нем. То есть, мне практически нет разницы, на какой машине работать.
Раньше для синхронизации записных книжек OneNote я использовал Live Mesh , но сейчас, по достоверным данным, этот продукт будет потихоньку сворачиваться и ему на смену идет LiveSync. Но OneNote 2010 умеет синхронизироваться и без дополнительных инструментов, своими собственными силами, при этом предоставляя еще и дополнительные возможности.
Вот пошаговая инструкция, как синхронизировать записные книжки OneNote на нескольких компьютерах.
Создаем место для хранения записных книжек на SkyDrive
Синхронизированные записные книжки будут храниться на SkyDrive - онлайн-хранилище информации служб Live. Необходимо открыть адрес
и выбрать вот этот пункт меню: Офис –> Документы
В разделе «Личные » я создал папку «Записные книжки »
В эту папку я и буду помещать свои записные книжки.
Создаем записную книжку OneNote 2010 на SkyDrive
Теперь открываем OneNote 2010 и выбираем в меню «Файл »
Выбираем:
- Хранить записную книжку: в Интернете
- Имя : вводим имя записной книжки
- Расположение в Интернете: Windows Live SkyDrive и далее в «Личные папки » выбираем «Записные книжки »
Собственно всё! Осталось только перенести на неё все необходимые данные, например, разделы со старой записной книжки. Старую книжку можно закрыть, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Закрыть записную книжку».
Через некоторое время у записной книжки появится значок земного шара, что говорит о том, что синхронизация завершена.
В любом случае синхронизация запускается по (все записные книжки), + (текущая записная книжка) или правой кнопкой мышки:
Подключение записной книжки на втором (третьем и т.д.) компьютере
Для этого нужно опять зайти на SkyDrive (см. пункт 1) и выбрать папку Записные книжки
Далее поочередно открывайте эти записные книжки (важно: с помощью Internet Explorer. В других браузерах книжка откроется, но вы не сможете её подключить к OneNote! Привет Microsoft’у!) и нажимайте кнопку Открыть в OneNote:
Ждём некоторые время и вот записная книжка открыта в OneNote. Всё! Теперь можно работать на обоих компьютерах хоть одновременно: изменения появляются буквально в течение нескольких секунд.
Понятно, точно также можно предоставить доступ к записным книжкам и другим пользователям, и получить, например, корпоративную записную книжку, с которой работают все участники проекта. При этом отмечается, кто и что писал полоской справа с инициалами:
Дополнительные возможности и разные плюшки
Самой главной фичей при такой синхронизации является то, что, можно открыть свои записные книжки откуда угодно с помощью браузера (см. пункт 3). И не просто открыть их в браузере, а редактировать, дописать данные, создать новые страницы и т.п. При этом все изменения тут же окажутся в рабочем OneNote.
На вкладке «Доступ» есть несколько интересных возможностей, например, посмотреть изменения сделанные недавно:
Возможности OneNote 2010 действительно велики, и одним постом о них не расскажешь, но может быть как-нибудь позже и напишу. Вам интересно читать про OneNote 2010?
OneNote для Windows 8 использует облачное хранилище (например, OneDrive и SharePoint), чтобы защитить ваши записные книжки в любой точке мира.
OneNote автоматически синхронизирует заметки при подключении к указанным выше службам. Действия, которые необходимо выполнить для предоставления общего доступа и синхронизации заметок, немного отличаются в зависимости от службы, в которой вы храните записные книжки.
Предоставление доступа к заметкам для других пользователей
Вы можете быстро предоставлять доступ к одной странице или всей записной книжке другим людям.
Предоставление доступа к одной странице записной книжки
Откройте страницу, доступ к которой вы хотите предоставить, а затем нажмите на вкладку этой страницы слева, чтобы выбрать ее.
Выбранная вкладка страницы обозначается толстой линией границы.
Проведите пальцем по экрану справа налево и коснитесь чудо-кнопки Общий доступ .
Выберите целевое приложение для предоставления доступа (например, Почта ).
Выполните необходимые шаги в целевом приложении (например, введите адрес электронной почты получателя и заголовок своего сообщения), а затем выберите Предоставить доступ/Отправить .
Примечание: Содержимое страницы будет включено в текст сообщения. Адресаты не получат ссылку на страницу в вашей записной книжке и не будут иметь возможность редактировать ее, если у них нет на это разрешения.
Предоставление доступа ко всей записной книжке в OneDrive
-
Синхронизация записных книжек автоматически или вручную
OneNote автоматически синхронизирует заметки с облачным хранилищем, однако после отключения от службы (например, при длительном авиаперелете) рекомендуется выполнить синхронизацию заметок вручную.
Откройте любую страницу записной книжки, которую необходимо синхронизировать, и проведите пальцем по экрану снизу вверх.
Коснитесь пункта Записные книжки , а затем выберите записную книжку, которую вы хотите синхронизировать.
На панели приложения в нижней части экрана нажмите Синхронизация .
Небольшой значок справа от имени записной книжки в списке обозначает состояние синхронизации данной записной книжки. Далее приведены описания значков и соответствующих им состояний.
Управление параметрами синхронизации
Для просмотра и управления учетными записями OneNote используйте экран "Настройки".
На любой странице проведите пальцем по экрану справа налево.
Коснитесь пунктов Настройки > Параметры .
В разделе Синхронизация записных книжек настройте параметры автоматической синхронизации заметок в OneNote. Если для этого параметра установлено значение Нет , не забывайте вручную синхронизировать заметки при внесении значительных изменений в какую-либо записную книжку.
Работа с перемещенными разделами
Перемещенные разделы появляются, когда OneNote пытается синхронизировать изменения с каким-либо разделом, но не может найти его файл. В этом случае в списке записных книжек появляется соответствующий значок. Перемещенные разделы остаются в записной книжке до тех пор, пока OneNote не обнаружит новое расположение такого раздела либо он не будет перенесен или удален.
Если раздел в общей записной книжке больше не синхронизируется, но содержащиеся в нем данные требуется сохранить, можно переместить несинхронизированный раздел в другую записную книжку.
Перенос перемещенного раздела в другую записную книжку
Выберите вкладку перемещенного раздела, который требуется перенести.
Перетащите раздел в нужную записную книжку.
Если вы намеренно удалили раздел и необходимость в его синхронизации или сохранении изменений отсутствует, можно удалить перемещенный раздел.
Удаление перемещенного раздела из записной книжки
Выберите вкладку раздела и коснитесь на панели приложения пункта Удалить раздел .
Чтобы подтвердить удаление раздела, в открывшемся предупреждении нажмите Удалить раздел .
Примечание: Раздел удаляется безвозвратно. Если вы не уверены, необходимо ли это, лучше переместить его в другую часть записной книжки, а не удалять.
Во время работы с хранящейся на компьютере записной книжкой Microsoft Office OneNote 2007 постоянно автоматически сохраняет вносимые изменения, тем самым избавляя от необходимости использовать команду Сохранить . Однако при одновременной работе нескольких пользователей с общей записной книжкой - записной книжкой, хранящейся в общедоступном месте - сохранение и управление изменениями, вносимыми всеми пользователями, становится сложнее.
Сохраняя параллельные изменения в общей записной книжке, OneNote периодически синхронизирует записную книжку на компьютере каждого пользователя с файлами записной книжки, хранящимися в общедоступном месте. Управляющие этим процессом параметры можно настраивать. Для точного отражения изменений в общей записной книжке, вносимых каждым пользователем, может потребоваться разрешение возникающих в некоторых случаях конфликтов.
Предполагаемое действие:
- Просмотр состояния синхронизации
- Изменение параметров синхронизации
- Разрешение конфликтов синхронизации
Просмотр состояния синхронизации
По умолчанию OneNote автоматически синхронизирует общие записные книжки через регулярные интервалы времени. На панели переходов Записные книжки в OneNote отображается значок состояния синхронизации, показывающий текущее состояние для каждой общей записной книжки.
Приложение OneNote синхронизирует изменения Этот значок отображается, когда OneNote предпринимает попытку синхронизировать изменения, внесенные одновременно с другими пользователями. В процессе синхронизации не отключайтесь от сети и не выключайте компьютер.
Приложение OneNote завершило синхронизацию изменений Этот значок отображается, когда изменения в общей записной книжке успешно синхронизированы с файлом записной книжки, расположенным в общедоступном месте. В данном случае другие пользователи смогут увидеть последнюю версию заметок.
Приложение OneNote не может произвести полную синхронизацию изменений Этот значок отображается, когда отсутствует доступ к месту расположения общей записной книжки, или когда в процессе последней синхронизации произошли ошибки. Для установления причины ошибки наведите курсор мыши на название записной книжки на панели переходов Записные книжки и дождитесь появления всплывающей подсказки. При отсутствии подключения к общедоступному месту можно продолжать изменять локальную копию выбранной записной книжки на отдельном компьютере. Эти внесенные в автономном режиме изменения будут автоматически синхронизированы при подключении к общедоступному месту.
Примечание. Для синхронизации общих записных книжек необходимо открыть приложение OneNote. Если компьютер подключен к общедоступному месту в сети, но приложение OneNote закрыто, общие записные книжки не будут синхронизированы.
Просмотр ошибок синхронизации
- В меню Файл выберите команду Синхронизация , а затем нажмите кнопку .
- В диалоговом окне выберите вкладку Ошибки .
Примечание. Если в определенном разделе общей записной книжки не удалось осуществить синхронизацию, OneNote продолжит синхронизировать остальные разделы данной записной книжки.
Изменение параметров синхронизации
Для большинства случаев подходит автоматическая синхронизация записных книжек, однако можно контролировать этот процесс вручную, задавая время синхронизации. Это удобно, когда требуется, чтобы синхронизация происходила быстро (например, непосредственно перед выключением компьютера). Можно также отложить автоматическую синхронизацию, если требуется не показывать изменения или дополнения другим пользователям до того, как они будут внесены в общую записную книжку.
Ручная синхронизация общей записной книжки
- В меню Файл
выберите команду Синхронизация
, а затем выполните одно из следующих действий.
- Выберите пункт Синхронизировать все записные книжки для синхронизации всех общих записных книжек, перечисленных на панели переходов Записные книжки .
- Выберите пункт Синхронизировать текущую записную книжку для синхронизации только записной книжки, изменяемой в данный момент.
Отключение автоматической синхронизации записных книжек
По умолчанию автоматическая синхронизация общих записных книжек включена. Если требуется не показывать другим пользователям изменения до внесения их в общую записную книжку (например, когда еще не закончена проверка материала), автоматическую синхронизацию можно отключить.
- Откройте общую записную книжку, для которой требуется отключить автоматическую синхронизацию между компьютером и файлом общей записной книжки.
- В меню Файл
выберите команду Синхронизация
, а затем выберите пункт Автономная работа
.
Важно. При работе в автономном режиме OneNote не предпримет попыток синхронизировать изменения в записных книжках даже при выходе и последующем перезапуске приложения OneNote. Теперь вносимые в записную книжку изменения нельзя будет увидеть, пока функция автоматической синхронизации не будет вновь включена.
Включение автоматической синхронизации записных книжек
- Откройте общую записную книжку, для которой требуется включить автоматическую синхронизацию между компьютером и файлом общей записной книжки.
- В меню Файл выберите команду Синхронизация , а затем выберите пункт Состояние синхронизации записной книжки .
- В диалоговом окне Синхронизация общей записной книжки выберите режим синхронизации Автоматическая синхронизация при наличии изменений , а затем нажмите кнопку Закрыть .
Разрешение конфликтов синхронизации
Прерывания подключений к общедоступному месту расположения записных книжек и условия сети могут вызывать конфликты синхронизации, которые владельцам записной книжки или другим пользователям необходимо разрешать вручную.
Сообщение о конфликте версий обычно появляется в том случае, если несколько пользователей пытаются изменить один и тот же абзац одновременно, или когда изменения вносятся в тот момент, когда идет синхронизация изменений, внесенных другим пользователем. Сообщение об ошибке может также появиться, если несколько пользователей внесли изменения в один и тот же абзац в автономном режиме.
В таком случае сообщение об ошибке появится на желтой панели информации. Также на странице, где произошел конфликт, появится значок.
Для разрешения конфликта в общей записной книжке OneNote выполните следующие действия.
- Щелкните желтую панель информации в верхней части страницы для просмотра страницы, где перечислены изменения, вызвавшие конфликт (подсвечены красным).
- При необходимости включите изменения в главную страницу.
- После окончания добавления изменений удалите страницу «Конфликты», щелкнув правой кнопкой мыши ее вкладку и выбрав в контекстном меню команду Удалить .
Примечание. Необязательно разрешать конфликты немедленно. Страницы, вызвавшие определенные конфликты, будут продолжать синхронизироваться при внесении дальнейших изменений в записную книжку. Вложенные страницы с перечислением конфликтов сохраняются в разделах записной книжки, пока не будет принято решение по разрешению этих конфликтов. Конфликтные вложенные страницы из конкретной общей записной книжки отображаются на компьютерах всех пользователей, поэтому разрешить конфликт может любой пользователь.
Обзор отсутствующих разделов
Отсутствующие разделы могут появиться, когда OneNote попытается синхронизировать изменения, внесенные в раздел записной книжки, файл которого не найден. В таких случаях рядом с нижней частью панели переходов Записные книжки над кнопкой Все записные книжки появляется кнопка Перемещенные разделы .
Отсутствующие разделы могут также появиться в следующих случаях.
- При внесении изменений в раздел, удаленный из общедоступного места другим пользователем.
- Например, происходит внесение изменений в раздел, перемещенный в другое расположение другим пользователем. Если раздел был перемещен в другую общую записную книжку, открытую на компьютере, OneNote сможет найти файл этого раздела и синхронизировать в нем внесенные изменения в новом расположении. В этом случае значок Перемещенные разделы исчезнет после синхронизации изменений.
Отсутствующие разделы останутся в общей записной книжке, пока OneNote не найдет новое расположение раздела или пока кто-то из пользователей не удалит или переместит отсутствующий раздел.
Удаление отсутствующего раздела
Если раздел общей записной книжки был удален намеренно, и его больше не требуется синхронизировать или сохранять в нем изменения, выполните следующие действия.
- В нижней части навигационной панели Записные книжки нажмите кнопку Перемещенные разделы .
- В списке отсутствующих разделов щелкните правой кнопкой мыши название раздела, который требуется удалить, а затем в контекстном меню выберите команду Удалить
.
Важно. При удалении отсутствующего раздела содержащиеся в нем данные также удалятся. Если эти данные могут потребоваться впоследствии, можно не удалять раздел, а переместить его в другую часть записной книжки.
Перемещение отсутствующего раздела в другую записную книжку
Если раздел в общей записной книжке больше не может быть синхронизирован, но содержащиеся в нем данные необходимо сохранить, можно переместить данный несинхронизированный раздел в другую записную книжку. При этом он будет удален из общей записной книжки при сохранении ее содержимого.
- Правой кнопкой мыши щелкните вкладку отсутствующего раздела, который нужно переместить, а затем в контекстном меню выберите команду Переместить .
- В диалоговом окне Перемещение раздела
выполните одно из следующих действий:
- Для помещения текущего раздела перед другой вкладкой раздела щелкните эту вкладку в списке, а затем нажмите кнопку Поместить до .
- Для помещения текущего раздела после другой вкладки раздела щелкните эту вкладку в списке, а затем нажмите кнопку Поместить после .
- Для помещения текущего раздела в группу разделов или в другую записную книжку, не содержащую разделов, щелкните необходимую группу или записную книжку в списке, а затем нажмите кнопку Поместить в
.
Совет. Для создания новой группы разделов выберите место расположения в списке, а затем перед перемещением текущего раздела нажмите кнопку Создать группу разделов .
