Главная
Безопасность компьютера
Как сделать связь между ячейками в excel? Как в Excel отобразить связанные ячейки Как в экселе добавить связь

Как сделать связь между ячейками в excel? Как в Excel отобразить связанные ячейки Как в экселе добавить связь

29.06.2020

Создание связи (отношения) типа «один ко многим» между таблицами базы данных Microsoft SQL Server

В данной теме показано, как создавать связь (отношение) между таблицами по некоторому полю. Данная тема базируется на знаниях предыдущих тем:

Условие задачи

Дана база данных Microsoft SQL Server . База данных размещается в файлах «MyDatabase.mdf» и «MyDatabase.ldf» . Загрузить архив с готовыми для работы файлами базы данных можно .

В базе данных заданы две таблицы с именами Source и Emission. Таблица Source определяет источник загрязненных выбросов. Таблица Emission определяет время выбросов и число загрязненных выбросов, которое было сформировано источником.

Структура таблиц следующая.

Таблица Source.

Таблица Emission

Название поля	Тип данных	Комментарий
ID_Emission	int	Ключевое поле, уникальное поле (счетчик)
ID_Source	int	Внешний ключ, значение Source.ID_Source
count	float	Количество выбросов
Text	char	Комментарий
date	datetime	Дата и время выбросов

Используя средства системы Microsoft Visual Studio необходимо реализовать связь (отношение) «один ко многим» между таблицами Source и Emission по полю ID_Source.

Выполнение

1. Запуск Microsoft Visual Studio

Запустить систему визуальной разработки приложений Microsoft Visual Studio .

2. Создание/подключение базы данных

На этом шаге нужно подключить (или создать) готовую базу данных «MyDataBase.mdf» , которая состоит из двух файлов:

файл «MyDataBase.mdf» ;
файл «MyDataBase.ldf» .

Архив с файлами можно скачать .

После подключения окно Server Explorer будет иметь вид, как показано на рисунке 1.

Рис. 1. Окно Server Explorer после подключения базы данных «MyDataBase.mdf»

3. Поля ID_Source и ID_Emission

Следует отметить, что поля ID_Source и ID_Emission есть уникальными счетчиками. Такие поля используются в базах данных для обеспечения уникальности каждой записи таблицы.

Поле ID_Source таблицы Source есть первичным ключом.

Подробный пример создания уникального поля, которое есть счетчиком, описывается в статье:

4. Установление связи между таблицами

4.1. Снятие опции

По умолчанию, система MS Visual Studio запрещает сохранение изменений, которые требуют повторного создания таблиц. Чтобы разрешить вносить изменения в таблицы нужно настроить (снять выделение) опцию

Prevent saving changes that require table re-creation

Для этого нужно выполнить следующую последовательность шагов:

перейти в меню Tools главного меню MS Visual Studio ;
в меню Tools выбрать команду «Options…» . В результате откроется окно «Options» (рисунок 2);
в левой части окна «Options» последовательно раскрыть вкладки «Database Tools» ->«Table and Database Designers» (рисунок 2);
выбрать элемент «Table and Diagram Options» . В результате в правой части окна активируется группа элементов «Table Options» ;
в группе «Table Options» снять пометку из опции «Prevent saving changes that require table re-creation» (рисунок 2) и подтвердить выбор (кнопка OK ).

После выполненных действий можно создавать связь между таблицами.

Рис. 2. Опция «Prevent saving changes that require table re-creation»

4.2. Установление первичного ключа (Primary Key ) в таблице Source

Как видно из структуры таблиц (рисунок 1) общим для таблиц есть поле ID_Source. Связь между таблицами будет осуществляться по этому полю.

В таблице Source нужно установить поле ID_Source как «Первичный ключ» (Primary Key ).

Чтобы установить первичный ключ нужно выполнить такие действия:

перейти в режим редактирования таблицы Source выбором команды «Open Table Definition» (рисунок 3). Откроется окно редактирования таблицы;
сделать клик правой кнопкой «мышки» на строке ID_Source и в контекстном меню выбрать команду «Set Primary Key» . В результате поле ID_Source будет обозначено как поле, которое есть первичным ключом (рисунок 5);
сохранить и закрыть таблицу Source .

Рис. 3. Команда «Open Table Definition»

Рис. 4. Установление первичного ключа в таблице Source

Рис. 5. Поле ID_Source в таблице Source после установления первичного ключа

В таблице Emission не обязательно устанавливать первичный ключ.

4.3. Создание связи между таблицами по полю ID_Source

Для создания связей между таблицами используется элемент “Database Diagrams» базы данных «MyDataBase.mdf» . Чтобы создать связь между таблицами нужно выполнить следующие действия:

с помощью клика правой кнопкой «мышки» вызвать контекстное меню (рисунок 6). В меню выбрать команду «Add New Diagram» . В результате, база данных создаст пустую диаграмму. Будет выведено окно «Add Table» добавления таблиц в диаграмму (рисунок 7);
поочередно выбрать нужные таблицы (Source, Emission) и подтвердить выбор нажатием на кнопке «Add Table» ;
закрыть окно «Add Table» .

Рис. 6. Команда добавления новой диаграммы

Рис. 7. Окно «Add Table» добавления таблиц в диаграмму

После выполненных действий окно диаграммы будет иметь вид, как показано на рисунке 8. Пока что таблицы не имеют связи между собой.

Рис. 8. Таблицы Source и Emission

Чтобы начать устанавливать отношение между таблицами, нужно сделать клик на поле ID_Source таблицы Source, а потом (не отпуская кнопку мышки) перетянуть его на поле Source таблицы Emission .

В результате последовательно откроются два окна: Tables and Columns (рисунок 9) и Foreign Key Relationship (рисунок 10), в которых нужно оставить все как есть и подтвердить свой выбор на кнопке OK .

В окне «Tables and Columns» есть такие поля (рисунок 9):

поле «Relationship name» . В этом поле задается имя объекта, который символизирует соединение (отношение) между таблицами. С помощью этого объекта (имени) можно управлять некоторыми свойствами связи (отношения). В нашем случае соединение (отношение) имеет название FK_Emission_Source ;
поле «Primary key table:» . Это поле задает таблицу, которая есть первичной по отношению к другой таблице. В нашем случае первичной есть таблица Source. Поле, которое служит первичным ключом таблицы имеет название ID_Source ;
поле «Foreign key table:» указывает название таблицы (Emission ) и поля в этой таблице (ID_Source ), которое есть внешним ключом.

Рис. 9. Окно настройки параметров связи (отношения) между таблицами

В окне «Foreign Key Relationship» настраиваются свойства соединения. Можно оставить все как есть.

Рис. 10. Настройка свойств соединения FK_Emission_Source

4.4. Диаграмма связи

После создания связи окно диаграммы будет иметь вид, как показано на рисунке 11.

Рис. 11. Вид диаграммы после установки отношения (связи) между таблицами Source и Emission

Как видно из рисунка, конец соединения (отношения), что примыкает к таблице Source имеет вид ключа. А конец соединения, которое примыкает к таблице Emission имеет вид знака бесконечность ∞ .

Это означает, что в таблице Source числовое значение в поле ID_Source может встречаться только один раз. А в таблице Emission числовое значение ID_Source может повторяться (бесконечное количество раз). Таким образом можно представить любое множество уникальных объектов, которые имеют свойство повторяться в некоторой предметной области.

Рис. 12. Задание имени для диаграммы

Также, система может вывести окно сохранения таблиц в базе данных (рисунок 13), поскольку между таблицами уже существует отношение (связь). В этом окне нужно указать «Yes» .

Рис. 13. Окно сохранения таблиц в базе данных в связи с изменениями

После выполненных действий, диаграмма Diagram1 отобразится в окне Server Explorer (рис. 14). С помощью команд контекстного меню есть возможность управлять диаграммой. Так, например, команда «Design Database Diagram» переводит диаграмму в режим редактирования, в котором можно изменять связи между таблицами базы данных.

Рис. 14. Команда редактирования связей (отношений) между таблицами

5. Программное управление данными

После создания связи (отношения) между таблицами можно создавать проект, который будет управлять данными в таблицах. Но это уже совсем другая тема.

Ранее описанный способ вставки таблицы как графического объекта имеет определенные ограничения, такие, как: невозможность изменения данных, искажения при масштабировании, нечитаемость мелкого шрифта и т.д.

Второй предложенный способ - вставлять листы Excel непосредственно в документ, - приводит к неоправданному «раздуванию» файла, кроме того, внедренные объекты иногда ведут себя непредсказуемо.

Однако, используя технологию Automation, объекты можно не только внедрять, но и связывать.

Сейчас мы свяжем между собой таблицы Еxcel и Word, причем так, чтобы изменения в исходной таблице приводили к изменениям в таблице документа. Итак, у нас есть исходная таблица с расчетами:

Создаем в Word точно такую же, но пустую таблицу:

Заголовки не набираем, а специально оставляем пустые строки.

После проделанных операций, на экране должно быть открыты оба окна: окно MS Word с заготовкой и окно MS Excel с расчетной таблицей. Можем приступать к связыванию. Суть его состоит в том, чтобы последовательно, одна за другой, связать ячейки таблицы с необходимыми позициями в текстовом документе.

Для этого:

Перейдите на лист Еxcel и сделайте текущей ячейку, которую необходимо связать с документом (начнем с В1).
Выполняем копирование ячейки (меню Правка-Копировать либо сочетание клавиш Ctrl+C ).
Переходим в окно с документом Word и помещаем курсор в позицию для вставки. В данном случае это будет заголовок, расположенный через одну строку над таблицей.
В меню Word выбираем Правка-Специальная вставка . В результате откроется диалоговое окно Специальная вставка , где в области Источник (в левом верхнем углу) указаны координаты выделенной ячейки:
Устанавливаем переключатель в положение Связать .
В списке Как выбираем Неформатированный текст .
Щелчком по кнопке ОК закрываем окно.

Таким образом мы установили связь между текстовой позицией в документе и ячейкой в рабочем листе. Необходимо сразу отметить, что с объединенными ячейками связывание работает не совсем корректно. Аналогично необходимо связать оставшиеся ячейки. Окончательно документ должен выглядеть так:

Теперь мы имеем возможность форматировать таблицу, как нам удобно, при этом изменение данных будет происходить автоматически. Также можно отметить, что таблицу в Word можно использовать как сводную, занося в нее значения из разных листов и даже книг Еxcel.

Режим обновления также можно настраивать. Для этого необходимо:

Выбрать любое вставленное значение в Word и нажать правую кнопку мыши:
В контекстном меню выбрать Связанный объект Лист-Связи .
В открывшемся окне можно выбирать Способ обновления связи:

Способ обновления можно изменять для каждой связи по отдельности, а можно выделить изменить для всех значений или для нескольких сразу.

Данный способ при разовом использовании подходит мало, так как он достаточно трудоемкий на начальном этапе. Однако при частых вычислениях (курсовые, дипломные работы, финансовые отчеты и т.д.) он окупается. Также при изменении структуры таблицы в Excel происходит нарушение связей, что влечет за собой разрушение целостности таблицы в документе. Поэтому связывание лучше выполнять после окончательного формирования расчетных таблиц.

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать - читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами - скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка». Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами - вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один - картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение - операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст» .

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь. В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9 , то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word - широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько - диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9 ), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или «Главная-Заменить» ), указав старый адрес и новый.

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы - то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь - пишите нашему боту в Telegram , поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

С уважением, команда tDots.ru

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки , имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

Открываем обе рабочие книги в Excel
В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения . Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения . Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Иногда необходимо создать неизменяемую связь одной ячейки со значением в другой ячейке, введенном в нее вручную или полученным в результате вычисления формулы.

В окне открытого листа выделите ячейку с исходным значением.
Используйте любой известный способ копирования (кнопка «Копировать» на вкладке «Главная», Ctrl+C и т. д.).
Выделите ячейку, которая будет связанна с исходной.
Перейдите к вкладке «Главная» и в группе «Буфер обмена» раскройте меню кнопки «Вставить».
В списке команд выберите пункт «Вставить связь» (рис. 4.4).
Закрепите результат щелчком по клавише Esc.

Примечание

Дальнейшее изменения значений в исходной ячейке будут автоматически отображаться в связанной ячейке.

Рис. 4.4. Вкладка «Главная». Меню кнопки «Вставить». Пункт «Вставить связь»

Создание связей между рабочими книгами

Открываем обе рабочие книги в Excel
В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Обновление связей

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.
Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».
Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:
Теперь нужно перенести данные о ставках всех остальных работников предприятия. Конечно, это можно сделать тем же путем, которым мы выполнили поставленную задачу для первого работника, но учитывая, что оба списка сотрудников расположены в одинаковом порядке, задачу можно существенно упростить и ускорить её решение. Это можно сделать, просто скопировав формулу на диапазон ниже. Благодаря тому, что ссылки в Excel по умолчанию являются относительными, при их копировании происходит сдвиг значений, что нам и нужно. Саму процедуру копирования можно произвести с помощью маркера заполнения.
Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.
Все данные из аналогичного столбца на Листе 2 были подтянуты в таблицу на Листе 1. При изменении данных на Листе 2 они автоматически будут изменяться и на первом.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС - ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».
В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».
Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».
Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции - вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:
ИНДЕКС(массив;номер_строки;)

«Массив» - аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

«Номер строки» - аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

«Номер столбца» - аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».
После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки». Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ. Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ», то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…».
Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы». На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ». Выполняем щелчок по кнопке «OK».
Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ. Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС. Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;)

«Искомое значение» - аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

«Просматриваемый массив» - аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

«Тип сопоставления» - аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.
После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2», который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя».
После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив», переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0». После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив». Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4. Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK».
Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка». Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС. Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7) и щелкаем по кнопке F4. Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter. В целом формула приняла следующий вид:
ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))
Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.
Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ.

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».
Следует запуск окна Мастера функций. Переходим в группу «Математические» и выбираем там наименование «СУММ». Далее жмем по кнопке «OK».
Производится перемещение в окно аргументов функции СУММ, которая предназначена для расчета суммы выбранных чисел. Она имеет нижеуказанный синтаксис:
СУММ(число1;число2;…)

Поля в окне соответствуют аргументам указанной функции. Хотя их число может достигать 255 штук, но для нашей цели достаточно будет всего одного. Ставим курсор в поле «Число1». Кликаем по ярлыку «Лист 2» над строкой состояния.
После того, как мы переместились в нужный раздел книги, выделяем столбец, который следует просуммировать. Делаем это курсором, зажав левую кнопку мыши. Как видим, координаты выделенной области тут же отображаются в поле окна аргументов. Затем щелкаем по кнопке «OK».
После этого мы автоматически перемещаемся на Лист 1. Как видим, общая сумма размера ставок работников уже отображается в соответствующем элементе.
Но это ещё не все. Как мы помним, зарплата вычисляется путем умножения величины ставки на коэффициент. Поэтому снова выделяем ячейку, в которой находится суммированная величина. После этого переходим к строке формул. Дописываем к имеющейся в ней формуле знак умножения (*), а затем щелкаем по элементу, в котором располагается показатель коэффициента. Для выполнения вычисления щелкаем по клавише Enter на клавиатуре. Как видим, программа рассчитала общую заработную плату по предприятию.
Возвращаемся на Лист 2 и изменяем размер ставки любого работника.
После этого опять перемещаемся на страницу с общей суммой. Как видим, из-за изменений в связанной таблице результат общей заработной платы был автоматически пересчитан.

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.
Переместившись в нужную нам область книги, выделяем ячейки, в которые нужно будет подтягивать значения. В нашем случае это столбец «Ставка». Щелкаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В контекстном меню в блоке инструментов «Параметры вставки» щелкаем по пиктограмме «Вставить связь».
Существует также альтернативный вариант. Он, кстати, является единственным для более старых версий Excel. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В открывшемся дополнительном меню выбираем позицию с одноименным названием.
После этого открывается окно специальной вставки. Жмем на кнопку «Вставить связь» в нижнем левом углу ячейки.
Какой бы вариант вы не выбрали, значения из одного табличного массива будут вставлены в другой. При изменении данных в исходнике они также автоматически будут изменяться и во вставленном диапазоне.

Урок: Специальная вставка в Экселе

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».
Затем перемещаемся к той книге, в которую эти данные нужно будет вставить. Выделяем нужный диапазон. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Вставить связь».
После этого значения будут вставлены. При изменении данных в исходной книге табличный массив из рабочей книги будет их подтягивать автоматически. Причем совсем не обязательно, чтобы для этого были открыты обе книги. Достаточно открыть одну только рабочую книгу, и она автоматически подтянет данные из закрытого связанного документа, если в нем ранее были проведены изменения.

Но нужно отметить, что в этом случае вставка будет произведена в виде неизменяемого массива. При попытке изменить любую ячейку со вставленными данными будет всплывать сообщение, информирующее о невозможности сделать это.

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.
Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».
Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».
После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.
Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».
После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Работа с базами данных - процесс, требующий определённых навыков и понимания некоторых нюансов. Разработанная компанией Microsoft программа Access даёт пользователям возможность быстро создавать и редактировать БД. Один из важнейших моментов, с которым обязательно нужно разобраться, при создании БД - связывание её элементов. В этой статье разберёмся с тем, как создать или удалить связи между таблицами в Access. Давайте же начнём. Поехали!

Прежде чем мы перейдём к связыванию, необходимо создать так называемые ключевые поля. Что это такое? Ключевое поле - это поле, определяющее каждую запись. Теперь перейдём непосредственно к его созданию. Открыв нужную таблицу , щёлкните правой кнопкой мыши по вкладке и выберите пункт «Конструктор». Затем добавьте новое поле. Например, если у вас есть список сотрудников, то ключевым стоит сделать «код сотрудника», указав тип данных «счётчик» либо «числовой». Чтобы сделать его ключевым, нажмите кнопку «Ключевое поле», расположенную на панели инструментов Microsoft Access. Далее, необходимо проделать то же самое для всех остальных таблиц.

Теперь уже можно связывать наши таблицы . Чтобы сделать это, откройте вкладку «Работа с базами данных» и в разделе «Отношения» ленты инструментов выберите пункт «Схема данных». Перед вами откроется окно, в котором понадобится выбрать все таблицы. Поочерёдно кликните по каждой из них. Закончив, выйдите из этого окна. Теперь нужно определиться с тем, как именно связывать. Например, есть две таблицы: «Бренд» и «Одежда», между которыми необходимо связать между собой. Поле «Код бренда» должно быть и там, и там. Если оно отсутствует - создайте его. При этом для записей категории «Бренд» оно будет ключевым (так называемый первичный ключ), а для «Одежда» - обычным (внешний ключ). Первичный ключ «Код бренда» перетащите на внешний ключ «Код бренда». После этого появится диалоговое окно, в котором нужно отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Отметив все пункты, нажмите кнопку «Создать». Появится чёрная линия, соединяющая указанные строки. Созданная связь имеет название «один ко многим». То есть в приведённом примере это будет означать, что один бренд может выпускать много разной одежды.

Далее, аналогичным образом свяжите все остальные, не забывая добавлять поля. Имея минимум три таблицы (среди которых две основных и одна промежуточная), вы можете создать тип связи «многие ко многим». Для заполнения полей, являющихся внешними ключами, можно использовать «Мастер подстановок». Чтобы сделать это, перейдите в режим конструктора и в разделе «Тип данных» выберите пункт «Мастер подстановок». В открывшемся окне выберите откуда будет взята информация для заполнения. Затем укажите нужные поля и нажмите кнопку «Далее». Следующие два окна можно пропустить. В конце кликните по кнопку «Готово». Прежде чем начать заполнение, программа предложит вам сохраниться, щёлкните «Да». Обратите внимание, что заполнение таким способом возможно только в случае, если связь ещё не установлена. Если у вас так не получилось, то вы можете удалить её и заполнить ячейки . После этого она автоматически появится, однако, вам понадобится кликнуть по ней два раза и отметить галочками пункты: «Обеспечение целостности…», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Чтобы удалить связь, кликните по кнопке «Схема данных» на панели инструментов, затем щёлкните по линии, показывающей её, и нажмите на клавиатуре клавишу delete.

Теперь вы знаете как добавляются и удаляются связи при работе с БД в программе Microsoft Access. Обладая этими навыками, вы уже сможете создавать полноценные, функционирующие БД, однако, продолжайте развивать свои знания программы Access. Пишите в комментариях была ли полезной для вас эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

В этой заметке мы научимся создавать связи между таблицами в базе данных MySQL с помощью phpmyadmin . Если по какой-то причине вы не желаете использовать phpmyadmin , смотрите приведенные ниже SQL-запросы.

Почему же связи удобно держать в самой базе данных? Ведь эту задачу обычно решает так и само приложение? Все дело в ограничениях и действиях при изменении, которые можно наложить на связи.

Например, можно запретить удалять категорию, если с ней связана хотя б одна заметка. Или удалить все заметки, если удалена категория. Или установить NULL в связующее поле. В любом случае, с помощью связей повышается отказоустойчивость и надежность приложения.

Для начала, движок таблиц должен быть InnoDB . Только он поддерживает внешние ключи (foreign key ). Если у вас таблицы MyISAM , почитайте как их конвертировать в InnoDB .

Для того, чтобы связать таблицы по полям, необходимо сначала добавить в индекс связываемые поля:

В phpmyadmin выбираем таблицу, выбираем режим структуры, выделяем поле, для которого будем делать внешнюю связь и кликаем Индекс.

Обратите внимание на разницу между "Индекс" и "Уникальный". Уникальный индекс можно использовать, например, до поля id, то есть там, где значения не повторяются.

Это же действие можно сделать с помощью SQL -запроса:

ALTER TABLE `table_name` ADD INDEX (`field_name`) ;

Аналогично добавляем индекс (только в моем случае теперь уже уникальный или первичный) для таблицы, на которую ссылаемся, для поля id. Поскольку поле id у меня идентификатор, для него делаем первичный ключ. Уникальный ключ мог бы понадобится для других уникальных полей.

С помощью SQL -запроса:

ALTER TABLE `table_name` ADD UNIQUE (`field_name`);

Теперь осталось только связать таблицы . Для этого кликаем внизу на пункт Связи:

Теперь для доступных полей (а доступны только проиндексированные поля) выбираем связь с внешними таблицами и действия при изменении записей в таблицах:

Через SQL -запрос:

ALTER TABLE `table_name` ADD FOREIGN KEY (`field_in_table_name_which_need_connect`) REFERENCES `outer_table_to_connect` (`outer_field`) ON DELETE RESTRICT ON UPDATE RESTRICT ;

на этом все, таблицы связаны через foreign key .