Кто организует международные конференции и семинары. Организация и проведение международных конференций. Подготовка и оформление помещения

Что такое "Spring Symposium 2017"?

Симпозиум проходил с 6 по 8 марта в Университете Хельсинки и был посвящен научным вопросам и открытиям в области экологии и эволюционной биологии.

Spring Symposium, в своем роде, - уникальное явление, т.к. ежегодно его организуют исключительно аспиранты (PhD-student) без помощи администрации и научных руководителей. Выступать с устными докладами на нем могут также только аспиранты, каждому из которых дается 15 минут на выступление и 5 минут на вопросы зала. Студенты магистратуры могут представить результаты своих работ в виде постеров.

Но главной изюминкой данного симпозиума является жюри, состоящее из трех приглашенных зарубежных ученых, которые независимо оценивают презентации и постеры. Более того, любой посетитель конференции может дать обратную связь выступающему, заполнив форму с вопросами. Таким образом, Spring Symposium является бесценной площадкой для тренировки и улучшения навыков публичного показа научных работ.

В этом году около 50 участников представили свои исследования на суд публики. Каждый день симпозиума начинался с 45-минутной лекции зарубежного эксперта. После шли доклады аспирантов, разбитые на тематические блоки, а затем постер-сессии студентов. Оглашение победителей симпозиума происходило на церемонии закрытия (Grande Finale ) в Ботаническом Саду города Хельсинки. А теперь, я расскажу о том, как все это организовывалось.

Организационный комитет

Ядро для организации симпозиума, состоящее из трех-четырех человек, обычно формируется на церемонии закрытия Grande Finale . Аспиранты, которые хотят провести его в следующем году, дают знать организаторам о своем желании и, соответственно, становятся новыми организаторами нового симпозиума. Именно они начинают самые ранние приготовления в виде постановки стратегических задач, получении стартового бюджета от университета и распределении ответственных ролей. В течение года к ним подтягиваются другие ребята, среди которых оказался и я.

Всего в организационном комитете нас было семь человек, и роли распределились следующим образом:

1. глава - координирует всю работу, официальное лицо орг. комитета
2. секретарь - запись протокола собраний, рассылка новостей организаторам
3. казначей - все что касается денег, чеков и прочих финансовых вопросов
4. вебмастер - загрузка контента на официальный сайт, тех.поддержка
5. ответственный за заботу о зарубежных ученых
6. ответственный за еду и бронирование ресторанов
7. ответственный за бронирование отелей, авиабилетов и такси для спикеров

Конечно, список весьма условный, и мы друг друга подстраховывали, но в целом такая система оказалась очень эффективной! Собирались регулярно, каждый месяц (первая встреча была аж за 10 месяцев до симпозиума!). На собраниях выясняли что сделано, а что нет, ставили новые задачи и обсуждали пути их решения. Секретарь вел протокол собрания, после чего дискуссия переходила в закрытую группу Facebook.

Что было необходимо сделать до конференции?

Дел, без преувеличения будет сказано, оказалось очень и очень много. Для упрощенного изложения я разделил их на три категории: те о которых надо позаботиться с самого начала (стратегические), за пару месяцев до конференции (формальные), и за неделю до мероприятия (бытовые).

Стратегические цели

Время и место проведения мероприятия, выбор и приглашение спикеров из разных стран, и где взять деньги на все это - вот тройка ключевых вопросов на этом этапе. С первым из них справиться не составило труда, организаторы пошли протоптанной дорожкой предыдущих 25 симпозиумов: начало марта, библиотека в научном городке Viikki для биологов.

Последний вопрос был посложнее, ведь, факультет оплачивал лишь часть расходов, поэтому для покрытия второй половины расходов нам пришлось искать спонсоров среди компаний и организаций! Некоторые компании предоставляли деньги в обмен на их лого на странице сайта и сборнике тезисов. Другие оказывали материальную поддержку в виде чая, орехов и шоколада, в обмен на размещение их визиток на столе с угощениями. Занимался этим наш казначей, поэтому деталей я не знаю:-)

Но самым тяжелым заданием для коллектива был подбор зарубежных ученых в жюри. Во-первых, нужно найти харизматичных экспертов, способных рассказать широко и доступно о своем исследовании, которые смогли бы приехать в Финляндию в начале марта. Именно их 40-минутные лекции должны привлечь на симпозиум как можно больше людей. Во-вторых, этим экспертам должны быть предоставлены наилучшие условия проживания в Хельсинки, бесплатные авиабилеты в оба конца и интересная вечерняя программа в виде посещения необычных ресторанов. Все это требует тщательного планирования, расчета затрат и своевременного бронирования.

Так например, ученые из США и Канады нам сразу оказались недоступны из-за высоких цен на авиабилеты, но организаторы пригласили не менее интересных исследователей из Бельгии, Голландии и Германии, которые замечательно справились со своей ролью.

Формальные задачи

Затем рассылали всю необходимую информацию участникам конференции, заводели твиттер для симпозиума, который также прикреплили к сайту, и опубликовали на нем последние новости.

Бытовые приготовления

Вот здесь и проявляются все ляпы, которые были сделаны раннее. Но на то она и финальная неделя подготовки, чтобы убрать все недочеты и привести мероприятие в идеальную форму. Чем-то это мне напоминало подготовку к выпускному или к свадьбе:-)

Дела самые разнообразные: проверка аудитории на предмет работы микрофонов и проектора, расстановка стендов для постеров, установка мини-кухни для приготовления чая и кофе (нам понадобилось аж 4 кофемашины, чтобы успевать его во время варить), встреча зарубежных экспертов, даже пироги с черникой и яблоками пришлось всем вместе печь в один из выходных! Самым же главным делом было распределение ролей для организаторов во время тематических сессий: кто на какой сессии будет ведущим, кто микрофон приносить для вопросов аудитории, кто кофе варить. Все детали нужно учесть, иначе все может рухнуть в один момент.

Что организаторы делали на самой конференции?

Самые трудными оказались дни самого симпозиума: я уходил из дома в 6.30, возвращался ближе к полуночи. К этому надо быть готовым, и ни в коем случае не оставлять важные сторонние дела на период мероприятия.

Самая ответственная роль на конференции, конечно, у ведущего сессии (chair person): он должен представлять докладчиков, следить за временем и при необходимости самому задавать вопросы докладчику. В случае технических неполадок именно он должен развлекать публику и сохранять боевой дух. К счастью, у нас неполадок не было, а вот ведущими были поочереди все организаторы без исключения. Вообще все роли распределялись равномерно, каждый и с микрофоном набегаться успевал, и кофе наготовить вдоволь:-)

Также обязанностью ведущих было сопровождение приглашенных экспертов в течение всего дня. На обед ходили все вместе, так же как и на ужин, где и успевали за бокалом вина познакомиться поближе и узнать, чем живут и дышат ведущие ученые западной Европы. Даже я, занимаясь больше физиологией, нежели экологией, смог найти потенциальную почву для сотрудничества с одним из них. Так что, несмотря на всю строгость и официальность протокола мероприятий, можно весело и с пользой провести время!

В последний же день эксперты оценивали все постеры и презентации для того, чтобы объявить имена победителей на церемонии закрытия симпозиума в Ботаническом Саду. Среди них, к собственному удивлению, оказался и автор этой статьи, получив первую за свою историю научную награду!

Заключение

Вот такая история приключилась со мной этой зимой! В заключении, хочу сказать, что я никогда не думал, что организация конференции помимо стресса может принести столько положительных эмоций и приятных знакомств. Это действительно очень увлекательное занятие, если подойти к нему с душой.

Работа по организации конференций - важный процесс для компании. Они нужны, чтобы рассказать о деятельности предприятия или донести до сотрудников важную информацию, касающуюся направлений развития и стратегических планов. Даже если вы рассчитываете на небольшое количество участников, подробному планированию и процессу подготовки мероприятия необходимо уделить много внимания. Все этапы следует основательно продумать, а для выполнения организационных задач назначить ответственных лиц. Эффективность любой конференции напрямую зависит от того, насколько хорошо она организована.

Вы узнаете:

• Для чего компании необходима организация конференций.
• На что обратить внимание при организации конференций.
• Как выбрать подходящее место для проведения конференции.
• Какие компании предоставляют услуги по организации конференций.
• С какими проблемами может быть связан процесс организации конференции.
• Как организовать онлайн-конференцию.

Организация какой конференции вам необходима?

Конференция может проводиться с целью информирования аудитории о значимых событиях, донесения важной информации или подробного анализа выбранной темы. Она позволяет рассмотреть какую-либо проблему с разных ракурсов и создать у слушателей мотивацию на активные действия. В процессе организации конференции важно постараться учесть все моменты: подготовить участников и спикеров, продумать способы подачи информации, решить вопросы, касающиеся организации и подготовки.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

В зависимости от объема информации и длительности конференции можно поделить на большие и маленькие. К большим относятся многосекционные конгрессы и заседания, а к маленьким - конференции, на которых представлено лаконичное изложение сути рассматриваемой темы.

По составу участников и методу проведения конференции бывают открытые, с участием всех присутствующих без ограничений, и закрытые, где находится избранный состав, а тему раскрывают только докладчики.

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

• масштабные и посвященные какой-либо узкой теме;
• национальные и международные;
• обучающие и деловые;
• приуроченные к какому-либо юбилею или памятной дате.

Результативность работы каждой фирмы или организации обусловлена многими факторами, как внутренними, так и внешними. В условиях современного рынка большую роль в процессе продвижения товаров и услуг играет использование эффективных PR-технологий. Для поддержания имиджа компании и ее репутации важна профессиональная организация конференций и качественное проведение форумов, презентаций, семинаров, бизнес-ланчей и т. д.

Организация бизнес-конференций подходит и маленьким компаниям, и крупным предприятиям. Одни фирмы с их помощью укрепляют свое положение на рынке, а кому-то конференции необходимы для продвижения своих товаров или услуг. С другой стороны, организация форумов и конференций способствует обмену опытом между компаниями, которые работают в одном секторе рынка, создают проекты и развивают технологии в схожих областях. Успех проведения подобных мероприятий зависит во многом от того, насколько качественно и основательно проходит их подготовка.

Организация конференций и мероприятий является одним из главных современных способов донесения до аудитории информации о работе компании или представления ее продукции (услуг). Офлайн-конференции востребованы сегодня, даже несмотря на активное внедрение в повседневную жизнь цифровых технологий и постоянное использование интернет-коммуникаций. Более того, современные технологии во многом облегчают процесс организации и проведения конференций даже международного уровня, устраняя необходимость физического присутствия участников. Это большое преимущество и удобство, так как важные лица не всегда могут приехать в назначенное время и в определенные даты в силу разных причин, но при этом без проблем могут принимать участие в онлайн-конференциях. Сегодня подобные совещания стали привычным событием. Они проводятся с использованием качественного современного цифрового оборудования, которое способно эффективно и надежно доносить информацию и визуальный контент.

В чьей компетенции организация и проведение конференций в компании

Ни одна конференция не может пройти без организатора или, другими словами, менеджера по организации конференций. Специалист на этой должности несет ответственность за планирование, проведение и дальнейшее сопровождение мероприятия. Присутствие организатора на месте проведения конференции обязательно. В его функции входит решение всех возникающих вопросов и контроль за ходом мероприятия.

К менеджеру по организации конференций предъявляются следующие требования: коммуникабельность, умение быстро принимать решения, способность к работе в режиме многозадачности.

На этапе планирования и подготовки важно учесть порядок организации конференций. Рассмотрим подробнее основные моменты.

1. Идея конференции

Для качественной организации конференции необходимо понимать главную идею мероприятия. Она свяжет все выступления и доклады, и каждому участнику будет понятно, чему именно посвящена конференция. Если мероприятие будет открытым, то при грамотно подобранном названии не возникнет проблем с привлечением целевой аудитории.

2. Разработка плана мероприятия

После выбора темы необходимо разработать план мероприятия. Если вы собираетесь провести многодневную конференцию, то ее проект будет иметь особенно важное значение. Следует распланировать по времени все элементы программы, включая культурные мероприятия, перерывы на обед и на отдых.

Нужно продумать определенную последовательность выступлений, презентаций и докладов так, чтобы переход от одной речи к другой был логически обоснован. Необходимо установить регламент мероприятия, согласно которому выступления будут ограничиваться определенным лимитом. В конце каждого доклада необходимо выделить время для вопросов и ответов на них.

3. Определение состава участников конференции

Участники подбираются в соответствии с основной темой и идеей конференции. Организатор составляет список членов и гостей мероприятия, рассылает им приглашения. Каждый, кто выступает на конференции, является специалистом в какой-либо области. В качестве гостей могут присутствовать все желающие, а иногда организаторы приглашают особенно важных специалистов или известных персон. Рассылая предложения об участии и подавая рекламу в СМИ, следует обязательно учитывать, что у каждой конференции есть своя целевая аудитория - те, кого интересует именно это конкретное мероприятие, посвященное заявленной теме.

4. Поиск бюджета мероприятия

Процесс поиска средств для финансирования конференции может стать серьезным вызовом для маркетолога. В особенности это касается конференций «представительского класса». При их организации целесообразно будет вспомнить о спонсорах.

Информационные спонсоры смогут обеспечить вам около 0,5 % зарегистрированных участников. Но главная их поддержка будет заключаться в том, что на приглашениях изобразят узнаваемые логотипы, свидетельствующие о высоком уровне вашего мероприятия. Другим положительным моментом станут статьи о результатах конференции, которые будут опубликованы вашими информационными спонсорами по завершении мероприятия.

Что касается финансовых спонсоров, то лучшим вариантом станут компании, у которых та же целевая аудитория, что и у вас, но при этом нет пересечения по продукции. К примеру, если вы распространяете чьи-то товары, привлеките вендорские финансы. Чем сильнее будет ваше мероприятие, тем активнее спонсоры станут сами предлагать вам свои услуги и сотрудничество.

Научитесь отказывать спонсорам. Их доклады с целью рекламы продукции не должны занимать более 10 % времени и обязаны соответствовать теме мероприятия.

5. Выбор места и времени проведения

В процессе организации конференции пункт и время ее проведения определяются заранее. Выбирая место, важно учесть некоторые моменты. Например, если конференция проводится в офисе компании, нужно подобрать для этих целей специальный зал или другое подходящее помещение. Если же нет ничего достойного, можно арендовать конференц-зал. В этом случае снимутся вопросы по оборудованию и материальному оснащению мероприятия. Услуга аренды конференц-зала особенно удобна для компаний или частных лиц, работающих в маленьких городах и не имеющих в своих офисах достаточно больших помещений для организации и проведения конференций.

Если же вы проводите многодневную конференцию на выезде, то следует предусмотреть вопрос размещения гостей и участников. В идеале недалеко от места проведения мероприятия должен находиться отель для размещения гостей.

6. Подготовка и оформление помещения

Очень важно предусмотреть техническое оснащение конференции. Если микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки и другое необходимое оборудование будут предоставлены в достаточном количестве, то мероприятие пройдет на высоком уровне и максимально информативно.

Места для аудитории следует расположить таким образом, чтобы все могли хорошо видеть и слышать происходящее. Перед началом мероприятия нужно проветрить помещение, разложить на столах ручки, бумагу, программки, буклеты, рекламный материал, наглядные пособия, справочную литературу и т. д.

7. Организация встречи и досуга участников

Все участники конференции должны пройти процедуру регистрации. В случае поименного распределения мест каждому выделяется кресло. Тем, кто приехал издалека, предоставляют трансфер до места проведения мероприятия.

Если конференция длится долго, то участникам необходимо предоставить обед или ужин. В случае многодневных мероприятий нужно заранее продумать возможности полноценного питания и культурного досуга гостей.

8. После проведенного мероприятия

Окончание конференции еще не означает завершение работы организаторов. Очень важно обеспечить информационную поддержку. Публикация статей о конференции в СМИ сохранит положительный имидж компании и может стать дополнительным рекламным средством. Можно обратиться к участникам с просьбой о том, чтобы они оставили свои отзывы о конференции, поделились впечатлениями о пользе мероприятия.

Рассказывает практик

Как собрать подходящую аудиторию на конференцию

Ольга Любина,

директор департамента продаж и маркетинга, AXELOT

Чтобы собрать именно вашу целевую аудиторию, не совершайте распространенных ошибок.

1. Приглашайте правильных клиентов

Предположим, что люди откликнулись на ваше приглашение, и конференция прошла очень увлекательно. Несмотря на это, продаж после мероприятия нет. Это говорит о том, что приглашенные люди не принимали решения о приобретении продукта.

Сфера нашей работы - IT-проекты. Всех людей, с которыми мы сталкиваемся в целевой для нас компании, можно условно поделить на три типа: функциональные заказчики, начальники IT-службы и «спонсоры» (те, кто за все платят, - гендиректор компании или владелец бизнеса). Для нас главной целью является привлечение именно функциональных заказчиков: им очень важны конкретные результаты, и они могут продвигать идеи нашего проекта внутри своей компании.

1. Начинайте с малого

При организации бизнес-конференции не ставьте перед собой цель пригласить как можно больше людей. Вновь обратимся к примеру: наша компания работает в узкоспециализированном сегменте рынка. Конференция, организованная нами в городе с миллионным населением, позволит охватить не более чем 2000 контрагентов. На мероприятие придет максимум 100 человек из этого списка. Получается, что конверсия потенциальных участников в реальных на нашем рынке невысока, около 5 %. При «горячей» базе конверсия будет значительно выше. Если вы пригласите представителей компаний, с которыми уже налажен контакт, то конверсия может достигнуть 50 %.

Попробуйте протестировать схему на похожих по теме и целям, но менее затратных мероприятиях и организуйте семинар для 20 человек. Это поможет почувствовать аудиторию, определить степень заинтересованности участников, посмотреть, какими могут быть причины отказа от сотрудничества. В процессе организации и проведения пробных конференций можно отследить ошибки самого разного характера, а затем исправить их без особых потерь и затрат.

1. У вас должен быть аншлаг

Не бойтесь большого количества гостей: пусть лучше в зале не хватит мест, чем он окажется наполовину пустым. Нужно иметь в виду, что даже те, кто оплатил свое участие, могут не прийти. По этой причине мы перестраховываемся и готовим посадочных мест меньше числа участников. Например, если в списке зарегистрировавшихся 100 человек, то, судя по нашему опыту, на конференцию придет 85 человек. При этом мы подготовим 70 мест и, лишь когда они все будут заняты, организуем дополнительные места для слушателей.

1. Зовите только тех, кто действительно заинтересован в вашей компании и продукте

Например, конференция будет называться «Управление современным складом», а в программе к ней мы укажем, что основной акцент будет сделан на автоматизации работы склада. Сузить тему нужно для того, чтобы отсечь нецелевых клиентов и сконцентрироваться на активной работе с целевыми.

1. Проведение маркетинговых мероприятий включает множество форм коммуникации - используйте их все

Некоторые организаторы уверены, что главная цель конференции - выступления докладчиков и их презентации. Но это не так. Главное преимущество таких мероприятий заключается в возможности живого общения. Очень важно, чтобы организаторы осознавали это, а сотрудники, обслуживающие гостей, безукоризненно исполняли свои обязанности. Для этого накануне мероприятия нужно распределить и обговорить все задачи и назначить ответственных лиц.

В фойе надо разместить демостенды для привлечения клиентов. У них должны работать демонстраторы, которые покажут посетителям способы применения предлагаемых решений. При этом важно, чтобы клиент не задерживался у стенда слишком долго. Если у него возникают более содержательные и серьезные вопросы, к общению должен подключиться менеджер.

Мнение эксперта

Сложности, которые могут возникнуть при организации конференций

Андрей Медведев ,

генеральный директор, «Промышленные силовые машины»

В первую очередь нужно подумать о грамотном распределении ответственности. Мы разбили все задачи, связанные с организацией конференции, на три условных сектора. Первый - все подготовительные моменты. Ответственным лицом назначили главу отдела корпоративного управления и АХО. Второй сектор - работа по подготовке площади на производстве. За нее отвечал руководитель проекта строительства металлообрабатывающего завода. Третий сектор включал в себя задачи, связанные с организацией выступлений сотрудников. Этой работой руководил директор рекламного отдела.

На предварительном этапе проводилась подготовительная работа на производстве, организовывались площадки для деловой части конференции и банкета, рассылались приглашения партнерам и решались вопросы их размещения, питания и досуга. Но это еще не вся работа по организации конференции, которая проводится на предварительном этапе. Как минимум на два ключевых момента стоит обратить особое внимание.

1. Приглашение участников

Из списка своих поставщиков мы выбрали несколько компаний-производителей комплектующих частей для нашей продукции и пригласили их на конференцию. В качестве участников мы прежде всего хотели бы видеть наших иностранных партнеров, и именно с этим этапом возникли трудности. Многие сотрудники зарубежных компаний уходят в отпуск в августе и сентябре. Наша конференция была запланирована на сентябрь, но не все визы были готовы к нужной дате, несмотря на то, что мы обращались в туристическую компанию, где на оформление виз уходит от двух до трех дней.

Приглашения на конференцию мы разослали заранее - за полтора месяца до даты ее проведения. Компании-участники могли сами решить, сколько представителей отправить на мероприятие, так как мы не стали ограничивать число участников в делегации. На первый взгляд, это удобно. Однако мы столкнулись с тем, что иностранные компании предоставили данные по количеству участников, а российские фирмы не сделали того же вовремя. Это был наш первый промах: мы до последнего момента не знали точное количество участников.

В итоге возникли большие организационные проблемы. Мы понятия не имели, сколько понадобится сувениров, бейджей и наушников для перевода. При более профессиональной организации конференции подобных проблем можно было бы избежать.

Практически за несколько часов до начала мероприятия мы занимались распределением мест для гостей, планировали расходы на банкет. Мы заранее договорились с гостиницей о предоставлении скидки при размещении наших гостей, но они оплачивали свое проживание сами, так что финансовых потерь не возникло.

Для того чтобы ваше мероприятие получило обширное освещение в СМИ, советуем пригласить на конференцию репортеров и представителей местной власти. В нашем случае за приглашения журналистов отвечал отдел рекламы и развития, а контактами с представителями администрации занимался начальник службы экономической безопасности.

Практика показала, что более удобна электронная регистрация гостей. Ее можно организовать на сайте компании, где также следует разместить программу конференции и карту проезда. Все это поможет сэкономить и время, и финансы, которые были бы потрачены на прием телефонных звонков и отправку информационных материалов по почте.

1. Подготовка сотрудников

Формат нашей конференции предполагал презентацию компании, поэтому все выступающие были нашими сотрудниками. Из восьми докладчиков только трое имели опыт предыдущих выступлений перед публикой. Соответственно, каждому спикеру пришлось долго и тщательно готовить свою речь. Они начали работать над этим примерно за месяц до мероприятия. Если вы заранее проведете тщательную подготовку всех выступлений для конференции, это станет неоспоримым преимуществом вашего мероприятия.

В каком месте лучше проводить конференцию

1. Гостиницы

Сегодня в каждом крупном отеле есть свой конференц-зал, оснащенный всем необходимым оборудованием для качественного проведения делового мероприятия.

Гостиницы активно участвуют в рынке коммерческой недвижимости, которая предназначается под сдачу в аренду для деловых мероприятий. У отелей большой звездности много возможностей сдать помещения в аренду и предоставить другие бизнес-услуги. Например, московские гостиницы могут предложить конференц-залы, аудитории и комнаты для переговоров для одновременного участия до 30 тысяч человек.

Гостиницы, являющиеся площадками для организации конференций и других общественных мероприятий, - это востребованный и перспективный сегмент рынка. Благодаря организации конференций и деловых мероприятий гостиницы могут сделать себе хорошую рекламу, засветить свое имя в СМИ. Это позволит им привлечь дополнительных клиентов и послужит источником увеличения прибыли от гостиничного бизнеса.

Организаторы мероприятий, в том числе и различные агентства по предоставлению подобных услуг, также обращаются в отели, чтобы заказать их подготовку. Некоторые гостиницы самостоятельно рекламируют свои услуги на рынке и предлагают сотрудничество.

Отели категории 3-4-5* наиболее оптимально подходят для организации конференций и других деловых мероприятий прежде всего потому, что они обеспечивают отличное качество в сочетании с ценой и ассортиментом возможностей. В этой категории есть гостиницы, которые намеренно занимаются предложением бизнес-аренды помещений для деловых мероприятий и продажей сопутствующих услуг. Это, как правило, отели 4-5*. К особой их категории следует отнести мировые гостиничные бренды с западным или прозападным менеджментом.

Безусловно, проведение масштабных деловых мероприятий в гостиницах имеет ряд неоспоримых преимуществ перед бизнес-центрами, административными центрами и другими местами. Особенно в случае крупных мероприятий с большим количеством региональных участников удобно проведение конференций на территории гостиниц, то есть в непосредственной близости к месту размещения региональных представителей.

Другое преимущество отеля в качестве площадки для организации конференции заключается в низкой арендной ставке. При размещении большого количества участников конференции в одной гостинице и аренде помещения под проведение конференции или семинара можно договориться о хорошей скидке, что поможет вам значительно сократить расходы на мероприятие. Популярно делегирование прав агента по бронированию организаторам конференций, когда им предоставляется стандартное агентское вознаграждение от объема реализации номеров (в среднем 10 %). В этом случае самым главным условием будет наличие свободных комнат в нужные вам даты.

Столичные гостиницы категории 3* и большинство отелей категории 4* предлагают в аренду многофункциональные помещения, увеличивая тем самым свой доход. В основном гостиница получает прибыль от заказа и обслуживания клиентов при помощи гостиничного персонала, работников ресторанов и кафе. Управляющие отелей предпочитают сдавать большие помещения под праздничные мероприятия и торжества, для организации корпоративных банкетов и фуршетов. Как правило, такие встречи проводятся вечером. Для того чтобы использовать многофункциональные залы по максимуму, предлагается их сдача в аренду в дневное время для проведения бизнес-встреч, конференций, семинаров и других деловых мероприятий. Часто устанавливаются временные рамки, в которые должны уложиться их организаторы.

У каждой гостиницы есть свои особенности в стиле обслуживания, но основные принципы и формы организации конференций и семинаров едины: они предполагают не только материальное оснащение мероприятия необходимым оборудованием и техникой, но и предоставление специально обученных сотрудников. Внимательный персонал, профессионально выполняющий свои обязанности, является одной из важных составляющих успеха организации и проведения конференций и мероприятий.

2. Базы отдыха, санатории и пансионаты

Санатории и подобные им учреждения предлагают свои услуги и помещения для организации конференций и семинаров на выезде. В перерывах между работой и мероприятиями участники могут отдыхать и развлекаться, укрепляя корпоративный дух компании. Здесь можно организовывать как мероприятия одного дня, так и многодневные. Проживание участников на территории проведения конференции также опционально. Маленькие компании нередко делают свой выбор в пользу аренды коттеджей или загородных резиденций, имеющих помещения для конференций, сауну, бильярд, залы для проведения банкетов и возможности для проживания гостей.

3. Развлекательные центры и клубы

В наши дни популярными становятся нестандартные формы организации конференций и проведения деловых мероприятий с элементами тимбилдинга, бизнес-тренинга, с завершающим встречу банкетом или праздничным ужином. Нередко организаторы для развлечения гостей включают в программу концерты. Конкуренцию гостиницам в этом случае представляют большие развлекательные центры, в которых есть возможности для осуществления питания на высоком уровне и необходимые помещения для организации конференций и других деловых мероприятий. Еще одно преимущество развлекательных центров заключается в том, что они могут предложить более разнообразный ассортимент интерьера и оформления помещений.

4. Конгресс-холлы, бизнес-центры, выставочные комплексы

Данные организации располагают помещениями, оснащенными специальным профессиональным оборудованием. Заказчиками их выступают различные агентства. Недостаток в том, что участники размещаются отдельно от места проведения мероприятия.

Многофункциональные и хорошо оборудованные залы бизнес-центров отлично подойдут для проведения тренингов и семинаров. Здесь легко подобрать помещение нужного формата, оснащенное необходимым оборудованием и мебелью.

Большие конгресс-холлы и выставочные площадки очень хорошо подходят для организации крупных конференций и масштабных деловых мероприятий - конгрессов, симпозиумов, выставок. В таких местах можно на нескольких площадках одновременно проводить совещания различного характера. Кроме того, в конгресс-холлах и выставочных комплексах есть пространство для организации не только самой конференции, но и для перерывов на кофе и чай, специальные залы для демонстрации продукции и много других полезных помещений.

Мнение эксперта

Как организовать пресс-конференцию

Андрей Пуртов ,

генеральный директор, ArtGraphics.ru

Организация пресс-конференции - это очень действенный инструмент маркетинга для любой компании.

В зависимости от того, какого типа и масштаба готовится мероприятие, пресс-конференция должна быть проведена за 1-6 недель до его начала. В случае крупных и масштабных проектов следует позаботиться о том, чтобы провести пресс-конференцию как можно раньше, особенно если ваш проект освещается в квартальных и ежемесячных печатных СМИ.

Пресс-конференции лучше проводить в дневное время, так как по утрам и вечерам журналисты обычно бывают заняты.

Успешное проведение мероприятия во многом зависит от качества работы персонала, задействованного в подготовке и организации пресс-конференции. Дополнительным плюсом будет наличие дружеских контактов PR-директора с ведущими журналистами. Но, если у представителей компании таких связей нет, разумнее будет воспользоваться аутсорсингом и делегировать организационные вопросы сторонним специалистам.

На пресс-конференции следует выделить специальные места для экспертов. Как правило, они предпочитают сидеть за столом. Позади них нужно разместить брендированный стенд с логотипами компании. Их надо сделать такого размера, чтобы они полностью были видны в кадре при портретной съемке либо были заметны в качестве больших узнаваемых фрагментов. Вам нужно заказать двух профессиональных фотографов и одного видеооператора. Если эксперты приглашены из других стран, необходимо организовать работу переводчиков. Пресс-конференция должна быть динамичным и увлекательным мероприятием на 30-60 минут в зависимости от его цели, количества экспертов и времени проведения.

Для успешной пресс-конференции необходим модератор, в задачи которого будет входить общение с журналистами, координация их вопросов, умение тонко чувствовать их настроение и желание общаться с докладчиками или экспертами.

Журналист, задающий вопрос, должен уложиться в 30 секунд. Экспертам следует отвечать на каждый вопрос в течение 2-3 минут. В случае если они превысят этот лимит, нужно будет вежливо напомнить им о регламенте мероприятия, кратко повторить вопрос и позволить высказаться следующему эксперту либо передать слово другому журналисту. Оптимальное количество выступающих - 2-3 человека, не включая модератора.

Как правило, ответы экспертов не всегда остаются в памяти журналистов, но то, что они хорошо запоминают, - это угощения. При подготовке пресс-конференции не упустите этот момент и еще до ее начала организуйте для журналистов легкие закуски, предложите на выбор чай, кофе, воду. Тогда вы сможете оставить у репортеров приятное впечатление о своей пресс-конференции, что, конечно, отразится на тональности, в которой будут написаны статьи и отчеты о мероприятии.

После того как пресс-конференция завершится, важно предоставить журналистам фото, аудио- и видеоматериалы, расшифровки выступлений, вопросов и ответов. Важно напомнить им о том, что можно подготовить более объемную новостную публикацию и получить дополнительную информацию по всем интересующим вопросам, связавшись с экспертами по телефону или электронной почте.

Какие компании предоставляют услуги по организации конференций

1. Специализированные агентства

Эти фирмы предоставляют услуги по организации конференций и других деловых мероприятий. Сотрудники специализированных агентств занимаются тем, что формируют пакет заказа, составляют программу мероприятия и координируют все этапы организации конференции. В их непосредственные задачи входит подбор подходящего помещения, в соответствии с требованиями и пожеланиями заказчика, оснащение его необходимым оборудованием, предоставление дополнительных опций по желанию клиента; в отдельных случаях предлагается комплексный пакет услуг.

2. Туристические агентства

Фирмы, специализирующиеся на бизнес-туризме, занимаются организацией деловых поездок и конференций в России и за ее пределами. Выделенные нами группы агентств и туристических фирм пересекаются в сегменте MICE (Meetings, Incentives, Conference, Events).

3. Event-агентства

Event-агентства занимаются организацией деловой и развлекательной части мероприятия. Как правило, к ним обращаются за разработкой особенного сценария проведения встречи и за созданием культурно-развлекательной программы.

5. Бюро переводов

Бюро переводов в числе прочего предлагают и услуги по организации конференций и деловых мероприятий.

6. Консалтинговые агентства

Некоторые агентства по оказанию консалтинговых услуг предлагают в аренду помещения своих партнеров для проведения бизнес-встреч.

С какими проблемами может быть связан процесс организации конференции

Проблема 1. Ничего нового

Нередко бывает так, что на конференциях, проходящих внутри одной отрасли, собираются одни и те же выступающие с одними и теми же докладами. Слушатели, которые оплатили возможность присутствовать на конференции, конечно же, приходят за новой информацией. Очень важно подумать о том, какие отзывы они могут оставить по окончании конференции, на которой не узнали ничего нового. Во избежание этого организаторы мероприятия должны договариваться с каждым выступающим об уникальности содержания его доклада, об эксклюзивных темах.

Даже выступления популярных и известных спикеров должны отличаться свежестью и уникальностью. Задача организатора - требовать от участников эксклюзив. Занимаясь организацией конференции, следует постоянно контролировать процесс подготовки выступлений. Нужно запрашивать и проверять тезисы, конспекты, планы, презентации выступающих, для того чтобы пришедшие на конференцию люди не остались разочарованными.

Спикеры могут также применять свои хитрые способы. Они могут заявлять о трех разных докладах для трех разных мероприятий, но по факту уникальность их выступлений и презентаций не будет превышать и 15 %. Важно отслеживать такие моменты и пресекать попытки спикеров перехитрить вас.

Проблема 2. Игры с ценообразованием

Не стоит прибегать к следующим уловкам для повышения среднего чека мероприятия:

• Помимо стандартных входных билетов, предлагать сомнительные VIP-приглашения со специальными закрытыми ужинами и другими пунктами программы «не для всех».
• Устанавливать разную стоимость билетов в зависимости от того, насколько близко или далеко от сцены будут расположены места.
• Увеличивать стоимость мероприятия из-за участия популярных спикеров.
• Повышать рейтинг конференции за счет выбора дорогой и престижной площадки, увеличивая из-за этого стоимость билетов.

Не забывайте о докладчиках и спонсорах, ведь они тоже формируют мнение о вас:

• Не требуйте со спикеров по 5000 евро за выступление.
• Стендисты не должны платить по 100 000 рублей за стенд.
• Спонсорство ленточки, бейджа, ручки не может стоит 50 000 рублей.

Старайтесь адекватно оценивать условия рынка и устанавливайте цены на свое мероприятие в разумных пределах. Подходите к организации конференции, учитывая возможности вашей аудитории и их финансовый уровень. К примеру, если вы нацелены на представителей малого бизнеса, то выбор места проведения вашего мероприятия должен соответствовать их возможностям. Организация конференции в «Сколково» в этом случае будет нецелесообразной, так же как и заказ спикеров из дорогостоящих агентств Британии. Следует работать в рамках того, что вам доступно.

Проблема 3. Экономия на всем

Не следует экономить на том, что связано с обслуживанием участников конференции. Ваше стремление выгадать не должно снижать уровень мероприятия.

В первую очередь следует позаботиться о предоставлении участникам конференции качественного питания. Даже если ваше мероприятие проходит днем, люди проголодаются. Бутерброды с майонезом вас не спасут. Отличным вариантом может стать организация бесплатных стоек, где будут разливать горячие кофе и чай, а также предлагать легкие закуски. Опыт показывает, что это не потребует от вас слишком больших затрат, а настроение людей существенно улучшится. Если конференция продлится долго, следует сделать перерыв и предоставить участникам полноценный обед.

Место для проведения мероприятия следует подобрать заранее. Сразу исключите варианты тесных, плохо проветриваемых, некомфортных помещений, а также обратите особое внимание на акустику зала, в котором будут выступать докладчики. Если ваше мероприятие носит образовательный характер, важными моментами станут грамотное освещение, отлично работающая техника, подключение к быстрому и качественному Интернету, услуги модератора для организованного проведения мероприятия.

Не забудьте о подготовке досуга и культурной программы. Прекрасно, если в месте проведения конференции есть зоны для отдыха и достаточно мест и возможностей для кулуарного общения. Для расслабления и развлечения аудитории хорошо включить в программу конкурсы, лотереи и розыгрыши подарков.

Проблема 4. Человеческий фактор

Постарайтесь реально оценить поведение участников и спикеров. Не исключено, что среди вашей аудитории будут не только высокообразованные, интеллигентные и воспитанные люди, бизнесмены, специалисты. Бывает и такое, что участники воруют чайные пакетики и уносят с собой освежители воздуха. Стоит заранее подготовиться к тому, что подобные казусы возможны, и не сильно расстраиваться по этому поводу.

Странно и непредсказуемо вести себя могут не только участники конференции, но и спикеры. Стоит быть во всеоружии и подготовиться к любым новостям от них, в том числе и к отказам от выступлений перед самым началом конференции. Вам всегда следует иметь запасной план, в случае если ситуация пойдет не так, как было задумано. Решите заранее, кем бы вы могли заменить тех или иных участников в случае их внезапного отказа от выступления.

Проблема 5. Расслабиться раньше времени

Будьте внимательны и осознанны не только до и во время, но и после мероприятия. Даже если формально все этапы прошли гладко, не было серьезных промахов и никто вас не подвел, это еще не означает, что отклики участников будут положительными. Вам следует обязательно ознакомиться с отзывами, которые люди оставят в интернете, и с их рекомендациями по улучшению организации будущих мероприятий. Внимательно прислушивайтесь к мнению людей, побывавших на вашей конференции, особенно если вы новичок в этой области. Участники ваших мероприятий - самые верные советчики, помогающие понять, что именно можно улучшить и исправить.

Для того чтобы подготовить и провести подобное мероприятие самостоятельно, вам нужно учесть некоторые особенности организации конференции.

Совет 1. Приглашения на конференцию

В пригласительном письме вам нужно обязательно указать тему конференции и вопросы, которые будут на ней обсуждаться. В программе следует написать время и названия докладов, а также полные имена выступающих. Еще в приглашении нужно отметить, на какую целевую аудиторию рассчитано мероприятие.

Для приглашений представителей государственных организаций лучше всего использовать фирменные бланки вашей компании. Их следует зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и отправить по почте заказными письмами - так выше вероятность, что ваши приглашения попадут в руки к адресатам.

После того как все приглашения будут разосланы, обзвоните все организации и попросите их подтвердить свое участие в конференции. Накануне мероприятия следует сделать повторный звонок, чтобы окончательно удостовериться в том, что представители организации намерены присутствовать на конференции, и скорректировать список участников, если будут какие-либо изменения.

Совет 2. Анонс конференции в СМИ

Информация в СМИ о предстоящем мероприятии позволит привлечь как можно больше гостей, а также повысит значимость конференции в глазах тех, кто сомневается, стоит ли принимать в ней участие. Статьи в СМИ о состоявшемся мероприятии важны для компании с точки зрения рекламы и для создания информационного повода. Профессиональное освещение конференции в СМИ может быть соизмеримо с затратами на саму ее организацию, поэтому крайне важно найти оптимальное соотношение цены и охвата аудитории. Не забывайте, что ваша задача - не только предоставить информацию о мероприятии, но и создать положительный имидж компании в качестве лидера отрасли и основателя трендов.

Совет 3. Тайминг

Презентации участников будут транслироваться с помощью проектора. Арендуя помещение для конференции, уточните наличие необходимого оборудования: проектора, устройства для синхронного перевода, микрофона с колонками и т. д.

Длительность доклада не должна превышать часа. Самым оптимальным временем будет отрезок в 30-40 минут. Этого вполне достаточно, чтобы заинтересовать аудиторию, но при этом не утомить ее излишним объемом информации.

Совет 4. Раздаточные материалы

Каждому участнику следует предоставить пакет материалов, содержащих информацию о вашей организации. Не забывайте о том, что вы работаете с целевой аудиторией. Раздайте участникам материалы, которые можно забрать по окончании мероприятия и использовать в следующий раз. Информационные документы можно также направить всем тем, кто не смог принять участие в конференции.

Можно раздать участникам бумагу для записей и фирменные ручки. Лучше всего будет сложить все это в папку или пакет с логотипом вашей компании.

Совет 5. Питание и кофе-брейки

Подбирая место для проведения конференции, интересуйтесь возможностью организации питания и обслуживания. Если этой функции нет, то можно обратиться в одну из сторонних компаний, предоставляющих такие услуги.

В зависимости от продолжительности конференции нужно продумать и организовать необходимое количество перерывов. В идеале следует делать паузы каждые три часа. Если конференция начинается рано утром, а участники приезжают из других городов или стран, то крепкий кофе и чай с легкими закусками можно предложить уже во время регистрации.

Если после обеда также запланированы выступления спикеров, в завершение конференции можно организовать праздничный ужин для всех участников. Это даст им возможность поговорить об итогах конференции в неформальной обстановке, прояснить оставшиеся вопросы в личном общении, обсудить возможности дальнейшего сотрудничества и будущие проекты.

Правильная организация онлайн-конференции

Если вы хотите заняться организацией онлайн-конференции, обратите особое внимание на следующие моменты:

1. Цель

Конференцию можно проводить с самыми разными целями. Это может быть и обмен опытом с коллегами, и налаживание новых контактов и укрепление связей, и позиционирование себя в качестве эксперта, и получение прибыли, и продажа услуг в процессе мероприятия или даже просто развлечение. Все эти цели достаточно привлекательны, однако вам следует определить свою еще на этапе подготовки и организации мероприятия.

2. Тема

Вы определили основные цели вашего мероприятия, и теперь вам нужно четко знать, как именно проводить онлайн-конференцию. Первое, о чем следует подумать, - это тема запланированного мероприятия. Лучше всего, если вы сможете найти «горячую», актуальную проблему, которая наверняка заинтересует вашу целевую аудиторию. Постарайтесь сделать так, чтобы формулировка вашей темы звучала эксклюзивно и уникально.

3. Спикеры

После того как вы сформулировали тему, нужно продумать ее грамотную подачу. Если проблематика конференции совпадает со сферой вашей деятельности, то вы смело можете взять ведение мероприятия на себя. Есть и другой вариант - обратиться к профессионалам, которые отлично выполнят роль экспертов в данной теме. Конечно же, опытные и знающие толк в своем деле специалисты будут более востребованы публикой.

Не забудьте проконтролировать готовность ваших спикеров. Еще до мероприятия ознакомьтесь с их докладами, проведите репетиции, измените что-то в выступлениях, если они покажутся вам слишком монотонными и скучными.

4. Площадка

На этом этапе нужно определиться с площадкой для проведения онлайн-мероприятия. Сегодня в Интернете можно найти немало специальных сервисов: webinar.ru, onwebinar.ru, seemedia.pro, palВee и другие.

5. Целевая страница

Как и любой другой современный продукт, готовую онлайн-конференцию нужно продвигать. Отличным инструментом для этого может стать веб-страница, для создания которой вам понадобятся услуги веб-дизайнера и программиста. Они разработают дизайн, сверстают одностраничный сайт, зальют его на хостинг, сделают возможной онлайн-регистрацию и внесение оплаты и укажут контакты для обратной связи.

6. Аналитика

Как только на вашем интернет-ресурсе появятся первые гости, нужно начинать работать над качеством обратной связи и улучшением сервиса.

Можно обратиться к привычным Google Analytics и Yandex. Анализ данных по посещениям и активности действий на странице, а также вопросов, которые интересуют посетителей, поможет изменить ваш сайт к лучшему.

7. Продвижение

Какие инструменты привлечения посетителей являются наиболее эффективными? Во-первых, электронные рассылки по вашим клиентским базам. Во-вторых, анонсы мероприятия через партнеров. В-третьих, ваши группы в социальных сетях. В-четвертых, контекстная реклама. Перед проведением конференции повторите процесс привлечения по наиболее действенным каналам. За неделю до нее напомните о себе подписчикам, увеличьте бюджет на эффективную рекламу и попросите партнеров сделать повторный анонс.

8. Модератор

В день проведения конференции убедитесь в доступе к ресурсу ее проведения. Теперь останется только провести мероприятие. Возможно, вам понадобится помощь опытного модератора, который будет контролировать регламент и поддерживать у публики интерес к темам докладчиков.

9. Обратная связь

После того как онлайн-конференция подойдет к концу, отключите рекламные кампании, чтобы избежать лишних трат. Закройте формы регистрации на сайте, сделайте «заглушки» на другие ваши продукты.

Организатору следует поблагодарить всех участников и гостей, узнать об их впечатлениях. Сразу после мероприятия нужно сделать рассылку писем с запросом обратной связи от участников. Их отзывы станут для вас важной информацией, которая в будущем поможет вам более качественно и профессионально проводить подобные мероприятия.

Информация об экспертах

Ольга Любина, директор департамента продаж и маркетинга, AXELOT. Ольга Любина окончила МГУ им. М. В. Ломоносова и Институт современного искусства. Начала карьеру как руководитель отдела интернет-проектов компании «Первый БИТ», возглавляла отдел маркетинга в компании Delight 2000. В AXELOT с 2010 года как директор по маркетингу, с 2012‑го - в нынешней должности. AXELOT работает на рынке информационных технологий, специализируется на проектах повышенной сложности для транснациональных и крупных российских компаний. Основана в 1998 году. Среди клиентов: «Аквалайф», «Метровагонмаш», «СИБУР», «ТРАСКО», OLDI. Официальный сайт - www.axelot.ru

Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины». Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова. С 2002 года работал в торговом доме ОАО «Автодизель» (Ярославский моторный завод) ведущим специалистом отдела продаж, затем заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Группа основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт - www.powerunit.ru.

Андрей Пуртов , генеральный директор, ArtGraphics.ru. Андрей Пуртов - член Гильдии маркетологов России, продюсер конференций HiBrand. Имеет более чем 20-летний опыт в бизнесе, брендинге и формировании корпоративной идентичности. Родился в 1971 году и параллельно с обычной средней школой в Подмосковье окончил две заочные школы - по физике и математике при МГУ и МФТИ. В 1998 году окончил конструкторский факультет МГТУ имени Баумана, после чего работал в сфере продаж электроники и бытовой техники, а также был начальником отдела сбыта в концерне «Видеосервис». Автор множества статей по брендингу, соавтор более 50 товарных знаков. ArtGraphics.ru - брендинговая компания, основанная в 2000 году. Одной из первых вошла в созданную в 2009 году Ассоциацию брендинговых компаний России. Ключевой компетенцией студии являются комплексные проекты по брендингу и ребрендингу.

Идея сделать конференцию пришла весной. Потом я ее мусолил с женой. Точнее проверял на ней эту идею. Затем советовался с Василием Ткачевым, у которого за спиной уже было две конференции в Москве и опыт более мелких семинаров. И окончательно проверил идею, когда у меня на террасе появилась попить пива под жареное мясо Лиза Трибунская - главный редактор серча.

Однако, родить идею, еще не значит что-то сделать. Для начала нужно было структурировать для себя ряд компонентов хорошей (по моим меркам) конференции в небольшом (по российским меркам) и сильно удаленном от центра городе России.

Компоненты:
- докладчики - где их взять,
- доклады - что будет читаться и насколько это будет интересно, реклама = неинтересно,
- участники - откуда они приедут или придут,
- зал и обслуживание - достаточный по размерам, удобный, недорогой и с хорошим сервисом,
- проживание докладчиков и трансферы - кто и как,
- культурная программа - это важный момент, который нельзя упускать,
- информационная поддержка - это просто исключительно важно.

Докладчики.

С ними получилось все намного проще, чем я ожидал. Вначале я рассчитывал на личные знакомства. Поэтому три первых, кому я предложил выступить, были Вася Ткачев (бартер! он у меня, а я буду читать у него в феврале), Иван Василевич (я его консультировал немного и был в курсе его интересной и уникальной темы по судам), Леша Паньшин (хотелось чего-то черного, а Леша этим занимается).

Вася полностью сам формировал свою тему, и я не вмешивался. Ивану я прямо предложил рассказать о судах и примерно задал вектор, как бы мне было интересно. Примерно также поступил и с Алексеем: по сути дал ему готовый план, который он наполнил мясом из слов, графиков и цифр.

В дальнейшем так и повелось. Для части докладов я был рекомендателем. А часть докладчики формировали сами.

Иван Козлов получился из беседы с его директором Константином Калиновым в твиттере. Даниил Баженов, Кирилл Вайханский и Константин Леонович возникли благодаря работе PR-менеджеров их компаний, связавшихся со мной через раздел "Как стать докладчиком" на сайте конференции. Вебэффектор возник из рекламного проекта, связанного с моим блогом. Проект не состоялся, а доклад - да. Конечно, я хотел больше выводов и слайдов, но руководство компании посчитало иначе.

С Ленаром Амирхановым нас связывают долгие виртуальные отношения. Вадим Курило - довольно активный член клуба баблорубов, когда-то я писал отзывы на его проект по МФА. С Виктором я познакомился почти три года назад у Ткачева на конференции и с тех пор мы регулярно помогаем друг другу в информационном плане.

Выводы: большая часть докладчиков формируется из личных связей организатора. Если у вас таковых мало или они не отличаются лояльностью к вам, то придется рассчитывать только на общий интерес к конференции. Как только информация о конференции достаточным образом распространится, то к вам посыпятся заявки от PR-менеджеров.

По крайней мере, двум потенциальным докладчикам я отказал. И мог бы подтянуть без особых проблем еще 2-5 компаний, но не стал, так как от них можно было ждать только рекламы, хотя это частично бы решило проблему расходов на конференцию.

Сайт.

Все карты спутал Иван Козлов. До некоторого момента у меня были только слова, примерные даты и желание прощупать рынок. Иван просто выяснил возможные детали (а по сути просто спросил про даты и размер аудитории) и купил билеты. В этот момент я понял, что пути назад уже не будет. Счет пошел даже не на недели, а на дни.

Конференции был нужен сайт, но тратить силы и время на уникальный дизайн, сложный программинг - не было. Я воспользовался проверенным подходом. Пошел на templatemonster и купил готовый шаблон на MotoCMS. Еще день после покупки был потрачен, чтобы получить версию под РНР 5.3, и еще через день я начал наполнение сайта seokaliningrad.ru .

Стоит понимать, какой сумбур в моей голове творился. У меня была более-менее твердая договоренность только с 5-6 докладчиками, крайне примерная оценка по расходам и никакого плана по программе. Все придумывалось буквально на лету.

Я сразу знал, что каждый вечер будет заканчиваться какими-то посиделками за бокалом чего-то. Это и так происходит на любой конференции. Почему бы не взять это сразу под эгиду конференции и использовать как информационный повод?

Вывод: конференция - это не только и не столько набор докладов. Темы в рамках доклада спалить трудно. Все основное происходит в кулуарах. И те, кто сразу отказывается от прокачки именно кулуарного общения, рискуют потерять весомую долю аудиторию. На конференцию из других городов едут не доклады слушать, а общаться. Слушают доклады в основном местные участники.

По моим прикидкам именно кулуарное общение соблазнило едва ли не треть от всех платных участников.

В итоге сайт получился в первой подгонке весьма приблизительным, но по нему уже было можно понять, что ожидать. И это принесло первую заявку. Спустя ТРИ недели после запуска сайта!

Вывод: не стоит ждать ранних заявок! Планируйте конференцию без их учета.

По мере уточнения программы сайт обрастал новыми фотографиями и уточнением программы. Появились новые разделы и даже траффик с поиска. Всего сайт по сегодняшний день посетило чуть менее 3000 человек. Но о конверсиях в этот траффик с информационных спонсоров и этого траффика в заявки мы поговорим позже.

Пики соответствуют выходу релизов со ссылкой на сайт. Ближе к концу пики сглаживаются, потому что много траффика от старых релизов, а с новых уже не так много.

Даты. Прогноз по участникам.

Я не рассчитал с датами. Точнее, в рамках, мне отведенных, я попал очень хорошо - в месяц, когда других конференций не ожидалось. Однако, кошельки потенциальной аудитории были выкачаны пятью крупнейшими конференциями в отрасли, и я не досчитался очень многих, на кого рассчитывал.

Не приехала Беларусь. Вообще ни одного участника из Беларуси. Вначале я рассчитывал, что они составят большинство и дадут 20-30 человек. Но в итоге не получил никого. Куда более удаленная Украина была представлена двумя участниками! С России было около десяти участников, представленных преимущественно Москвой.

Относительно удаленными участниками можно считать трех человек, которые недавно переехали в Калининград и имели культуру посещения подобных мероприятий. Все трое участвовали, кстати, и в вечерней части конференции. Двое так вообще, кажется, нашли друг друга, а с третьим мы возможно поработаем впоследствии, как только я раскидаюсь с накопившейся рутиной.

Итого мой прогноз, независимо от платности участия, был таким: 30 человек с Калининграда, 30 с РБ и Украины, 30 с Москвы и сколько получится с остальных мест. Ни один из прогнозов не оправдался. Несмотря на широчайший информационный охват, удаленные участники составили диаспору из примерно 10 человек. А вот местных оказалось намного больше, чем я прогнозировал.

Выводы: даты надо подбирать так, чтобы не выпадать на выходные (а я попал на каникулярный период), не идти после и не совпадать с крупнейшими раскрученными конференциями (не совпасть получилось, а вот собрать после пяти основных конф достаточное количество платных участников - уже нет).

Информационные спонсоры.

Разумеется, только моего желания было мало, чтобы появились заявки. Несмотря на достаточную популярность блога (15к уников в месяц), наличие клуба баблорубов (3к юзеров), казапы (26тыс. пользователей), баз вебстудий (8к электронных адресов) - это недостаточный объем для привлечения. Я изначально хотел получить порядка 1млн.контактов. И я их получил.

Местный рынок был охвачен с помощью всех городских порталов кроме основного (мы не сошлись в условиях). Кроме того, было еще БизнесФМ и интернет-телевидение. Точный охват посчитать сложно, но не меньше 300-350тыс.пассивных контактов. Из них собственно видело релиз или слышало ролик - в районе 10-25тыс.человек.

Федеральный рынок охватывался с помощью рассылки вебэффектора (360тыс.адресов) и топэксперта. Кроме того, был релиз на SAPE.ru. Участвовали в информационной гонке также тематические паблики, некоторые форумы. Но наибольший объем заявок пришелся, как это ни странно, на тематические блоги и релизы оператора ссылок и агрегатора.

Стоит отметить, что практически каждый инфоспонсор одну заявку, но дал.

Выводы: наибольший эффект дают доверительные источники (например, личные блоги), а также информационные источники с максимальным охватом (за счет объемов). По качеству они примерно одинаковы, хотя по количеству разница на порядки.

Неавторитетные и малопосещаемые источники дали или по одной заявке или вообще ничего. Но часть этих источников я даже не отслеживал - в какой-то момент лед проломился и информация о конференции стала появляться почти везде без всяких на то санкций. К примеру, я получил звонок от ничего не понимающего потенциального участника, который нашел релиз о конференции на сайте на сайте по заработку в Интернете.

Вывод: как только охват переходит некую психологическую границу, релизы начинают публиковать мелкие издания и блоги - по собственной инициативе. Отдачи от таких релизов немного, но все же лишняя ссылка. Не стоит бегать и просить вычистить местами и временами даже некорректную информацию.

Откуда был траффик за октябрь-ноябрь. В закладки также попадал траффик от инфоспонсоров, которые не сделали ссылки активными.

В качестве оплаты за свое соучастие информационные спонсоры получили возможность отправить своих участников на конференцию. Однако, забегая вперед, воспользовались они этой возможностью ровным счетом наполовину. Я и так существенно ограничил их присутствие до 15 человек суммарно. Пришла же только половина. До конца второго дня дожило не более 4-х. Когда человек не платит за знания, он этого не ценит.

Вывод: проводите бесплатное мероприятие? Учитывайте, что придет до половины от приславших заявки. Это сэкономит ваши деньги на кофе-брейке и размере зала.

Чтобы спонсорам не пришлось думать над текстом, а свой текст в итоге написали только пара человек, я сделал два релиза (для федеральной и местной аудитории отдельно), подготовил серию баннеров, логотип (а по сути скрин главной страницы сайта). Этого оказалось вполне достаточно, чтобы в пике по запросу "seo калининград" в яндексе я занимал 9 позиций из 10 разными источниками.

Самопродвижение.

Чуть позже сайта появились паблики (в форме мероприятий) в ВК и FB. Большого эффекта это не дало. Если сравнить, как много я собирал на бесплатный региональный семинар (чуть ли не половина пришла через FB), то конференция с точки привлечения многого тут не выиграла.

А вот информационно все получилось очень хорошо, особенно в FB. Каждая новость в мероприятии републиковалась в моей хронике, откуда разносилась через лайки и републикации отчасти докладчиками, отчасти моей лояльной аудиторией.

Наиболее актуальная и свежая информация сливалась в твиттер, где у меня почти 5тыс.фолловеров. Более того, почти все новости о конференции активно в твиттере ретвитились и обсуждались. Хэштэг #seokgd хоть и не вышел в тренды, но все же прижился.

Засирать личный блог мне не хотелось, но все же два поста я сделал. Первый - о конференции. И позже рассказал о том, как добраться до Калининграда.

Оценить эффект от самопродвижения мне трудно, но он точно не был лишним.

Вывод: используйте свои возможности (блог, социалки, прокачанные профили) по максимуму. Это бесплатно и, как минимум, поддерживает информационный фон в стадии активности.

Форумы. Результаты инфопродвижения.

Были сделаны темы на основных форумах. Вышли они еще позже пабликов. Все темы остались без сообщений, но тема на серче принесла, как минимум, две заявки.

Всего же картина по промокодам выглядит следующим образом.

Горпорталы: 7 - но картина не совсем верная, так как основной источник выходил пять недель без промокода,
- вебэффектор: 4 - как ни странно, но это все местные,
- сапе: 2 - сапе запустил релиз буквально в последнюю неделю до конференции,
- серч: 4 - остальные форумы не дали ни одной заявки,
- тематика: 3 - тематические издания в целом очень хорошо себя проявили,
- рассылки: 2 - я быстро словил попадание в блеклист и 70% почты ушло в спам,
- личные блоги: 4 - было всего два обзора и второй - в последнюю неделю,
- топэксперт: 1 - тоже очень поздно прошел релиз,
- далеко: 2 - акция для удаленных участников принесла небольшие плоды,
- сеоконф: 2 - специальный код для участников конференции в Казани тоже сработал.

Всего промокоды указали и получили скидки 65,9% заявителей от числа всех заявок. Я бы предпочел все 100%, чтобы отследить конверсии, но некоторые ориентировались на радио, другие - на слухи, третьи - на рекомендации. А кому-то было просто влом указывать промокод ради скидки. Вопреки распространенному мнению, что в seo денег нет, на конференции даже среди докладчиков не было никого, кто имеет доход меньше 10к долларов в месяц, если оставить в стороне наемных работников.
Заявки. Общий объем участников.

Понедельный график по заявкам выглядит следующим образом.

Предвижу выкрики, что мало, мол, в принципе. Но изначально задача ставилась собрать 100 человек. А график - только по платникам.

Из графика видно, что заявок стало больше в две последние недели. Говорят, что это характерная картина для всех конференций. Объем платных заявок в последние две недели составил 42% от общего числа всех заявок. А если добавить сюда две оплаты прямо на регистрации и посчитать число отвалившихся, то получается, что последние две недели дали 50% всех платных участников. Это уже позволяет прикидывать, как строить план, если вы проводите конференцию впервые.

Реально же оплатили конференцию 38 человек. Т.е. конверсия заявок в заказ составила 80,8%.

Докладчиков получилось 12 человек (11 докладчиков и вебэффектор прибыл с группой поддержки). Двое докладчиков приехали с супругами. Один человек был приглашен мной лично (Лиза Трибунская) и она за себя не платила. Это вообще был мой принцип: участие только за плюшки или деньги. Участие Лизы стократно себя окупило, кстати. Так что советую - приглашайте ее к себе.

Итого на конференции в зале на 100 человек одномоментно присутствовало примерно 70 человек, плюс-минус пять человек. Это официальная информация. Но в твиттере и соцсетях каждый оценивал по своему. Например, заскочивший на пять минут Сергей Рыжиков (директор Битрикса) насчитал 85 человек (информация взята из его твита).

Много это или мало? Я, признаться, рассчитывал на 120 человек, включая техперсонал и докладчиков. Мой прогноз оправдался на 53% по числу участников и на 60% в целом по присутствию. Для первого раза неплохо. Подгадай я лучше с датами, судя по числу желающих получить видео и тех, кто лично признался в сожалении за невозможность приехать, я бы мог набрать еще около 20 человек. Но не срослось, а история не любит сослагательного наклонения.

И да, я мог набить зал бесплатными сусликами до упора - в прошлом году без большой рекламы я собрал 120 человек с города на семинар, где из шести докладов один был рекламный, а четыре сделал я сам. Но я, сука, жадный. А если честно, хотел, чтобы было пусть меньше, зато все материально заинтересованные. Люди ради массовости меня не интересовали принципиально.

Организационная схема и промо.

Конференция - это всегда некий объем промо-материалов. В качестве таковых выступает фирменная продукция конференции и различные бонусы от спонсоров, а также рекламные баннеры. Здесь все получилось как-то странно.

Я изначально решил обеспечить всех участников ручками и блокнотами. И большинство ими пользовались. Также мне понадобился некий сувенир, который вручали докладчикам и платным участникам - кружка с фирменной символикой.

Отдельно я заготовил программки на каждый день. Типография скосячила первый тираж, но вовремя исправилась и к середине первого дня мы раздали исправленный тираж. Солью этих программок была возможность оценить каждого из докладчиков от 2 до 5 баллов. Результат оказался закономерным только для худших докладов. А вот топ был неожиданным.

Первое место отдали мне, но тут я не удивлен - просто дань лояльности. Пусть я и дал рабочую схему, а теперь отбиваюсь от желающих по ней работать и ждущих рабочего запуска Болтунов, все же это был не лучший доклад.

Поэтому лучшая пятерка выглядит так с небольшим отрывом друг от друга и моим мнением, почему так произошло:
1. Леонович: несмотря на вторичность доклада, Константин провел его здорово.
2. Паньшин: новизна доклада и спокойствие Алексея сыграли большую роль.
3. Козлов: этот доклад был не всем понятен, но очень обилен фактами.
4. Карпенко: понятные графики, хорошая подача.
5. Амирханов: оригинальная подача материала.

Мой личный топ другой, именно поэтому мне нужны были оценки аудитории. Организаторы часто слепы относительно качества докладчиков, как показывает практика других конференций.

Возвращаясь к промо, промокодов в раздатке было три. На общую сумму в 1300 рублей. Как это всегда бывает, часть промокодов у меня осталась. Однако, те, кто активно пользуется всякими системами для получения ссылок на свои проекты, считай, отбили треть суммы за участие.

Кроме раздатки были: промоскатерть на стол регистрации, промофутболки для девушек (им же и подарил), два роллапа для своих проектов.

Отдельно стоит упомянуть о видео, съемку которого удалось провести на бартер за участие в конференции.

Сама организационная схема включала:
- аренду зала вместе со всей техникой,
- аренду кулера с водой,
- обед в каждый день,
- аренду ночного клуба с диджеем,
- трансферы,
- проживание для докладчиков.

Все докладчики жили за счет организаторов. Все бесплатно доставлялись из аэропорта и обратно. Все участники, к какой бы категории они не принадлежали, обедали без ограничений. Голодным не остался никто, хотя часть людей предпочла обедать за свой счет в стейкхаусе этажом ниже.

Кофе или другие напитки можно было заказать в любое время в баре отдельно по адекватной цене. Например, кофе (американо или двойной эспрессо) стоило 50 рублей.

Питание на культурной программе тоже шло за счет присутствующих. Хотя, признаюсь, мне пришлось закрывать небольшие хвосты по общему счету. Но совсем немного.

Про то, как прошла конференция, я уже писал. Ничего нового добавить не могу. Все отработали, как и ожидалось. Ни один трансфер не опоздал - это некоторые докладчики опаздывали на выезд. Типография показала себя вообще молодцом, исправляя косяк, допущенный по неосторожности и непроверенный мной. Девочки на регистрации проявили должную самоотверженность. Сотрудники отеля тоже были вежливы и предупредительны. Придраться можно было к разным деталям и нюансам (кому-то не понравился обед, мне не хватало второго радиомикрофона, докладчикам - кнопки для перелистывания слайдов), но мне есть с чем сравнивать - все было на хорошем уровне.

Турфирма в лице двух наших колл-менеджеров отработали молодцом: я наслушался немало комплиментов за их работу по бронированию и трансферам. Кроме того, они провели контроль по оплатам и в итоге было только 2 неоплаты без аннуляции.

Так что мне осталось только привести цифры.

Цифры.

Расходы:
- питание (обеды): 55500р.
- аренда зала: 12600р.
- трансферы: 8300р.
- проживание докладчиков: 48600р.
- промо: 25000р.
- допрасходы на питание в кафе: 10000р.
- транспортные расходы (такси): 2000р.
- прочие расходы: 7300р.
Итого: 169300 рублей.

Сюда не вошли расходы на вечеринку у меня дома. Это еще 30000 рублей. После мероприятия мы подумали, что кейтеринг на 20 гостей был бы дешевле и принес бы меньше срача. Но я не жалею. В целом, я морально уже был готов (и мог себе позволить) не только эти расходы отнести целиком на свой счет, но и вообще всю конференцию. Но все получилось намного лучше. Я ушел в ноль.

Доходы: 197000 рублей, из которых половина была оплачена в последнюю неделю или накануне конференции. С большей части этих денег еще предстоит оплатить налоги по УСН15%, так как средства принимались на расчетный счет компании или по чеку.

Конверсия получилась примерно такая: миллион контактов дал 3000 переходов на сайт. А 3000 переходов превратились в 47 заявок, которые дали 38 продаж. Хотя, конечно, это не учитывает бесплатных участников, зато дает понимания, сколько нужно переходов на сайт, чтобы окупить проведение конференции в вашем городе и под вашей эгидой.

Результаты.

Наивно ждать быстрых результатов. Но все же у меня уже прошла одна встреча с потенциальным клиентом и завтра еще одна. Хотя, конечно, я не считаю это результатом. Это просто следствие планомерной политики по выходу в лидеры мнений.

У меня есть несколько хороших предложений из Москвы по сотрудничеству с проектами Болтуны и Казапа (продажа оптом ссылок с них через API).

Укрепились рабочие связи. Они были и раньше достаточно сильными. Но прямое общение - отличный повод их укрепить. В моем бизнесе связи = рост оборота и среднего чека.

Пересмотрел свое видение плана развития студии. Будем ломать схему. В том числе полностью менять сайт студии. В том виде, как он есть, он не нужен никому и нам в том числе.

Возникло ощущение, что я сделал большое дело. Надеюсь, что это ощущение не пропадет.

И для любителей накрутки тИЦ: сделать конференцию и уйти по итогам в ноль, это прекрасный способ получить пару десятков трастовых ссылок с тицастых незаспамленных ресурсов даром за три дня почти круглосуточной работы! Но тссс, это уже палево. А я пошел делать на базе сайта конференции лендинг и сателлит на стотыщ страниц под продажу ссылок.

Конференция (от латинского «confero» - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения определённых вопросов.

Конференция может стать отличной возможностью донести до целевой аудитории важные сведения, проанализировать выбранную тему со всех аспектов и мотивировать слушателей на какие-либо действия. При проведении подобного мероприятия нужно учитывать все нюансы (подготовленность участников, способы представления информации, организационные и подготовительные меры).

По объему информации и общей длительности мероприятия их можно разделить на две основные категории: большие (конгрессы и заседания, состоящие из нескольких секций) и маленькие (лаконичное изложение сути рассматриваемой темы).

По составу участников и методу проведения конференции бывают: открытые (без ограничений, с участием всех присутствующих) и закрытые (избранный состав, тему раскрывают только докладчики).

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

• узкоспециализированные и масштабные;
• международные и национальные;
• деловые и обучающие;
• юбилейные и мемориальные.

Как провести мероприятие?

Успех любого мероприятия (не только конференции) зависит от двух факторов - от степени его подготовленности и от атмосферы его проведения. Именно поэтому первое, с чего вам следует начать, - это планирование. Вам необходимо определить форму проведения мероприятия, тематику, круг обсуждаемых вопросов, место проведения, потенциальных партнёров и участников. Отдельно стоит подумать над финансовой стороной вопроса, в том числе необходимостью и уместностью введения организационного взноса. Не забудьте обсудить данный вопрос с бухгалтерией вашей организации, чтобы предполагаемые финансовые затраты можно было распределить на конкретные статьи расходов.

Затем с учётом масштабов мероприятия сформируйте организационный комитет, причём желательно, чтобы ваши коллеги не только были исполнителями, но и сами выдвигали различные инициативы. Прислушивайтесь к свежим идеям, устраивайте мозговые штурмы и помните, что истина рождается в споре.

На организационном этапе необходимо составить подробный сценарий мероприятия с чёткой разбивкой по времени. Учитывайте все детали вплоть до фуршета и кофе-брейка, для организации которых можно пригласить фирму, оказывающую услуги кейтеринга - выездного ресторанного обслуживания.

Ещё один важный этап подготовки - обеспечение информационного освещения. В наш век Интернета для крупных мероприятий, как правило, создают собственные сайты, но даже если ваша организация не обладает достаточными средствами, полностью игнорировать данный этап нельзя. Например, ваши партнёры могут распространить информацию о мероприятии совершенно бесплатно.

Мероприятие должно быть хорошо организовано, а информация должна представляться не только в устной форме, но и с помощью других способов. Для обеспечения комфорта может понадобиться аренда проектора и экрана. Это оборудование необходимо, поскольку для эффективного представления информации докладчики могут демонстрировать аудитории презентации, графики, схемы, иллюстрации. Такие материалы могут транслироваться в электронном виде через экран, чтобы каждый участник смог наглядно рассмотреть суть вопроса.

Разумеется, докладчики должны выступать перед аудиторией, используя микрофоны. Информацию, которая будет представлена посетителям мероприятия, нужно предварительно сохранить на компьютере. Участникам конференции можно выдать печатные материалы, канцелярские принадлежности и памятные сувениры (брошюры, журналы, листовки, блокноты, шариковые ручки, значки, фирменные пакеты). Как правило, перед началом конференции посетителям надевают на руки одинаковые браслеты, чтобы они могли найти свою группу, если потеряются. Во время перерывов нужно предоставить участникам питание (кофе, закуски, ланч, кондитерские изделия).

Как организовать научную конференцию?

У научных конференций (по статусу они занимают промежуточное место между конгрессами и семинарами) существуют свои особенности. Одной из главных фигур является учёный секретарь конференции, ведущий переписку с участниками, составляющий программу и готовящий к изданию сборник тезисов. Важная задача - вовремя разослать приглашения и разобрать заявки. На серьёзных научных конференциях, а также посвящённых памятным датам начинают этим заниматься за год.

Вам может очень помочь печать буклетов со следующей информацией: название, место, дата, эмблема, сроки предоставления материалов, контактные данные организаторов, время и место публикации материалов.

Как организовать международную конференцию?

На международной конференции следует заранее обозначить используемые языки, найти переводчиков, подготовить экскурсионную программу для иногородних и иностранных участников, а также забронировать им гостиницы.

Такие мероприятия проводятся с целью обучить аудиторию новым навыкам, ознакомить участников с последними технологическими разработками, расширить кругозор и общее развитие людей. Конференции нужны для того, чтобы присутствующие получали подробные знания по интересующим вопросам, совершенствовали свои способности. Материалы, представленные аудитории, должны соответствовать тематике конференции и ее целям. Предполагается, что после мероприятия участники получают необходимые теоретические сведения, которые в дальнейшем они смогут применить на практике.

Редакция желает вам успехов, и пусть организация конференции станет новой вехой в вашем карьерном росте.
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Основные элементы организации и проведения международных конференций:

♦ выбор места конференции (при этом учитываются политическая ситуация, технические возможности, безопасность);

♦ встреча иностранных делегаций (руководителя, одного или вместе с делегацией, встречают, как правило, представители государства, правительства, глава соответствующего дипломатического ведомства);

♦ визиты (первый визит - в дипломатическое представительство своей страны, затем-официальным представителям страны);

♦ рассадка на конференции. В соответствии с международной практикой рассадка производится в алфавитном порядке (как правило, используется французский или английский алфавит);

♦ председательствование на конференции (открывается конференция обычно временным председателем, представляющим принимающую страну);

♦ рабочие языки конференции (в средние века переговоры велись на латинском языке, в ХУП1-Х1Х вв. рабочим языком дипломатов стал французский, сейчас, как правило, их несколько. Представители могут выступать на своем языке, но делегация обязана обеспечить перевод на один из рабочих языков),

♦ старшинство делегатов (желательно, чтобы руководители делегаций имели эквивалентные ранги);

♦ привилегии и иммунитеты. Длительное время вопрос об объеме привилегий и иммунитетов, которые должны предоставляться делегациям государств на конференциях, был дискуссионным. Сейчас не вызывает сомнений, что независимо от характера конференции (политического или техничекого) ее делегаты и делегации, в которых они официально состоят, представляют интересы направивших их суверенных государств, а следовательно, должны обладать всеми необходимыми возможностями для выполнения стоящих перед ними задач (теми же, что и дипломаты).

Обязательным элементом любой официальной конференции должны быть письменные правила, направляющие и определяющие деятельность участников, к которым председатель прибегает в спорных ситуациях.

Эти постоянные правила принимаются на сессии и рассматриваются последующими сессиями как стандартные, например, правила процедуры Генеральной Ассамблеи ООН.

Правовые нормы, содержащиеся в правилах процедуры, регулируют в основном следующие вопросы.

А. Общая организация конференции:

1) состав делегаций и полномочия представителей;

2) создание комитетов;

3) официальные языки;

4) определение вопроса о том, являются заседания открытыми или закрытыми;

5) ведение протоколов;

6) обязанности генерального секретаря и секретариата.

Б. Общие и специальные права председателя:

1) открытие, приостановление и закрытие заседаний, а также руководство дискуссиями на них;

2) поддержание порядка на заседаниях;

3) вынесение постановлений по порядку ведения заседаний и руководство их ходом;

4) провозглашение и закрытие списков выступающих.

В. Специальные права делегатов:

1) право вносить предложения процедурного характера;

2) право ответа другому делегату;

3) право делать предложение по порядку ведения заседания.

Г. Методы выдвижения предложений и принятия решений:

1) порядок рассмотрения предложений и поправок к ним;

В повестку дня конференции включаются вопросы для обсуждения и порядок, в котором они будут рассматриваться.

Несмотря на большое разнообразие правовых норм, все они могут быть разделены на четыре основные категории, регулирующие правовое положение и порядок деятельности делегаций как представителей своих правительств, должностных лиц конференции, секретариата конференции и его исполнительного главы, а также определяющие порядок принятия конференцией решений по существу вопросов, для рассмотрения которых она созвана.

Предварительная повестка дня обычно подготавливается членами комиссии или секретариата конференции и в случае проведения обычной конференции включает:

а) обязательные пункты (например, утверждение протокола предыдущего заседания);

б) вопросы для рассмотрения, оставшиеся с прошлой сессии;

в) вновь поданные на рассмотрение вопросы.

Вопросы, включенные в повестку дня, заблаговременно

направляют в секретариат (членам комиссии), чтобы они успели их обработать и уведомить участников. До начала конференции повестку дня распространяют среди участников. Для некоторых конференций обязательно распространение пояснительного меморандума по каждому отдельному пункту повестки дня.

Состав делегации определяется правилами процедуры. Полномочия требуются в определенных случаях, например для того, чтобы подписывать текст какого-нибудь договора. В соответствии с 29 пунктом правил процедуры Генеральной Ассамблеи ООН возможен предварительный допуск кандидатов в случае, если против данной кандидатуры выдвигаются возражения.

Каждый представитель имеет верительные документы, удостоверяющие его личность и уполномочивающие к участию в конференции; обычно специальная (мандатная) комиссия проверяет их аутентичность и докладывает о результате на пленарном заседании. Верительные документы выдаются государственными органами и должны соответствовать правилам процедуры конференции.

Допуск и статус наблюдателей зависит от правил процедуры конференции, однако они не имеют права голоса. На Генеральной Ассамблее ООН наблюдателей допускают к участию в обсуждении в виде исключения, а в Совете Безопасности это обычная практика.

Официальными языками считаются те, на которых публикуются тексты и резолюции, а также проводятся дискуссии. Рабочие языки используются в дискуссиях и при переводе выступлений участников конференций.

Драгоман - устаревшее название официального переводчика, состоявшего при дипломатических и консульских миссиях в восточных странах. Согласно установившимся традициям драгоман причислялся к членам дипломатического или консульского корпуса.

Драгоманы, как правило, были не просто переводчиками, но и авторитетными специалистами, знающими порядки, нравы и историю страны пребывания. Эти специалисты очень высоко ценились и порой могли находиться в должности до преклонных лет.

В современной дипломатической практике этот термин постепенно выходит из обращения, хотя может употребляться в переносном смысле - для характеристики состоящих в штате дипломатических миссий высококлассных специалистов, хорошо владеющих восточными языками.

Конференции могут быть:

♦ полностью открытыми для общественности и средств массовой информации, куда они приглашаются;

♦ полностью закрытыми, когда общественность и журналисты получают лишь окончательное коммюнике, одобренное участниками;

♦ с ограниченным количеством участников; общественность и журналисты в этом случае узнают о происходящем от участников посредством пресс-конференций, брифингов и т.п.

Одно из основных требований, предъявляемых к любой конференции, - полная ясность того, что было принято и что отвергнуто. С этой целью информация о проведении конференций и достигнутых договоренностях хранится в неизменном виде, а участники должны подтвердить ее корректность. Эта информация может иметь форму:

а) стенографического отчета (записанного от руки или на аудионосителе);

б) итогового отчета, подготовленного секретариатом

или специальным докладчиком;

в) текстов договоров и резолюций.

Права участников, как и ограничения их действий, обычно оговорены в правилах процедуры. Обычно эти правила включают: право выступать по каждому из обсуждаемых вопросов; право на протест или ответ; право на процедурное предложение; право отвечать на высказывания другого выступающего.

Решения на конференции обычно принимаются на основе письменных предложений, поданных на рассмотрение одним или несколькими участниками; такие предложения рассматриваются как проекты резолюций. В ООН они подаются на рассмотрение с пояснительным меморандумом.

Аккламация (от латинского - восклицание) означает метод принятия решений без проведения голосования в дипломатической практике, а также по регламенту некоторых парламентов, конференций, съездов, форумов и т.п. Решение принимается на основе реакции участников: возгласов, аплодисментов, реплик, высказываний участников с мест и т.п.

В официальных протоколах проводимых мероприятий, как правило, делается пометка «решение принято путем аккламации».

Вопросы для самоконтроля

1. Определите понятие и перечислите виды международных конференции

2. Как проходит организация и проведение международных конференции?

1. Ковалев Ан. Азбука дипломатии. М.,1998

2.Алехина И. Имидж и этикет делового человека. М.,1996

3. Лунев С.И. Дипломатия в Южной Азии.-М.,1997.

4. Малетин Н.П. АСЕАН: три десятилетия (1967-1997)-три политики.-М.,1997.

5. Назарбаев Н.А. В потоке истории.-Алматы, 1999.

6. Назарбаев Н.А. На пороге 21 века.-Алматы, 1996.

7. Общеевропейский процесс и гуманитарная Европа / Под ред. Л.И.

8. Глухарева и В.Страды. -М.,1995.

9. Основы права Европейского Союза/Под ред.С.Ю.Кашкина.-М.,1997.