Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является самым функциональным и удобным приложением для работы с таблицами. Безусловно, таблицы намного проще делать именно в Экселе, чем в предназначенном для других целей Ворде. Но, иногда сделанную в этом табличном редакторе таблицу, нужно перенести в текстовый документ. Давайте разберемся, как перенести таблицу из Microsoft Excel в программу Word.
Самый простой способ переноса таблицы их одной программы корпорации Microsoft в другую – это просто её скопировать и вставить.
Итак, открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и выделяем её полностью. После этого, вызываем, контекстное меню правой кнопкой мыши, и выбираем пункт «Копировать». Можно также на ленте нажать кнопку под таким же названием. Как альтернативный вариант, можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+C.
После того, как таблица скопирована, открываем программу Microsoft Word. Это может быть как совершенно пустой документ, так и документ с уже набранным текстом, куда следует вставить таблицу. Выбираем место для вставки, кликаем правой кнопкой мыши по месту, куда собираемся вставить таблицу. В появившемся контекстном меню, выбираем пункт в параметрах вставки «Сохранить исходное форматирование». Но, как и при копировании, вставку можно произвести, нажав на соответствующую кнопку на ленте. Эта кнопка имеет название «Вставить», и расположена в самом начале ленты. Также, есть способ вставить из буфера обмена таблицу, просто набрав сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+V, а ещё лучше – Shift+Insert.
Недостатком данного способа является то, что если таблица слишком широкая, то она может не вписаться в границы листа. Поэтому, этот способ пригоден только для подходящих по размеру таблиц. В то же время, этот вариант хорош тем, что таблицу можно продолжать свободно редактировать как угодно, и вносить в неё изменения, даже после вставки в вордовский документ.
Копирование с помощью специальной вставки
Ещё одним способом, с помощью которого можно перенести таблицу из программы Microsoft Excel в Word, является специальная вставка.
Открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и копируем её одним из тех способов, которые были указаны в предыдущем варианте переноса: через контекстное меню, через кнопку на ленте, или путём нажатия комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.
Затем, открываем вордовский документ в программе Microsoft Word. Выбираем место, где нужно вставить таблицу. Потом, жмем на значок выпадающего списка под кнопкой «Вставить» на ленте. В выпадающем меню выбираем пункт «Специальная вставка».
Открывается окно специальной вставки. Переставляем переключатель в положение «Связать», а из предложенных вариантов вставки выбираем пункт «Лист Microsoft Excel (объект)». Жмем на кнопку «OK».
После этого, таблица вставляется в документ Microsoft Word, как рисунок. Этот способ хорош тем, что даже если таблица широкая, она сжимается до размера страницы. К минусам данного способа относится то, что в Ворде редактировать таблицу не получится, так как она вставлена как изображение.
Вставка из файла
Третий способ вообще не предусматривает открытия файла в программе Microsoft Excel. Сразу запускаем Word. Прежде всего, нужно перейти во вкладку «Вставка». На ленте в блоке инструментов «Текст», кликаем по кнопке «Объект».
Открывается окно «Вставка объекта». Переходим во вкладку «Создание из фала», и жмем на кнопку «Обзор».
Открывается окно, где нужно найти тот файл в формате Excel, таблицу из которого вы хотите вставить. После того, как нашли файл, кликаем по нему, и жмем на кнопку «Вставить».
После этого, опять возвращаемся в окно «Вставка объекта». Как видим, адрес нужного файла уже занесен в соответствующую форму. Нам осталось только нажать на кнопку «OK».
После этого, таблица отображается в документе Microsoft Word.
Но, нужно учесть, что, как и в предыдущем случае, таблица вставляется, как изображение. Кроме того, в отличие от вышеописанных вариантов, все содержимое файла вставляется целиком. Нет возможности выделения конкретной таблицы или диапазона. Поэтому, если в файле Excel есть что-то такое, кроме таблицы, что вы не хотите видеть после переноса в вордовский формат, нужно эти элементы подкорректировать или удалить в приложении Microsoft Excel, прежде, чем начать конвертировать таблицу.
Мы разобрали различные способы переноса таблицы из файла Excel в документ Word. Как видим, существует довольно много различных способов, хоть не все из них удобны, а другие ограничены по возможностям. Поэтому, прежде чем выбрать конкретный вариант, нужно определиться, для чего вам нужна перенесенная таблица, планируете ли вы её редактировать уже в Ворде, и другие нюансы. Если вы хотите просто распечатать документ со вставленной таблицей, то для этого вполне сгодится и вставка в виде изображения. Но, если планируется изменение данных в таблице уже в вордовском документе, то в таком случае, однозначно нужно переносить таблицу в редактируемом виде.
Если вам нужно перенести информацию, состоящую из данных схожего формата, например, перечень телефонных номеров или адресов, можно воспользоваться функцией импортирования , которая предусмотрена в программах пакета Microsoft Office.
Импорт данных
Для начала убедитесь, что все данные имеют одинаковое форматирование (одинаковый шрифт, правильно расставленные знаки препинания и т. д.). Этим вы обеспечите максимально правильное размещение импортированных данных. Включите отображение всех знаков форматирования во вкладке «Абзац», кликнув мышкой по соответствующей иконке. В форматируемом списке вы обнаружите знак абзаца в конце каждой строки или в конце строки и один в пустой строке между элементами. Эти знаки будут использованы вами для вставки символов, которые затем переместятся в соответствующие ячейки. Если список использует абзац в пустой строке между элементами, необходимо его удалить, иначе возможны сбои при импортировании. Для этого одновременно зажмите клавиши Ctrl+H. В появившемся окне, в поле «Найти», выставьте специальный символ, например, «~». Найти символ абзаца для замены можно в меню «больше>>», избрав пункт «специальный», а в нём - «Знак абзаца». Если вы видите, что в тексте есть абзац как в конце, так и между элементами, выберите «Знак абзаца» дважды. После того, как вы проделаете все действия, нажмите на кнопку «Заменить всё». Элементы обрабатываемого списка будут объединены между собой.
Настройка правильного форматирования
После настройки отображения элементов описи в последовательных строках нужно обозначить конкретные данные, которые отобразятся в полях Excel. Если в вашем списке в первой строке указано, например, наименование или фактический адрес, то вам нужно заменить оставшиеся знаки абзацев (^p) на запятую (,). После этого они будут заменены запятыми, тем самым форматируя конкретные строки в отдельные поля.
Как вы заметили, теперь ваш список имеет вид непрерывной линии, состоящей из символов и букв, разделённой на фрагменты запятыми. Нужно вернуть этим данным вид списка. Опять открываем вкладку «Найти и заменить», вводим выбранный ранее символ (у нас это «~») и в поле «Заменить на» выбираем знак абзаца. Нажимаем на кнопку «Заменить всё».
Форматирование закончено, и вам необходимо сохранить документ как текстовый файл. Именно в таком формате Excel изучит и корректно разместит данные между полями. В левом верхнем углу откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Сохранить как» . В выпадающем меню «Тип файла» укажите «Обычный текст». Назовите свой документ и сохраните на любом диске. В некоторых случаях у вас может появиться окно «Преобразование файла». Там ничего не стоит менять, закончите действие, нажав «Ок».
Зайдите в Excel и во вкладке «Файл» выберите пункт «Открыть». В выпадающем меню, как правило, установлен параметр «Все файлы Excel». Вам нужно изменить эту настройку и выбрать пункт «Текстовые файлы». Затем отметьте ваш документ. В появившемся окне «Мастер текстов» необходимо перейти на следующую страницу, кликнув «Далее», найти «Поле разделители» и там указать запятую. Опять нажмите кнопку «Далее», а затем «Ок». Если вы всё сделали правильно, отдельные категории ваших данных будут стоять в разных полях. Дальше по желанию вы можете настроить границы, шрифты и заливки в таблице.
Преобразование созданной в Word таблицы
Вы также можете преобразовать данные, используя Word, а затем перенести их в Excel. Выделите весь текст, который вы хотите преобразовать, и во вкладке «Вставка» выберите пункт «Таблица». В более современных версиях Word существуют встроенные шаблоны, например, в виде календаря, матрицы или двойной таблицы. Кроме того, вы можете сами нарисовать или вставать таблицу формата Excel в ваш документ. Самым простым вариантом будет подбор количества столбцов и строк, который вы сразу же увидите, открыв меню «Таблица». Выделите таблицу, используя Ctrl+C, скопируйте её. После этого откройте Excel и отметьте поле, где будет расположена верхняя левая клетка таблицы. Вставьте с помощь клавиш Ctrl+V или выберите команду «Вставить» из контекстного меню, кликнув правой кнопкой мыши.
Если импортируемые данные включают одновременно несколько одинаковых критериев (название города, области, почтовый индекс), то они могут попасть в одну ячейку. Однако Excel позволяет произвести правильную настройку. Сначала выделите подлежащий форматированию столбец. Найдите вкладку «Данные», а в ней - «Текст по столбцам». Нажмите кнопку «Далее» и в следующем меню в качестве символа-разделителя выберите запятую и пробел. После того, как вы согласитесь на изменение параметров, появится окошко примерно с таким содержанием: «Здесь уже есть данные, вы хотите заменить их?». Отвечаем Ок и наблюдаем, как критерий из одного столбца перемещается в следующий.
Обе программы дают возможность легко создавать таблицы, а в случае надобности и переносить информацию из одной в другую без потери данных. Теперь вы знаете, как преобразовать документ Word в Excel.
Любой пользователь офисного пакет от Microsoft знает, что базовые программы Word и Excel различаются достаточно сильно и напрямую открывать документы, созданные в одной программе, с использованием другой не возможно, поскольку «Ворд» больше является тестовым редактором, хотя и может работать с другими типами данных, а «Эксель» призван работать с таблицами и вычислениями. Тем не менее вопрос того, как преобразовать документ «Ворд» в «Эксель» или наоборот, решается за счет применения специальных функций импорта данных. Рассмотрим оба варианта. Имея алгоритм действий, эту задачу решить нетрудно.
Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот: основы
Поскольку программы между собой различаются достаточно ощутимо, перед пользователем часто встает проблема преобразования данных. Даже при использовании простейших методов, как считается, оба документа должны иметь одинаковое форматирование, ибо структура импортируемого материала может быть нарушена при вставке.
Но у этих приложений есть и общие точки соприкосновения - таблицы. С ними дело обстоит достаточно просто. Если импортировать данные из выглядит не таким как сложным, как обратное преобразование, поэтому сама изначальная проблема того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд» с полным сохранением структуры данных, для многих начинающих пользователей зачастую является неразрешимой.
Простейшая методика
Для начала рассмотрим самый простой вариант, который интернет-сообщество называет «копипастом» (объединение английских терминов copy и paste, а проще говоря, - «копировать» - «вставить»).
Конечно, вопрос того, как преобразовать файл «Ворд» в «Эксель», может быть решен таким примитивным способом. Однако тут нужно четко понимать, что в таком варианте происходит всего лишь копирование текстовых данных, которые из Word можно вставить только в одну ячейку Excel. Если требуется помещать текст в разные ячейки, придется копировать текст фрагментами.
Данные Excel в Word таким методом вставить тоже можно, однако представлены они будут в виде таблицы, причем не всегда данные листа Excel могут поместиться на страницу Word. Поэтому эта методика оказывается часто неприемлимой.
Работаем с таблицами
Как таблицу «Ворд» преобразовать в «Эксель»? Здесь есть несколько вариантов действий. Из тестового редактора Word экспорт данных в Excel производится намного проще, нежели наоборот.
В самом простом случае нужно просто выделить таблицу Word, скопировать данные в буфер обмена и вставить в Excel. Вся информация будет автоматически распределена по ячейкам, как в предыдущей структуре. Но тут пользователя поджидает неприятный сюрприз. Например, есть две ячейки с разными данными, которым должно соответствовать общее описание. В таблице Word, чтобы не вводить значение дважды, ячейки объединяются. А вот при вставке в Excel они будет автоматически разбиты, так что описание будет соответствовать только одному начальному значению. Чтобы этого не произошло, в параметрах вставки в Excel нужно использовать раздел форматов конечных ячеек с сохранением исходного форматирования.
Импорт данных «Эксель» в «Ворде»
Теперь посмотрим, как преобразовать «Эксель» в «Ворд». Обычная методика вставки, как уже понятно, не годится.
Здесь применяется следующая технология. Копируем данные в Excel, затем в Word из файлового меню используем команду вставки и выбираем связывание с использованием конечных стилей для Word 2010 или специальную вставку для Word 2007 с последующим связыванием. В методе связывания выбираем лист Excel и нажимаем кнопку «OK».
Еще одна методика, позволяющая решить проблему того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд», состоит в том, чтобы в табличном редакторе использовать команду преобразования в текст с указанием метода форматирования (для этого используется табулятор - для создания единого раздела, пробел - для разделения данных абзацами, и т.д.). Только после этого производится копирование с применением специальной вставки в Word.
Заключение
Как видно из всего вышесказанного, сама процедура преобразования документов одного приложения в формат другого особой сложности не представляет. Напоследок стоит отметить, что здесь не рассматривались способы, которые позволяют, например, импортировать табличные данные в текстовом редакторе, когда изначально таблица Excel вставляется как графический объект. При такой постановке вопроса вставленная таблица окажется не редактируемой и работать с такими данными не получится. Это имеет смысл разве что в случаях, когда изменение информации не предусматривается изначально. Но методика перевода одного типа данных в другой при помощи простейших инструментов, показанная выше, подойдет любому пользователю. Да, и не верьте тем, кто утверждает, что такого типа преобразование можно выполнить при помощи конверторов. Таких программ в природе не существует. А если и существуют, то очень примитивные, от которых нужного результата не добьешься.
Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?
Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.
Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.
Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.
Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.
Бывают случаи, когда файлы Excel требуется преобразовать в формат Word. Например, если на основе табличного документа нужно составить письмо, и в некоторых других случаях. К сожалению, просто конвертировать один документ в другой, через пункт меню «Сохранить как…» не получится, так как эти файлы обладают совершенно разной структурой. Давайте разберемся, какие существуют способы преобразования файлов формата Excel в Word.
Один из самых простых способов конвертировать содержимое файла Excel в Word – это просто его скопировать и вставить.
Прежде всего, открываем файл в программе Microsoft Excel, и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Далее, правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню, и кликаем в нём по надписи «Копировать». Как вариант, также, можно нажать на кнопку на ленте с точно таким же названием, или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+С.
После этого, запускаем программу Microsoft Word. Кликаем по листу правой кнопкой мыши, и в появившемся меню в параметрах вставки выбираем пункт «Сохранить условное форматирование».
Существуют и другие варианты вставки. Например, можно нажать на кнопку «Вставить», расположенную в начале ленты Microsoft Word. Также, можно набрать на клавиатуре на выбор сочетание клавиш Ctrl+V, или Shift+Ins.
После этого, данные будут вставлены.
Недостаток данного способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.
Конвертация с помощью специальных программ
Существует также вариант преобразования файлов из формата Эксель в формат Ворд, с помощью специальных программ для конвертации. В этом случае, открывать программы Microsoft Excel, или Microsoft Word, вообще не обязательно.
Одной из самых известных программ для конвертации документов из Excel в Word является приложение Abex Excel to Word Converter. Данная программа полностью сохраняет исходное форматирование данных, и структуру таблиц при конвертировании. Она также поддерживает пакетную конвертацию. Единственное неудобство в использовании данной программы для отечественного пользователя состоит в том, что интерфейс у неё англоязычный без русификации. Впрочем, функционал этого приложения очень простой, и интуитивно понятный, так что в нём без проблем разберется даже пользователь с минимальными знаниями английского языка. Для тех же пользователей, которые вообще не знакомы с этим языком, мы ниже подробно объясним, что нужно делать.
Итак, запускаем программу Abex Excel to Word Converter. Жмем на самую левую кнопку на панели инструментов «Add Files» («Добавить файлы»).
Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. Выбираем файл, и жмем на кнопку «Открыть». При необходимости, таким образом, можно добавлять сразу несколько файлов.
Затем, в нижней части окна программы Abex Excel to Word Converter выбираем один из четырёх форматов, в который будет конвертирован файл. Это форматы:
- DOC (Microsoft Word 97-2003);
- DOCX;
- DOCM;
Далее, в группе настроек «Output setting» нужно установить, в какой директории будет сохраняться конвертируемый файл. Когда переключатель выставлен в позицию «Save target file(s) in source folder», сохранение производится в ту же директорию, где размещен исходный файл.
Если же вы хотите установить другое место сохранения, тогда нужно установить переключатель в позицию «Customize». По умолчанию, при этом, сохранение будет производиться в папку «Output», размещенную в коренной директории на диске C.
Если вы хотите выбрать собственное место хранения файлов, то жмите на кнопку с изображением многоточия, которая располагается справа от поля, указывающего адрес директории.
После этого, открывается окно, где нужно указать ту папку на жестком диске, или съемном носители, которую вы желаете. После того, как директория указана, жмите на кнопку «OK».
Если вы хотите указать более точные настройки конвертации, то кликните по кнопке «Options» на панели инструментов. Но, в подавляющем большинстве случаев, хватает и тех настроек, о которых мы сказали выше.
После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «Convert», размещенную на панели инструментов справа от кнопки «Options».
Выполняется процедура конвертации файла. После её завершения, вы сможете в программе Microsoft Word открыть готовый файл в той директории, которую указали ранее, и работать с ним уже в этой программе.
Конвертация через онлайн-сервисы
Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для конвертации файлов Excel в Word, то есть вариант воспользоваться онлайн-сервисами, предназначенными для этих целей.
Принцип работы всех онлайн-конвертеров примерно одинаковый. Опишем его на примере сервиса CoolUtils.
Прежде всего, после перехода на данный сайт с помощью браузера, перемещаемся в раздел «Total Excel Converter». В этом разделе имеется возможность конвертировать файлы Excel в различные форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC, то есть формат Ворда.
После того, как перешли в нужный раздел, в блоке «Загрузите файл» жмем на кнопку «BROWSE».
Открывается окно, в котором нужно выбрать файл в формате Excel для конвертации. После того, как выбор сделан, кликаем по кнопке «Открыть».
Затем, на странице конвертирования в разделе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае – формат doc.
Теперь, в разделе «Получить файл» осталось нажать на кнопку «Скачать конвертированный файл».
Файл будет скачан стандартным инструментом для загрузки, который установлен в вашем браузере. После этого, готовый файл в формате doc можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.
Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из формата Excel в формат Word. Первый из них предполагает простой перенос данных из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов, с помощью сторонней программы-конвертера, или онлайн-сервиса.
