Основные понятия БД

Поле представляет собой минимальный поименованный элемент информации, которая хранится в БД и рассматривается как единое целое.

Поле может быть представлено числом, буквами или их сочетанием (текстом). К примеру, в телефонном справочнике в качестве полей используются фамилии и инициалы, адреса, номера телефонов, т.е. 3 текстовых поля (номер телефона тоже рассматривают как текст).

Определение 1

Запись – это совокупность полей, которые соответствуют одному объекту. Например, абоненту АТС будет соответствовать запись из 3 полей.

Файл является совокупностью связанных по определенному признаку записей. Таким образом, простым случаем представления базы данных является файл.

Типы полей

Все данные в БД делятся по типам. Информация в полях, которые принадлежат 1 столбцу (домену), имеет одинаковый тип. Подобный подход дает возможность ЭВМ выполнять контроль вводимой информации.

К основным типам полей БД относятся:

• символьный (текстовый) - в поле по умолчанию могут храниться до 256 символов;
• числовой, содержащий числовые данные разных форматов, которые используются для проведения расчетов;
• дата/время - содержит значения даты и времени;
• денежный - использует денежные значения и числовые данные (до 15 знаков целой части и 4 знаков дробной части);
• примечание - способно содержать до $2^{16}$ символов ($2^{16} = 65536$);
• счетчик - специальное числовое поле, в котором каждой записи присваивается уникальный для нее номер;
• логический - хранит 1 из 2 значений: true или false;
• объект OLE (Object Linking and Embedding - технология вставки и связывания объекта) – в поле может содержаться любой объект: электронная таблица, текстовый документ, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, внедренные или связанные с СУБД;
• гиперссылка - содержит строку, которая состоит из букв и цифр и представляет адрес сайта или веб-страницы;
• мастер подстановок - создает поле, в котором предлагает выбрать значения из списка или уже содержит набор постоянных значений.

Свойства полей БД

С помощью полей БД можно не только определить структуру БД, но и групповые свойства данных, которые записываются в ячейки, которые принадлежат каждому из полей.

К основным свойствам полей таблиц БД в СУБД Microsoft Access относятся:

• имена полей - определяют, как нужно обращаться к данным полей при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
• типы полей - определяют типы данных, содержащихся в полях;
• размеры полей - определяют максимальную длину данных, которые размещаются в данном поле (в символах);
• форматы полей - определяют способы форматирования данных в ячейках полей;
• маски ввода - определяют форму ввода данных в поля (средство автоматизации ввода данных);
• подписи - определяют заголовки столбцов таблиц полей (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);
• значения по умолчанию - это значения, которые вводятся в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• условия на значение - ограничения, проверяющие правильность ввода данных (средство автоматизации ввода, используемое для данных числового, денежного типов или типа даты);
• сообщения об ошибке - текстовые сообщения, выдаваемые автоматически при вводе ошибочных данных (проверка на ошибку выполняется автоматически при заданном свойстве Условие на значение);
• обязательные поля - определяют обязательные заполнения полей при заполнении базы;
• пустые строки - разрешают вводить пустые строковые данные (относится лишь к текстовым данным);
• индексированные поля - используются для ускорения операций, связанных с поиском или сортировкой записей по значению, которое хранится в этом поле, также используются для проверки на наличие повторов, что автоматически исключает дублирование данных.

Свойства у полей различаются в зависимости от типов хранящихся в них данных. Так, вышеуказанные свойства полей относятся в основном к текстовому полю. В полях других типов могут добавляться свои свойства. К примеру, важным свойством для действительных чисел является количество знаков после десятичной запятой. Для рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE многие из вышеуказанных свойств вообще не имеют значения.

Объекты СУБД

СУБД обладает своей собственной структурой и состоит из основных объектов, которые используются при ее создании и работе с ней.

Таблица как объект СУБД

Создание таблиц:

1. Откроем окно БД (рис. 3). Левая панель окна содержит элементы управления для вызова всех 7 типов объектов программы. Создание таблицы начнем с выбора элемента управления Таблицы.

1. Правая панель содержит список имеющихся в БД таблиц и элементы управления созданием новой таблицы. Для создания таблицы ручным способом используется значок Создание таблицы в режиме конструктора.
2. При создании таблицы рекомендуется задавать ключевое поле, что поможет организовать связи между таблицами. Чтобы задать ключевое поле необходимо щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Ключевое поле.
3. По окончании создания структуры таблицы бланк закрывается, таблица сохраняется в поле запроса с указанием имени, после чего она становится доступна в основном окне БД, откуда ее и можно открыть при необходимости.
4. Созданная таблица открывается в окне БД двойным щелчком по ее значку. Новая таблица содержит только названия столбцов, которые характеризуют ее структуру. При заполнении таблицы курсор ввода устанавливается в необходимую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке выполняется нажатием клавиши TAB. Переход к очередной записи осуществляется после заполнения последней ячейки.

Нижняя часть таблицы содержит Панель кнопок перехода, которой удобно пользоваться при перемещении по таблице с большим числом записей. Для начинающих пользователей Microsoft Access является неудобством то, что данные не всегда могут помещаться целиком в ячейках таблицы. Ширину столбцов можно изменять путем перетаскивания их границ. Используют также автоматическое форматирование столбцов «по содержимому», при котором указатель мыши устанавливается на границе между столбцами (в строке заголовков столбцов), после того, как он сменит форму, нужно выполнить двойной щелчок.

Данные при наполнении таблицы сохраняются автоматически. Если в ходе работы с таблицей было произведено редактирование ее макета, СУБД запросит подтверждение сохранения этих изменений.

При необходимости изменения структуры таблицы, ее необходимо будет открыть в режиме Конструктора.

При четкой разработке структуры таблиц на этапе проектирования БД, создание их с помощью Конструктора происходит достаточно быстро и эффективно.

Создание межтабличных связей

При продуманной структуре БД, а также намеченных связях между таблицами, то создание реляционных отношений между последними выполняется довольно просто. При этом вся работа выполняется с помощью мыши в специальном окне Схема данных , которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис - Схема данных.

Возникшая в результате межтабличная связь отобразится в окне Схема данных в виде линии, которая соединяет два поля разных таблиц. При этом одна таблица - главная, а другая - связанная. Главная связывается с помощью своего ключевого поля, которое отображается на схеме данных полужирным шрифтом. Связь между таблицами обеспечивает целостность данных и автоматизирует задачи обслуживания БД.

А также эта связь позволяет:

• исключить вероятность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, в случае связи с этим полем каких-либо полей других таблиц;
• или сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Чтобы настроить свойства связи необходимо в окне Схема данных выделить линию, которая соединяет поля 2 таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Изменить связь, после чего откроется диалоговое окно Изменение связи. Если в этом окне установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешаются, но при этом автоматическими будут происходить изменения в связанной таблице.

Замечание 1

Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны - в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц, при изменениях в одной таблице.

Как отмечалось, БД в простейшем случае представляется в виде системы двумерных таблиц. Таблицы могут быть представлены в ПК либо в виде отдельных файлов, либо размещаться в одном файле.

Файл – информация, хранимая на электронном носителе после завершения отдельных заданий и рассматриваемая в процессе обработки как единое целое. Файл имеет имя и требует некоторого объема памяти носителя, в качестве которого может выступать дискета, винчестер, компакт-диск (CD).

Поле – столбец файлового документа (таблицы). Имя поля часто называют атрибутом.

Домен – совокупность значений одного поля.

Универсум – совокупность значений всех полей.

Запись – строка документа. Следует отметить, что это понятие неоднозначно. В реляционной модели данных запись – строка таблицы, в сетевой модели данных – элемент структуры, аналогичный примерно таблице в реляционной модели данных.

Запись логическая – поименованная совокупность данных, рассматриваемая пользователем как одно целое.

Запись физическая (совокупность данных записываемых/считываемых одним блоком) характеризует расположение данных в физической памяти ПК.

Ключ – поле с уникальными (неповторяющимися) записями, используемое для определения места расположения записи. Ключ может состоять из совокупности полей (составной ключ), называемых суперключом.

Выделенный ключ – ключ, явно перечисленный вместе с реляционной схемой. В противном случае говорят о неявном ключе. Вводят и такие понятия как возможный ключ (ключ-кандидат), если любой из нескольких наборов полей может быть принят за составной ключ. Один из выделенных ключей называют первичным. При работе с несколькими связанными таблицами говорят о родительском ключе главной таблицы и внешнем ключе подчиненной таблицы. Иногда ключ называют идентификатором – атрибутом, значения которого однозначно определяют экземпляры объекта предметной области.

Предметная область – отражение в БД совокупности и объектов реального мира с их связями, относящимися к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователя. Понятие "идентификатор" используется и в физической базе данных.

Указатель – идентификатор, который ведет к заданной записи из какой-то другой записи в физической базе данных. Здесь запись – некоторый блок данных в памяти компьютера.

Приведем перечень используемых в дальнейшем терминов, детальное пояснение которых проводится в последующих разделах данной работы.

Администратор базы данных (АБД) – лицо, отвечающее за выработку требований к БД, ее проектирование, реализацию, эффективное использование и сопровождение.

Архитектура – разновидность (обобщение) структуры, в которой какой-либо элемент может быть заменен на другой элемент, характеристики входов и выходов которого идентичны первому элементу. Понятие "принцип открытой архитектуры" используется при построении компьютера. Этот принцип означает, что вместо принтера одной марки (например, Epson) к компьютеру может быть подключен принтер другого типа (например, Hewlett Packard).

Безопасность – защита от преднамеренного или непреднамеренного нарушения секретности, искажения или разрушения.

Блокировка – неделимая операция, которая позволяет только одному процессу иметь доступ к совместно используемому ресурсу.

Вид (View) – таблица, вычисленная с помощью навигационной операции на основе исходной таблицы (таблиц). Вид может использоваться почти по тем же правилам, что и исходная таблица.

Внешняя схема – описание данных на концептуальном уровне. Как отмечалось, в реляционной БД порядок расположения полей (столбцов) таблицы безразличен. Однако для реализации следует выбрать вполне определенный порядок (схему). Чаще всего ключевые поля располагают в начале схемы.

Внутренняя схема – описание данных на физическом уровне.

Время доступа – промежуток времени между выдачей команды записи (считывания) и фактическим получением данных.

Время отклика – промежуток времени от момента запроса к БД до фактического получения данных.

Даталогическая модель – модель логического уровня, представляющая собой отображение логических связей безотносительно к их содержанию и среде хранения.

Доступ – операция поиска, чтения данных или записи их.

Задание (работа) – программа или совокупность программ и преобразуемые этими программами данные.

Защита данных – противостояние базы данных несанкционированному доступу, преднамеренному искажению или разрушению информации.

Индекс – совокупность указателей, содержащих информацию о местоположении записи. Для ускорения поиска полям сопоставляют уникальный набор (числовой или символьный). Индекс может быть представлен и несколькими полями. Если при построении БД заданы индексы, то для поиска сначала их и используют. Если индексов нет, то может проводиться длительный поиск путем перебора данных.

Концептуальный – определение, относящееся к обобщенному представлению данных, независимому от СУБД. При проектировании БД выделяют концептуальную, логическую и физическую базы данных (модели), определение которых приведено позднее.

Кортеж – совокупность полей или запись (строка).

КОДАСИЛ (CODASIL) – набор стандартов для сетевых баз данных.

Логический – определение, относящееся к представлению или описанию данных, не зависящему от запоминающей среды или вычислительной системы, однако "привязанное" к выбранной СУБД.

Машина баз данных (МБД) – вспомогательный периферийный процессор, выполняющий функции СУБД.

Метаданные – данные о данных, описание информационных ресурсов, их характеристик, местонахождения, способов использования и т. д. Например, перечень таблиц с характеристиками каждой из них (имя, объем памяти и другие параметры).

Многозначная зависимость (MV-зависимость, зависимость 1:М) – для подсхем X, Y, Z, принадлежащих схеме R, Z = R – (XY) и кортежей t2(X) = t1(Х) и t3(Y) = t1(Y) справедливо t3(Z) = t1(Z) и t3(Z) = t2(Z).

Модель данных – средство абстракции, позволяющее видеть информационное содержание (обобщенную структуру), а не их конкретные значения. Выделяют, как отмечалось, иерархическую, сетевую, реляционную, объектно-ориентированную, объектно-реляционную и многомерную модели данных.

Навигация – операция, результат которой представлен единым объектом, полученным при прохождении пути по логической структуре БД. Иными словами, операция получения новой таблицы из полей связанных таблиц.

Независимость данных – возможность изменения логической и физической структуры БД без изменения представлений пользователя.

Объект – термин, обозначающий факт, лицо, событие, предмет, о котором могут быть собраны данные. В реляционных СУБД выделяют такие основные объекты, как таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули.

Объектно-ориентированное программирование – методология программирования, основанная на представлении программ в виде связанной совокупности объектов, каждый из которых является экземпляром определенного класса, а классы образуют иерархию по наследованию.

Объектно-ориентированное проектирование – методология проектирования, соединяющая в себе процесс объектной декомпозиции и приемы представления логических и физических, а также статических и динамических моделей проектируемой системы.

Отношение r на множествах (доменах) S1, ..., Sn – подмножество декартова произведения S,& ... &Sn. Понятие "отношение" является основным в реляционных БД. Пусть имеется таблица с двумя полями S1 и S2 по два значения в каждом (S1 = {al, а2} и S2 = {bl, b2}, т. е. в каждом домене по два значения). "Полная" таблица имеет четыре возможных записи (al, bl; al, b2; а2, М; а2, b2), которые и образуют декартово произведение. Отношением является и часть этой таблицы (например, al, bl; а2, b1). Отношение может быть и составным: r – (r1, ..., rn), составленным, например, из нескольких связанных таблиц.

Подсхема – описание логического представления пользователя данной группы. Иными словами, это схема отдельного пользователя БД, если их несколько. Из подсхем может быть составлена схема БД (для всех пользователей). Нетрудно видеть, что при наличии одного пользователя подсхема является схемой.

Программа – полное и точное описание алгоритма на некотором формальном языке программирования.

Процедура – некоторая подпрограмма.

Распределенная база данных (РЕД) – единая БД, представленная в виде отдельных (возможно, избыточных и перекрывающихся) разделов на разных вычислительных средствах.

Связь – ассоциация между экземплярами примитивных или агрегированных объектов (записей) данных.

Семантика – часть языка, касающаяся указания смысла и действия текста, составленного в соответствии с синтаксическими правилами. Действия текста относится к операторам на некотором языке программирования.

Синтаксис – правила, определяющие разрешенные языковые конструкции, а также последовательности расположения символов в программе.

Система баз данных – совокупность СУБД, прикладного программного обеспечения, базы данных, операционной системы и технических средств, обеспечивающих информационное обслуживание пользователей.

Система управления базой данных (СУБД) – совокупность программных средств, обеспечивающих управление БД на всех уровнях.

Системный журнал – журнал регистрации всех изменений БД.

Словарь данных – набор обобщенных описаний данных БД, обеспечивает логически централизованное хранение метаданных.

Спецификация – операция, результатом которой является новая структура, построенная на основе структур базы данных.

Структура – совокупность элементов и нх связей.

Сущность – примитивный объект данных, отображающий элемент предметной области (человек, место, вещь и т. д.).

Схема данных – описание логической структуры данных, специфицированное на языке описания данных и обрабатываемое СУБД. Дело в том, что в общем случае поля таблицы (отношения) могут располагаться в произвольном порядке (семейство отношений). Для конкретного пользователя и в конкретной БД должен быть выбран и зафиксирован только один вариант порядка. Этот вариант называют схемой (пользователя).

Транзакция – процесс изменения файла или БД, вызванный передачей одного входного сообщения. Это сообщение (команду) часто тоже называют транзакцией.

Функциональная зависимость (F-зависимость, зависимость 1:1): схема Y функционально зависит от X, если для кортежей t,(X) = t2(X), справедливо t1(Y) = t2(Y), причем схемы X и Y могут принадлежать схеме R.

Хранимая запись – совокупность связанных элементов данных, соответствующая одной или нескольким логическим записям и содержащая все необходимые служебные данные.

Хранилище данных – предметно-ориентированный, интегрированный, привязанный ко времени и неизменный набор данных, предназначенный для поддержки принятия решений.

Целостность данных – устойчивость хранимых данных к разрушению (уничтожению), связанному с неисправностями технических средств, системными ошибками и ошибочными действиями пользователей.

Элемент данных – наименьшая единица данных, имеющая смысл при описании информации; наименьшая единица поименованных данных.

Экземпляр – отдельный экземпляр объекта, записи, элемента данных.

Язык базы данных – общий термин, относящийся к классу языков, которые используются для определения и обращения к базам данных.

Язык манипулирования данными (ЯМД) – командный язык, обеспечивающий доступ к содержимому БД и его обработку. Обработка предполагает вставку, удаление и изменение данных (операции обновления).

Язык описания данных (ЯОД) – предназначен для описания данных на концептуальном, логическом и физическом уровнях на основе соответствующих схем. Речь идет о командах по формированию структуры (шапки) таблиц и связей между ними. Эти операции могут быть обеспечены визуальным языком программирования QBE или директивным языком программирования SQL.

Язык запросов – высокоуровневый язык манипулирования данными, обеспечивающий взаимодействие пользователей с БД. Язык запросов предполагает выборку данных.

Следует отметить, что три группы операций с БД (описание, манипулирование, запрос) совмещены в языке SQL, а в некоторых СУБД – и в языке QBE.

Исходным элементом базы данных является таблица, структурные составляющие которой – поле и запись. Можно выделить две разновидности структуры таблиц: линейную и нелинейную. В линейной структуре поля располагаются последовательно друг за другом в произвольном порядке (табл. 1.11). В силу произвольности порядка для данной, конкретной реализации следует закрепить определенный вариант, называемый схемой пользователя.

Таблица 1.11

Таблица данных о кафедре

В нелинейной структуре выделяется понятие "агрегат", являющийся как бы таблицей в таблице (табл. 1.12). Агрегат может быть двух видов: вектор и повторяющиеся поля. Возможности реализации структур таблиц зависят от выбранной модели данных (МД). Реляционная и иерархическая модели данных реализуют только линейную структуру, тогда как сетевая и объектно-ориентированная модели позволяют использовать и нелинейную структуру. Особенности конкретной реализации определяются классами БД и СУБД.

Таблица 1.12

Таблица данных о студентах

Главная > Реферат

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский Государственный Университет

Реферат по теме:

«СУБД Access. Основные понятия. Таблицы. Запросы. Формы. Отчёты. Создание базы данных»

Выполнила студентка I курса группы «Экономика» Пантюхина Любовь Владимировна Руководитель: Кожич Павел Павлович Microsoft Access. Основные понятия. 5 Связи между таблицами. 7 Создание базы данных 10 Список использованной литературы 20

Введение

Автоматизированные банки данных уже давно стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем управления на любом уровне – от отрасли до отдельного предприятия. Однако проектирование и создание базы данных (БД) до сих пор остаётся процессом, который скорее сродни искусству, чем науке. За прошедшие годы неизмеримо вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, возможность для работы в сети и др. Но изменения почти не коснулись того, что раньше называлось логическими структурами базы данных. Это формы, в которых пользователь представляет и хранит свою информацию. А ведь именно от них в немалой степени зависит удобство работы пользователя с базой данных: формулировка запроса, простота поиска данных, форма выдачи итоговой информации и другие операции.К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования банков данных. Это позволяет сделать процесс создания БД значительно более формализованным.Итак, речь идёт об информации, которая формируется и накапливается в компьютерных банках данных. В реальных условиях это понятие употребляется в двух различных значениях:

Информация, хранившаяся на бумажных носителях и сведённая в новый электронный банк данных Банк данных, который был создан ранее и используется до сих пор

Постепенно эта разница стирается. И это происходит при помощи использования БД (одним из наиболее универсальных БД является Microsoft Access, о котором и будет далее идти речь) путём реорганизации старых баз данных в новые и создание новых баз данных на основе неиспользованной информации.

Microsoft Access. Основные понятия.

Доктор Е. Ф. Кодд, служащий корпорации IBA, в 1970 году опубликовал в июньском выпуске журнала ассоциации по вычислительной технике (Association for Computing Machinery) статью под названием “A Relational Model of Data for Large Shared Databanks” («Реляционная модель организации данных для больших, совместно используемых банков данных»). Специальность доктора Кодда был раздел математики, называемый теорией множеств, в котором определено понятие отношений. Сам доктор определил отношение как имеющий название набор кортежей (записей или строк), который имеет атрибуты (поля или столбцы). Один из атрибутов должен содержать уникальное значение, которое позволило бы опознать каждый кортеж. Обычным термином для отношения является таблица, которую любой пользователь может легко себе представить как электронную таблицу.СУБД (система управления базой данных) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользования в самых разных предметных областях. СУБД обеспечивает многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей. СУБД поддерживаются различные модели данных.Модель данных – это метод (принцип) логической организации данных, используемых СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.В СУБД для персональных компьютеров поддерживается преимущественно реляционная модель , которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурирования запросов – SQL (Structured Query Language). Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в неё полей. Совокупность полей записи соответствуют логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.Выборка данных – выборка записей из взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными условиями.Добавление и удаление данных – добавление новых данных или удаление существующих.Изменение данных – модификация значений данных в полях существующих записей. Данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц могут подвергаться обработке. В операциях обработки относятся расчёты в пределах каждой записи, группировка записей, обработка при помощи статистических функций.СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных.Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложений с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию базы данных.Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Microsoft Access следует выделить средства для создания:

Таблиц и схем базы данных Запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в одну виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения Запросов на изменение данных базы Экранных форм , предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме Отчётов , предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы данных и результатов их обработки в удобном для пользователя виде Страниц доступа к данным, обеспечивающих работу с базами данных в Интернете и локальной сети

Базы данных являются организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных, и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области.

Таблицы

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц. Совокупность реляционных таблиц, между которыми установлена связь, образуют логическую структуру реляционной базы данных. В таблицах реляционной базы данных должна сохраняться все данные, необходимые для решения задач предметной области, причём каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном экземпляре. Поэтому таблицы являются основой базы данных. Таблицы содержат описание реальных объектов. Для создания таблиц соответствующих реляционной модели данных, используется процесс, называемый нормализацией данных. Нормализация – это удаление из таблицы повторяющихся данных путём их переноса в новые таблицы.Структура реляционной таблицы определяется составом полей. Каждое поле определяет определённую характеристику сущности. Таблицы состоят из строк и столбцов . Содержимое поля указывается в столбце таблицы, в которых сохраняются свойства объектов, которые отражены в таблице. Столбец содержит записи одного типа. Содержание таблицы заключается в её строках, однотипных по структуре. Каждая строка содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью.Для таблиц обычно используется режим таблицы, предназначенный для ввода данных, и режим конструктора, позволяющий просмотреть и модифицировать структуру таблицы. Переход от одного режима к другому производится щелчком на кнопке Вид (View). После того, как выбран набор таблиц, необходимый для создания базы данных, определены поля таблиц, следует выбрать уникальные поля. Уникальные поля – это такие поля, в которых значения не могут повторяться. Поле, по значению которого можно идентифицировать запись в таблице, называется первичным ключом . В качестве первичного ключа может выступать порядковый номер записи, артикул товара и т.д. Если первичные ключ не будет выбран, Access проинформирует об этом и предложит указать ключевое поле, отказываться от этого предложения не стоит, потому что в случае связывания таблиц в любом случае придется решить эту задачу и установить первичный ключ.

Связи между таблицами.

В нормализованной реляционной базе данных связь двух таблиц характеризуется отношениями записей типа один-к-одному , один-ко-многим , многие-к-многим . Отношение один-к-одному предполагает, что каждой записи одной таблицы соответствует одна запись в другой. Отношение один-ко-многим предполагает, что каждой записи первой таблицы соответствует много записей другой таблицы, но каждой записи второй таблицы соответствует только одна запись в первой. Соответственно, связь многие-к-многим – это связь многих записей одной таблицы ко многим записям другой.Для двух таблиц, находящихся в отношении один-ко-многим, устанавливается связь по уникальному ключу таблицы, представляющей в отношении сторону «один», - главной таблицы в связи. Во второй таблице, представляющей в отношении сторону «многие» и называемой подчинённой, этот ключ связи может быть либо частью уникального ключа, либо не входить в состав ключа. В подчинённой таблице ключ связи называется ещё внешним ключом .

Формы

Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в таблице. Преимущество формы для ввода данных состоит в простоте и наглядности. Ещё одним преимуществом формы является то, что в формах на экран выводится вся информация, в то время как в запросах и таблицах часть информации может выходить за пределы экрана.При помощи формы, а в частности при помощи фильтра, можно отображать лишь те поля, которые содержат необходимую информацию. Формы также можно конструировать, т.е. изменять их внешний вид.Форма, в сущности, представляет собой окно, куда можно поместить элементы управления, предназначенные для ввода и отображения данных.Форма состоит из главной формы, базирующейся на определённой таблице. Помимо этого, форма может включать подчинённые формы, связанные с другими таблицами. Основными элементами формы являются надписи, в которых указывается текст, непосредственно отображающийся в форме, и поля, содержащие значение полей таблицы.Access позволяет использовать автоформы пяти видов: табличная, ленточная, в столбец, сводная таблица и сводная диаграмма. Ленточная форма содержит несколько записей, которая выглядит более привлекательно, чем табличного вида. Автоформа в столбец отображает в определённый момент только одну запись, для перехода к другой записи используется панель навигации, расположенной в нижней части формы. Если создаётся форма, предназначенная для ввода или редактирования записей, то наиболее подходящим типом является автоформа в столбец, если форма используется для просмотра информации многими пользователями, то лучше использовать табличный или ленточный вид, т.к. они выглядят более привлекательно. Такие автоформы, как сводная таблица и сводная диаграмма , обеспечивают расширенные возможности представления данных, однако при их создании необходимо дополнительно выполнить ряд операций.

Запросы

Запросы используются для выборки из базы данных информации, необходимой для пользователя. Под выборкой будем понимать динамическую таблицу с записями данных, которые удовлетворяют соответствующим условиям. Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Благодаря запросам можно не только выполнить сортировку или вычислить выражение, но и свести данные из связанных таблиц. Запросы не хранятся базой данных, информация храниться лишь в таблицах. Но полученная в результате запроса таблица может использоваться в качестве источника данных в формах отчётах и других запросах. Можно ввести поправки в запрос, которые отобразятся в соответствующей таблице.В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу. Чтобы выполнить сортировку по иным критериям, используются запросы.Как правило, при составлении таблиц нужно стараться не нагромождать их данными. Создание вычисляемого поля осуществляется путём простого ввода выражений для вычисления в пустом столбце бланка запроса. В квадратные скобки заключаются только имена полей. В результате запроса, в таблице присутствует поле, в котором находится результат вычисления.Запросы можно разделить на несколько типов: по результатам их действий , особенностям их выполнения , по способу формирования . Чаще всего используются стандартные запросы выбора , используемые для того, чтобы отобрать и представить в виде таблицы интересующие пользователя данные. Нарду со стандартными запросами выбора, можно выделить запросы на выполнение действий , которые используются для создания новых таблиц базы данных.Наиболее часто встречающимися запросами являются запросы с итогами, с параметром и на вычисление. Запрос с параметром представляет собой запрос на выборку, который отображает диалоговое окно, предназначенное для ввода параметров запроса. Для создания такого запроса в строке Условие отбора в квадратных скобках указывается необходимый параметр. Запрос с итогами – это запрос на выборку, который предназначен не для отображения содержимого записей, а для выполнения итоговых вычислений над хранящимися в них данными.

Отчёты

Отчёты позволяют представить данные в требуемом виде. Средства Microsoft Access по разработке отчётов предназначены для конструирования макета отчётов, в соответствии с которым может быть осуществлён вывод данных в виде печатного документа.Отчёты очень похожи на формы. При работе над отчётом можно использовать те же области, что и при создании таблиц.Microsoft Access выводит верхний колонтитул вверху страницы, то же происходит и с нижним колонтитулом. Заголовок печатается один раз в начале, а примечание – в конце. Пользователь может определить несколько полей, по которым проводится группировка данных.Большинство отчётов по своему внешнему виду относятся к ленточным или отчётам в столбец . Отчёт в столбец вводит данные каждого поля в отдельной строке, в результате чего они организуются в один столбец. Такой вариант более широко используется для вывода отчёта в напечатанном виде.

Создание базы данных

Для того, чтобы создать базу данных при помощи Microsoft Access, необходимо продумать её структуру, определиться с количеством и составом входящих в базу таблиц, создать необходимые формы, запросы и соответствующие отчёты.Для наглядного примера рассмотри, как виртуальная фирма «Глобал програмс» создаёт свою базу данных.После открытия приложения Microsoft Access выбираем соответствующий вкладыш, предлагающий нам создать новую базу данных. (Сохраняем созданную базу данным, присваивая ей уникальное имя, в нашем случае – «Глобал програмс» ).

Нам необходимо создать ряд таблиц: Сотрудники, Товары, Услуги, Контакты. В открывшемся окне выбивает вкладыш «Таблицы» «Создание таблиц в режиме конструктора» Заполняем соответствующие поля, присваиваем им тип (в данном случае все поля получили Текстовый тип , кроме поля «ПорядковыйНомер», который имеет тип Счётчик , который позволит назначить каждой записи свой номер). Выбираем ключевое поле («ПорядковыйНомер», потому что оно имеет тип Счётчик)

Заполняем таблицу в парадном режиме

Подобным образом создаём все необходимые таблицы

После создания соответствующих таблиц приступаем к созданию форм, которые безусловно упростят добавление, изменение и просмотр данных, а также помогут менее опытным сотрудникам совладать с имеющейся базой данных.

В открытом окне выбираем вкладыш «Формы» Необходимые формы будем создавать при помощи мастера форм

для этого выберем таблицы, для которых нам необходимы формы (допустим, это таблицы «Сотрудники» и «Товары»)

при помощи значка >/>> выбираем поля, которые будут использоваться в формена следующем этапе выбираем вид формы, стиль оформления, задаём имя формы и выводим готовую форму

То же самое проделываем для оставшихся форм

Как упоминалось выше, использование форм делает работу с таблицами более простой и приятной. Благодаря разнообразию стилей оформления, каждый может оформить форму на свой вкус.Следующим шагом в создании нашей базы данных станет создание запросов. Создание запросов является одним из самых важных и сложных этапов в работе с базой данных.

Для нашей фирмы необходимо создать два запроса Выбираем в открытом окне вкладыш «Запросы» Запросы мы будем создавать в режиме конструктора Добавляем необходимые таблицы

Проводим сортировку, фильтрацию и выборку по определённым условиям

В Поле добавляем необходимые поля из имеющихся таблиц; в поле Сортировка можно отсортировать данные по возрастанию/убыванию; в одном из свободных полей можно, путём выбора команды построить из контекстного меню, ввести выражение, которое будет подсчитывать, и выводить на экран необходимые сведенияИ последним этапом создания нашей базы данных станет составление отчёта о продаже каждым сотрудником товаров и о прибыли полученной нашей фирмой.

Выбираем вкладыш «Отчёты» Отчёты будем создавать при помощи мастера Выбираем таблицу/запрос, по которым мы будем делать отчёт

Оформляем полученный документ

В режиме просмотра, выводим готовый отчёт

Вывод

В данной работе была рассмотрена характеристика электронный баз данных, их структура, особенности и преимущества. С помощью наглядного материала были описаны основные понятия и этапы в составлении электронного банка данных, а также необходимость обладания навыком использования БД. На самом деле, на больших предприятиях и не только, объём информации настолько велик, что хранить его в простом бумажном виде не только накладно, но и неудобно. А при помощи БД можно структурировать, дополнять, обновлять, корректировать, просматривать любую информацию в достаточно удобном виде.БД (а в нашем случае Microsoft Access) являются грандиозным открытием. Знание пользователя электронных банков данных помогает повысить свою квалификацию. Наиболее востребованной способностью в XXI веке при приёме на работу является умение работы с Office, в частности с его приложением – Access.

Список использованной литературы

Microsoft Access 2002, М., 2002 Дженнингс Р., Использование Microsoft Access 2002, М., 2002 Пасько В., Access 97, Киев, 1997 Бекаревич Ю. Б., Microsoft Access 2003, СПб., 2004 Бемер С., MS Access 2.0, СПб., 1995 Манс В., Microsoft Access 2.0. Локальная версия, М., 1995 Дубнов П. Ю., Access 2002, М., 2004 Фролов И. М., Энциклопедия Microsoft Office 2003, М., 2004 Иванов В., Microsoft Office System 2003. Русская версия, СПб., 2004 Палмер С., Access 2 для «чайников», Киев, 1995

1. Система управления базами данных это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии

   Решение

   База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Систему управления базой данных (СУБД) можно определить как комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры базы данных, заполнения

2. Документ

   Для студентов дневных и вечерних факультетов технических вузов, изучающих автоматизированные информационные системы и системы управления базами данных.

3. Рабочая программа дисциплина базы данных направление

   Рабочая программа

   Рабочая программа составлена в соответствии с государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования направления подготовки дипломированного специалиста 654600 – Информатика и вычислительная техника, специальности

4. Методические указания для выполнения курсового проекта по дисциплине «Базы данных»

   Методические указания

   Соответствует государственным требованиям к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 230105 среднего профессионального образования

5. Основная образовательная программа высшего профессионального образования Направление подготовки 032700 Филология (2)

   Основная образовательная программа

   1.1. Основная образовательная программа (ООП) бакалавриата, реализуемая вузом по направлению подготовки 032700 Филология и профилю подготовки Отечественной филологии (Башкирский язык и литература).

Лекция 11 – Базы данных (БД или по англ. DB) и системы управления ими:

Основные понятия баз данных;

Основы проектирования баз данных;

СУБД Microsoft Access и ее основные возможности;

Создание баз данных – таблиц и связей между ними.

1. Основные понятия баз данных.

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями , астолбцы полями , между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи

1. Принципы нормализации:

В каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;

В каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ);

Каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о типе сущности или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе или студентах);

Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях (кроме изменений в полях ключа).

2. Виды логической связи.

Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

один - к - одному – каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;

один - ко - многим – каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;

многие - к - одному – множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

многие - ко - многим – множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц

3. Ключи . Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные (внешние).

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Простой ключ . Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ . В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие - ко - многим.

Необходимо еще раз отметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается ,а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается .

Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качестве ключа целесообразно выбрать поле счетчика.

Программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования данными называются системами управления базами данных (СУБД): MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access и т. д.

База данных (БД), упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц, управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов.

Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной в виде таблиц, это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности: добавление новой информации в существующие файлы БД; добавление новых пустых файлов в БД; изменение (модификация) информации в существующих файлах БД; поиск информации в БД; удаление информации из существующих файлов БД; удаление файлов из БД.

Примерами информационных систем являются: системы заказа железнодорожных или авиационных билетов; банковские системы и многие другие.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации; при значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляются достаточно быстро, эффективно, БД, состоящая из тысяч записей, может легко уместиться на дискете.

Обработка информации с помощью СУБД

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными - такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД - это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. Если говорить более детально, то к функциям СУБД относят следующие:

• - управление данными непосредственно БД - функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД, и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;
• - управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую "порцию" данных;
• - управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как над единым целым. Как правило, такие операции производятся в памяти компьютера. В первую очередь транзакции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипуляция над данными) успешно выполняется, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД. В обратном случае ни одно из сделанных изменений никак не влияет на состояние БД;
• - поддержка языков БД - для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (Structured Query Language).

Реляционная модель базы данных.

В последние годы в большинстве БД используются реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированны именно на такое представление информации. Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими словами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

• - "один к одному" (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну);
• - "один ко многим" (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);
• - "многие к одному" (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);
• - "многие ко многим" (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих основных правил, используемых при разработке структуры БД:

• 1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должны находиться повторяющиеся поля.
• 2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.
• 3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.
• 4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других ее полях.

Microsoft Access является СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет грамотному пользователю (не программисту) не только создавать собственные базы данных, но и разрабатывать приложения различной степени сложности. СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета.

Работа с базой данных

Работа с БД делится на три этапа:

• 1. Проектирование
• 2. Программная реализация
• 3. Эксплуатация

На этапе проектирования закладываются основы будущей БД. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь разрабатывается БД. Необходимо проделать следующие действия:

• - собрать информацию о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучить задачи автоматизации, определить объекты системы и связи между ними;
• - для каждого объекта выявить свойства и характеристики, по которым создаются поля таблиц;
• - для каждого объекта назначить ключевые поля (первичные ключи), провести нормализацию исходных таблиц, установить связи.

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

• - составляются структуры таблиц и вводятся в компьютер;
• - разрабатываются запросы для отбора данных, отчеты для печати, создаются макросы и экранные формы для работы с данными;
• - планируется порядок ведения и поддержания БД в рабочем состоянии.

Этап эксплуатации начинается с внесения в БД реальной информации, после чего происходит ее использование.