Сегодня каждый знает, что Microsoft Excel – это самая лучшая и удобная многофункциональная программа для работы с таблицами. Очень сложно будет повторить те же самые действия в текстовом редакторе. Но как совместить работу этих двух приложений? В данной инструкции мы расскажем, как из Excel перенести таблицу в Word и рассмотрим несколько основных методов сделать это.
Итак, приступаем к делу.
- Для начала создадим какую-нибудь таблицу в Экселе.
- Теперь необходимо выделить всю таблицу целиком.
Копирование таблицей
После этого у нас есть три варианта:
- Нажимаете на горячие клавиши Ctrl +C или делаете правый клик мыши и в контекстном меню выбираете пункт «Копировать».
- Кликаете на иконку «Копировать» на главной панели инструментов.
Во всех описанных выше методах мы скопируем объект с сохранением свойств таблицы. То есть, мы сможем в дальнейшем редактировать данную таблицу, после того как вставим в вордовский документ.
Копировать как рисунок
Но если в третьем способе нажать не на кнопку, а на «треугольник» рядом, то можно увидеть дополнительное меню. В нем нужно выбрать второй пункт.
Вставка в Word
Не важно в каком формате вы скопировали содержимое таблицы – перенести всё это в документ можно следующими способами:
- Нажмите на горячие клавиши Ctrl +V . В результате этого вы увидите следующее.
При этом будут доступны все функции для изменения содержимого и формата данных.
- Откройте редактор Word и кликните на кнопку «Вставить» на главной панели инструментов.
В результате этого таблица вставится автоматически.
Но если нажать не на кнопку, а не «треугольник» под ней, то вы увидите несколько различных вариантов.
Рассмотрим их более внимательно (при наведении на каждую иконку у вас появится возможность предварительного просмотра):
- с сохранением исходного форматирования;
- использовать стили конечного фрагмента;
- связать и сохранить исходное форматирование;
- связать и использовать конечные стили;
- рисунок;
- сохранить только текст.
После того как вы скопируете таблицу (не в виде изображения), перейдите в Ворде на вкладку «Главная», затем кликните на «треугольник» под кнопкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка».
После этого вам предложат следующие варианты:
- лист Microsoft Excel (вставка произойдет в виде рисунка, то есть редактировать таблицу вы больше не сможете);
- текст в формате RTF (всё вставится в неизменном виде);
- неформатированный текст (от таблицы ничего не останется);
- точечный рисунок (вы получите изображение, как и в первом пункте, но его внешний вид будет намного красивее и аккуратнее);
- метафайл Windows (практически такая же картинка, как и в первом случае, но с более аккуратными границами);
- формат HTML (обычная таблица, которую можно создать языком гипертекстовой разметки, то есть различные визуальные эффекты от Microsoft Excel пропадут);
- текст в кодировке Юникод.
Вставка из файла
В программе Microsoft Word существует возможность импорта различных файлов. Для этого переходим на вкладку «Вставка», нажимаем на кнопку «Текст» и выбираем пункт «Объект».
В появившемся окне переходим на вкладку «Создание из файла» и кликаем на кнопку «Обзор».
После этого указываем файл и нажимаем на кнопку «Вставить».
Путь подставится автоматически, нажимаем на «OK».
В результате этого вы увидите следующий результат.
Обратите внимание на то, что таблица вставилась в виде картинки. Более того, всё то что было выше и левее нее так же попало в наш документ. То есть вставка происходит от 1 ячейки и до последней, где есть хоть какая-то информация.
Экспорт таблицы из Excel
Для того чтобы использовать этот вариант, нужно сделать следующие шаги.
- Откройте Эксель и нажмите на вкладку «Файл».
- В появившемся меню перейдите в раздел «Экспорт».
- Здесь вы сможете:
- создать файл PDF;
- создать документ PDF/XPS;
- изменить тип файла.
- Если выбрать последний пункт, то увидите следующее (вам будут предложены различные форматы документов).
- При нажатии на кнопку «Сохранить как», вы можете выбрать еще большее количество форматов.
Возможные проблемы
Иногда бывает так, что пользователь пытается вставить таблицу, размерами намного шире, чем страница документа. В этом случае вы увидите искажение данных и всё оформление принимает нечитабельный вид. Либо правая часть информации исчезает из поля видимости.
В этом случае у вас есть несколько вариантов:
- Никогда так не делать.
- Уменьшить поля документа.
Для этого нужно перейти на вкладку «Главная», кликнуть на кнопку «Поля» и выбрать пункт «Узкие».
Если и этого будет недостаточно, то попробуйте выбрать пункт «Настраиваемые поля».
Уменьшите эти значения до 0,5 сантиметров.
После нажатия на кнопку «OK» вы увидите ошибку о том, что поля лежат вне области печати. Кликните на «Исправить».
После этого редактор Word автоматически подставит нужный минимальный размер. Для завершения нажмите на кнопку «OK».
- Но если и этого будет недостаточно, остается только один вариант. Для того чтобы изменить ориентацию документа, необходимо перейти на вкладку «Макет», кликнуть на кнопку «Ориентация» и выбрать пункт «Альбомная».
Теперь всё идеально умещается.
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные варианты переноса таблиц из программы Excel в редактор Word. Обратите внимание на то, что для каждой конкретной цели существует свой готовый способ, то есть обычное сочетание клавиш Ctrl +C и Ctrl +V не всегда будет являться самым оптимальным методом.
Кроме того, некоторые пункты меню могут меняться в зависимости от того, что находится в буфере обмена.
Видеоинструкция
Для тех, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже приводится видеоролик с дополнительными комментариями к описанным выше инструкциям.
Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является самым функциональным и удобным приложением для работы с таблицами. Безусловно, таблицы намного проще делать именно в Экселе, чем в предназначенном для других целей Ворде. Но, иногда сделанную в этом табличном редакторе таблицу, нужно перенести в текстовый документ. Давайте разберемся, как перенести таблицу из Microsoft Excel в программу Word.
Самый простой способ переноса таблицы их одной программы корпорации Microsoft в другую – это просто её скопировать и вставить.
Итак, открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и выделяем её полностью. После этого, вызываем, контекстное меню правой кнопкой мыши, и выбираем пункт «Копировать». Можно также на ленте нажать кнопку под таким же названием. Как альтернативный вариант, можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+C.
После того, как таблица скопирована, открываем программу Microsoft Word. Это может быть как совершенно пустой документ, так и документ с уже набранным текстом, куда следует вставить таблицу. Выбираем место для вставки, кликаем правой кнопкой мыши по месту, куда собираемся вставить таблицу. В появившемся контекстном меню, выбираем пункт в параметрах вставки «Сохранить исходное форматирование». Но, как и при копировании, вставку можно произвести, нажав на соответствующую кнопку на ленте. Эта кнопка имеет название «Вставить», и расположена в самом начале ленты. Также, есть способ вставить из буфера обмена таблицу, просто набрав сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+V, а ещё лучше – Shift+Insert.
Недостатком данного способа является то, что если таблица слишком широкая, то она может не вписаться в границы листа. Поэтому, этот способ пригоден только для подходящих по размеру таблиц. В то же время, этот вариант хорош тем, что таблицу можно продолжать свободно редактировать как угодно, и вносить в неё изменения, даже после вставки в вордовский документ.
Копирование с помощью специальной вставки
Ещё одним способом, с помощью которого можно перенести таблицу из программы Microsoft Excel в Word, является специальная вставка.
Открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и копируем её одним из тех способов, которые были указаны в предыдущем варианте переноса: через контекстное меню, через кнопку на ленте, или путём нажатия комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.
Затем, открываем вордовский документ в программе Microsoft Word. Выбираем место, где нужно вставить таблицу. Потом, жмем на значок выпадающего списка под кнопкой «Вставить» на ленте. В выпадающем меню выбираем пункт «Специальная вставка».
Открывается окно специальной вставки. Переставляем переключатель в положение «Связать», а из предложенных вариантов вставки выбираем пункт «Лист Microsoft Excel (объект)». Жмем на кнопку «OK».
После этого, таблица вставляется в документ Microsoft Word, как рисунок. Этот способ хорош тем, что даже если таблица широкая, она сжимается до размера страницы. К минусам данного способа относится то, что в Ворде редактировать таблицу не получится, так как она вставлена как изображение.
Вставка из файла
Третий способ вообще не предусматривает открытия файла в программе Microsoft Excel. Сразу запускаем Word. Прежде всего, нужно перейти во вкладку «Вставка». На ленте в блоке инструментов «Текст», кликаем по кнопке «Объект».
Открывается окно «Вставка объекта». Переходим во вкладку «Создание из фала», и жмем на кнопку «Обзор».
Открывается окно, где нужно найти тот файл в формате Excel, таблицу из которого вы хотите вставить. После того, как нашли файл, кликаем по нему, и жмем на кнопку «Вставить».
После этого, опять возвращаемся в окно «Вставка объекта». Как видим, адрес нужного файла уже занесен в соответствующую форму. Нам осталось только нажать на кнопку «OK».
После этого, таблица отображается в документе Microsoft Word.
Но, нужно учесть, что, как и в предыдущем случае, таблица вставляется, как изображение. Кроме того, в отличие от вышеописанных вариантов, все содержимое файла вставляется целиком. Нет возможности выделения конкретной таблицы или диапазона. Поэтому, если в файле Excel есть что-то такое, кроме таблицы, что вы не хотите видеть после переноса в вордовский формат, нужно эти элементы подкорректировать или удалить в приложении Microsoft Excel, прежде, чем начать конвертировать таблицу.
Мы разобрали различные способы переноса таблицы из файла Excel в документ Word. Как видим, существует довольно много различных способов, хоть не все из них удобны, а другие ограничены по возможностям. Поэтому, прежде чем выбрать конкретный вариант, нужно определиться, для чего вам нужна перенесенная таблица, планируете ли вы её редактировать уже в Ворде, и другие нюансы. Если вы хотите просто распечатать документ со вставленной таблицей, то для этого вполне сгодится и вставка в виде изображения. Но, если планируется изменение данных в таблице уже в вордовском документе, то в таком случае, однозначно нужно переносить таблицу в редактируемом виде.
Ворд не сильно приспособлен для проведения сложных расчетов, поэтому все они проводятся в Excel. В последствии появляется необходимость перенести таблицы Excel в Word. По незнанию некоторые пользователи могут начать попросту «перебивать » все данные в созданную таблицу в текстовом документе, превратив простую задачу в рутинное занятие, но на самом деле вставить таблицу Excel в Word очень просто. Для этого даже нет необходимости каким-либо образом таблицу Excel преобразовывать в Word.
Самый простой способ вставить таблицу Excel в Word, это выделить всю таблицу в Excel, скопировать ее в буфер обмена комбинацией клавиш «CTRL+C» или через меню, установить курсор в необходимом месте на листе Word, и вставить таблицу из буфера комбинацией клавиш «CTRL+V» или через меню. По умолчанию вставится обычная таблица со всеми скопированными данными, но при этом в правом нижнем углу таблицы появится специальный значок, нажав на который можно выбрать различные параметры вставки. Перемещая курсор от одного типа вставки к другому, сразу можно наблюдать результат на листе, что позволить наиболее точно подобрать необходимый параметр вставки, если это необходимо.
Как правило при сложных расчетах и большом количестве данных возможны различные корректировки, которые приводят к изменению данных в таблице Excel. Переносить каждый раз таблицу Excel в Word после каждых таких изменений, это не выход, особенно, если таких таблиц несколько. К счастью можно так вставить таблицу Excel в Word, чтобы между ними была постоянная связь и при изменениях в файле Excel, менялись данные и в таблице Word. Делается это с помощью меню «Специальная вставка» , которое можно найти на вкладке «Главная» в меню «Вставить» .
Перед выбором данного пункта меню необходимо в Excel скопировать таблицу. После выбора пункта «Специальная вставка» появляется окошко, в котором необходимо выбрать «Связать» и в графе «Как:» выбрать «Лист Microsoft Excel (объект)» . В результате при изменении данных в Excel данные будут меняться и в Word. При двойном клике по такое таблице мы будем попадать на эту таблицу в файле Excel. При необходимости можно принудительно обновлять данные в таблице Word через меню. Для этого нажимаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем «Обновить связь» .
Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?
Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.
Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.
Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.
Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.
Можно связать таблицы Excel и Word
, чтобы данные из одной таблицы поступали в другую.
Здесь рассмотрим, как из Excel перенести в Word данные таблицы
. Например, нам нужно произвести экспорт таблицы из
Excel в Word
, чтобы при изменении данных в таблице Excel, менялись данные в Word.
Итак, как перенести таблицу из Excel в Word
.
Сделаем таблицу в Excel. Заполнили таблицу Excel данными – название столбцов, формулы, т.д.
Точно такую же таблицу сделаем в Word, с одинаковым количеством строк и столбцов, но пустую. В столбце С стоят формулы.
Теперь нужно настроить связь между ячейками таблиц.
Для этого нажимаем правой мышкой на первую ячейку в таблице Excel. Из появившегося контекстного меню выбираем функцию «Копировать».
Переходим в таблицу Word. Нажимаем на такую же (первую) ячейку и на закладке «Главная» нажимаем кнопку функции «Вставить». Выбираем из списка функцию «Специальная вставка». В появившемся диалоговом окне ставим галочку у слов «Связать». В окне «Как» выделяем – «Неформатированный текст». Заполнили диалоговое окно так.
Нажимаем кнопку «ОК». Получилось так.
Проверяем, как работает связь. Изменим числа в первом столбце. Обновим таблицу Word. Получилось так.
Обновились ячейки в первом столбце и в третьем столбце изменились данные, рассчитанные по формуле в Excel.
Внимание! В объединенных ячейках эта функция может не работать.
Еще в контекстном меню (предварительно таблицу Word выделить) есть функция «Связанный объект Worksheet». З десь можно открыть таблицу Excel, с которой связана таблица Word. Сделать изменения в таблице Excel, т.д.
Поменять связь – функция в контекстном меню «Связи» - настроить параметры обновления связи, т.д.
Внимание! При изменении структуры таблиц, связи прерываются, п.э. настраивать связь нужно уже в готовых таблицах.
Функцию переноса таблицы Excel в Word можно использовать при создании других документов, бланков. Например, создать календарь в Word на многие годы, который будет автоматически обновляться. Смотрите статью "Календарь в Word"
