Если вы недавно установили (или переустановили) Microsoft Office, то вы наверняка столкнулись с тем, что Word упорно не хочет запоминать ваши параметры шрифтов и абзацев и меняет их при любом удобном случае. Сейчас мы попробуем показать ему «кто в доме хозяин» и запомнить наши настройки. В моем случае это Word 2007.
Итак, запустите Word. Нажмите кнопку «Office» (кругленькая в левом верхнем углу), выберите пункт меню «Открыть»:
В левой части появившегося окна находим пункт «Шаблоны», выбираем его. Справа открылся список из папок и документов. Находим там файл с названием «Normal» и открываем его.
Теперь нам нужно установить свои параметры для всех новых документов. Начнем с параметров текста. На вкладке «Главная» находим раздел с настройками шрифта и выбираем нужные нам. Например, Times New Roman, размер 15.
Дальше нужно настроить параметры абзаца. Для этого нажмем на маленькую стрелочку в правом нижнем углу раздела «Абзац».
В появившемся окне можно настроить:
1. Выравнивание. Горизонтальное выравнивание текста в абзаце (в нашем случае выбираем выравнивание по ширине)
2. Отступы. Величина отступа текста от края полей страницы (оставляем нули)
3. Отступ первой строки. Думаю, здесь все понятно. (1,25 см)
4. Интервалы перед и после. Это расстояние до и после абзаца. (тоже ставим нолики)
5. Междустрочный интервал (ставим одинарный)
Осталось настроить поля страницы. Открываем вкладку «Разметка страницы». В разделе параметры страницы выберите нужные вам размеры полей из раскрывающегося списка. Нажав на кнопку «Настраиваемые поля», можно установить свои размеры полей.
Итак, основные настройки мы с вами выставили. Осталось сохранить наш шаблон. Для этого нажимаем на маленькую дискетку рядом с кнопкой «Office». Если вы не знаете, что такое дискета, то нажимаем сочетание клавиш Ctrl + S и закрываем Word. Вот и все. Теперь новые документы будут созданы с нашими настройками.
Офисное приложение Microsoft Word 2007 основано на ленточном интерфейсе. Лента, на которой помещены инструменты, является основным средством работы с документом Word 2007. Ленточный интерфейс интуитивно понятнее, чем меню и панели инструментов Word 97-2003.
В отличие от меню и панелей инструментов настройка ленты не предусмотрена. Кроме ленты к графическому интерфейсу окна приложения Word 2007 относится "Панель быстрого доступа", которая подлежит настройке. По умолчанию на "Панели быстрого доступа" помещены три инструмента: сохранить, отменить и вернуть. Панель размещена слева от строки заголовка (рисунок 2.1.9.1).
Рис. 2.1.9.1
На эту панель можно поместить дополнительные команды необходимые для работы с документом. Для этого необходимо щелкнуть на кнопке "Настройка панели быстрого доступа", откроется окно диалога, в котором надо щелкнуть на требуемой команде.
Рис. 2.1.9.2
Например, если щелкнуть на команде "Предварительный просмотр", то пиктограмма этой команды появится на Панели быстрого доступа (рисунок 2.1.9.3).
Рис. 2.1.9.3
По умолчанию Панель быстрого доступа размещена над Лентой, но ее можно разместить под Лентой. Ленту можно свернуть или развернуть с помощью команды "Свернуть ленту". Для размещения команд, которых нет в окне диалога "Настройка панели быстрого доступа", надо щелкнуть на "Другие команды", откроется окно диалога Настройка параметров (Рис. 2.1.9.4).
Рис. 2.1.9.4
Чтобы на Панель добавить команду надо ее выделить в левом списке и щелкнуть на кнопке Добавить. Команда появится в правом списке и на Панели быстрого доступа. Необходимо отметить, что по умолчанию в левом списке отображаются только часто используемые команды. В левом списке можно отобразить все команды, выбрав "Все команды" из списка "Выбрать команды из".
Кроме того, добавить команду на панель быстрого доступа можно с помощью контекстного меню любой кнопки, помещенной на панели. Например, щелкнув правой клавишей мыши на кнопке Вырезать, откроется контекстное меню, из которого надо выбрать команду "Добавить на панель быстрого доступа".
Рис. 2.1.9.5
Для настроек приложения Word 2007 используется также кнопка Office (кнопка с логотипом Microsoft Office). При щелчке на кнопке Office откроется меню. Меню состоит из двух панелей, а в нижней области меню расположена .
Щелкнув на кнопке Параметры Word, откроется окно диалога (Рис. 2.1.9.4). В этом окне отображаются различные разделы: Основные, Экран, Правописание, Сохранение, Дополнительно, Настройка, Центр управления безопасностью и Ресурсы, в которых можно осуществить различные настройки.
Настройка сочетаний клавиш в Word 2007 осуществляется в окне диалога Настройка клавиатуры (Рис. 2.1.9.6), которое открывается при нажатии кнопки Настройка в окне Настройка параметров (рисунок 2.1.9.4).
Рис. 2.1.9.6
Командам можно назначить новое сочетание клавиш, выделив категорию и команду, или оставить сочетание клавиш без изменений. Изменения сочетания клавиш можно сохранить в шаблоне Normal.dotm, на базе которого создается документ, или в текущем документе.
Кроме того, любую команду, которая используется на ленте, можно вызвать с помощью клавиши доступа. Необходимо отметить, что большинство команд можно выбрать нажатием от двух до четырех клавиш. Если нажать и отпустить клавишу Alt, то над инструментами появятся подсказки для клавиш доступа.
Рис. 2.1.9.7
Рассмотрим средства настройки строки состояния. Строка состояния находится в нижней части окна приложения Word 2007. В строке состояния редактора Word 2007 пользователь всегда видит номер строки документа и номер столбца, где в текущий момент находится курсор. Положение курсора можно изменить клавишами управления курсора или мышью только в пределах набранного текста.
Меню "Настройка строки состояния" или контекстное меню вызывается щелчком правой клавиши мыши на строке состояния (рисунок 2.1.9.8). Активизация команд в меню "Настройка строки состояния" осуществляется щелчком левой кнопки мыши на команде.
Рис. 2.1.9.8
По умолчанию линейка в окне приложения Word 2007 не отображается, но ее можно активизировать, щелкнув на пиктограмме Линейка (рисунок 2.1.9.9).
Рис. 2.1.9.9
Можно изменить параметры по умолчанию для новых документов, внеся изменения шаблон Normal, созданные на основе новые документы. Вы можете изменить шаблон Normal для изменения форматирования по умолчанию или его содержимое, чтобы любой новый документ, созданный будет использовать новые параметры.
Важно: Если шаблон "Обычный" был случайно изменен, параметры по умолчанию можно легко восстановить, удалив, переименовав или переместив его. Шаблон "Обычный" будет автоматически создан повторно при следующем запуске Word. Однако этот метод не действует в отношении других шаблонов. Прежде чем изменять какой-либо другой шаблон, следует создать его копию.
Изменение шрифта по умолчанию
Изменение шрифта по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что этот шрифт будет использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, шрифт по умолчанию в новых пустых документах соответствует шрифту шаблона "Обычный".
В меню Формат выберите пункт Шрифт и откройте вкладку Шрифт .
По умолчанию .
Примечание: Большинство стилей в Word основаны на стиле "Обычный". Изменение шрифта по умолчанию также ведет к изменению стиля "Обычный", и эти изменения распространяются на все остальные стили, созданные на его основе.
Изменение межзнакового интервала по умолчанию
Изменение межзнакового интервала по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что новые параметры масштаба, интервалов, расположения, кернинга и других типографских функций будут использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, межзнаковый интервал в новых пустых документах основан на значении соответствующего параметра в шаблоне "Обычный".
Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.
В меню Формат щелкните Шрифт и откройте вкладку Дополнительно .
Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию .
Изменение стандартных полей страницы
Изменение размера полей по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что новые параметры полей будут использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, размеры полей по умолчанию в новых пустых документах основаны на значении соответствующего параметра в шаблоне "Обычный".
Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.
В меню Формат щелкните Документ и откройте вкладку Поля .
Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию .
Изменение макета по умолчанию
Изменение макета по умолчанию в любом из шаблонов ведет к тому, что новые разрывы разделов, верхние и нижние колонтитулы и другие атрибуты макета будут использоваться во всех новых документах, создаваемых на базе этого шаблона. Например, атрибуты макета по умолчанию в новых пустых документах основаны на значении соответствующих параметров в шаблоне "Обычный".
Откройте шаблон или документ, созданный на основе шаблона, для которого нужно изменить параметры по умолчанию.
В меню Формат щелкните Документ и откройте вкладку Макет .
Внесите нужные изменения и нажмите кнопку По умолчанию .
Изменение других параметров по умолчанию в шаблоне Normal
В шаблоне "Обычный" можно настроить и изменить параметры по умолчанию для самых разных аспектов работы с документом, таких как форматирование текста, абзацев и документа, стили, текст, рисунки, элементы автотекста и сочетания клавиш. Чтобы внести изменения в файл Normal.dotm, его нужно открыть в Word. При открытии Normal.dotm непосредственно из Finder приложение Word создает пустой документ на основе шаблона.
Если вы используете Word 2016 для Mac, перейдите в папкуимя_пользователя контейнеров и UBF8T346G9 библиотеки или группы. Содержимое пользователь/Office/шаблоны
Если используется приложение Word для Mac 2011 перейдите в папкуимя_пользователя Library/Application поддержки/Microsoft/Office/пользователя шаблоны / Мои шаблоны
При внесении значительных изменений в шаблон "Обычный", мы рекомендуем периодически создавать резервную копию файла. Чтобы создать резервную копию шаблона "Обычный", скопируйте файл и переименуйте его или переместите его в другое место.
Можно быстро и легко отформатировать во всем документе, чтобы придать ему современный профессиональный вид путем применения темы документа. Темы документа - набор, которые могут включать схему цветов (набор цветов), шрифтовую схему (набор заголовок и тело шрифты) и эффектов (набор линии и заливки) параметры форматирования. Чтобы применить тему:
В Word 2016 для Mac, на вкладке Конструктор нажмите кнопку темы и выберите тему.
В Word для Mac 2011, на вкладке Главная в группе темы нажмите кнопку темы и выберите тему.
В меню Файл выберите пункт Открыть .
В диалоговом окне Открыть перейдите к папке, содержащей файл Normal.dotm.
Примечание: Если вы используете Mac OS X 10.7 (Lion), то папка Library по умолчанию скрыта. Чтобы перейти к ней из диалогового окна Открыть , нажмите COMMAND+SHIFT+G и в поле Перейти к папке введите ~/Library.
Дважды щелкните файл Normal.dotm. Откроется шаблон Normal.
Внесите необходимые изменения в шаблон "Обычный".
Сохраните и закройте шаблон "Обычный".
Советы:
Word. Разница лишь в том, как часто Вы им пользуетесь. Некоторые раз в день/неделю/месяц, а другие по нескольку раз в день.
Когда Вы создаете новый документ в Ворде, то у него стоят настройки по-умолчанию. Такие как:
Не знаю как Вам, но мне такие настройки постоянно мешают и при создании нового документа я всё время выставлял свои параметры, например сразу менял шрифт на Times New Roman размером 12 пт и убирал междустрочный интервал и размеры полей.
В общем я уделял какое-то количество времени на ненужные действия эти каждый раз, когда создавал новую страницу (документ). В конце-концов мне это надоело и я с делал так, чтобы каждый раз при создании нового документа у меня все настройки были те, что я всё время выставлял. Теперь мне не приходится каждый раз настраивать эти параметры, прежде чем приступать к работе.
Сейчас я и Вам покажу как это можно сделать.
Итак, на примере установленного сейчас у меня Microsoft Word 2010, сейчас будем разбирать эту простейшую инструкцию.
Запускаем ворд и обращаем внимание на верхнее меню:
жмем на Файл
и выбираем там Открыть
:
открывается окошко с выбором Открытия документа. Здесь ищем папку Шаблоны, выбираем и открываем файл Normal.dtm
Этот файл шаблона как раз и отвечает за настройки по-умолчанию для всех новых документов Word.
Он у Вас открыт и теперь можете его изменять как Вам угодно. Главное потом сохранить его.
Похожий принцип у всех версий Ворда.
Если хотите, можете самостоятельно найти этот файл шаблона. Она находится по пути: C:\Users\ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ
\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны
или
С:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates
(если Windows XP)
Член-корреспондент РАЕН Ю. Чернышов (Московский государственный университет леса)
Популярный в последнее время редактор Word достаточно прост в освоении. С ним начинают работать, имея минимальные навыки общения с компьютером. В принципе это верно, однако зачастую пользователи сталкиваются с ситуацией, типичной для Word: одно неверное движение мышью или стрелками-курсорами, особенно при правке, и Word "сбивается" с установленного в тексте размера шрифта и формата абзаца. То же происходит при копировании фрагмента текста из других текстовых файлов или приложений.
Исправить ошибку несложно, однако большинство пользователей Word, как правило, не следующих главному правилу: прочитай наконец эту чертову инструкцию! - не знают, как это сделать. Что же происходит с Word и как его настроить?
Когда вы открываете новый документ, Word начинает работу с чтения файла Normal.dot. В разных версиях Windows и Word этот файл находится в различных папках: Word-97 в Windows-98 хранит его в C:\Program Files\Microsoft Office; Word-98 - в C:\Program Files\Microsoft Office\Templates (шаблоны); Word-XP - в С:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates; Word-2000 в системе Windows-2000/NT - в С:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Templates и т.д. Во всяком случае, файл Norton.dot можно найти, например, с помощью программы "Поиск" в меню "Пуск". В этом файле хранятся все начальные установки, в частности формат стиля "обычный", на который, собственно, и "сбивается" Word. В разных версиях Word формат этого стиля различен: в Word-98 установлен шрифт Times размером 10 пунктов, выравнивание по левому краю; в Word-2000 и XR - то же, но размер шрифта 12 пунктов. Кроме того, в Normal.dot по умолчанию установлен запрет переносов, хранится перечень меню и множество других установок (опций).
Чтобы раз и навсегда настроить редактор Word на "свой любимый размер", запустите его. Открывшийся новый документ сразу же закройте. Выберите пункт "открыть файл", а в поле "тип файла" укажите.dot. Зайдите в папку, где находится Normal.dot. Убедитесь, что в ней нет файла ~Normal.dot (этот временный файл может остаться от первого документа). Удалите его, например, с помощью Еxplorer (проводника). Откройте Normal.dot.
Теперь самое время установить для всех будущих документов опции, с которыми вы предпочитаете работать. Вначале - стиль Normal ("обычный"). Откройте меню "Формат" - "Стиль" (см. рисунок). В этом окне нажмите кнопку "настроить", а в новом окне - кнопку "формат". Выберите тип и размер шрифта, для абзаца установите выравнивание по ширине и задайте абзацный отступ в первой строке, равный 1 см (он примерно соответствует принятому в старых ГОСТах: пять символов шрифта размером 12 пунктов). Посмотрите, устраивают ли вас другие установки в стиле "обычный". При желании можно настроить и другие стили (скажем, заголовки) и пользоваться ими в дальнейшем. Полезно зайти в меню "Сервис" - "Язык", задать расстановку переносов и убрать заданные по умолчанию переносы слов из прописных букв.
В пункте "Автозамена" этого же меню можно посоветовать произвести следующие операции:
- отменить замену буквы, следующей после точки, на прописную (иначе, скажем, в экономических документах будут встречаться словосочетания "тыс. Руб."). Это проще, чем производить отмену, нажимая Ctrl + Z или бегая мышью в меню правки;
- убрать автоматическую нумерацию абзацев, сняв флажок "Применить к спискам" (вспомните, приходилось ли вам когда-либо править номер абзаца?);
- добавить замену двух дефисов при наборе текста на тире. Не все знают, что тире следует ставить с помощью клавиш Ctrl + "серый минус" (на цифровой клавиатуре вверху справа) или через меню "Вставка" - "Символ", а поэтому и не используют его;
- внимательно изучить другие замены и решить, нужны ли они.
Полезно установить поля страницы, а также вставить нумерацию страниц там, где она нужна, например вверху страницы в центре. Лучше сразу иметь такую нумерацию в документе, чем вспоминать об этом, начиная каждую новую страницу.
Тем, кто часто открывает файлы с дискеты или использует старые файлы в качестве шаблонов для создания новых документов, стоит отключить режим "Автосохранение". В первом случае дефектные секторы или отсутствие свободного места для копии файла на дискете могут привести к сбою в работе Word или даже к потере файла. (Кстати, никогда не доставайте дискету из дисковода до закрытия Word: это приведет к "голубому" экрану с сообщением о сбое программы). Во втором - изменения будут периодически сохраняться, но первоначальная версия файла-шаблона потеряется. Если вы боитесь потери информации из-за сбоев электросети, то лучше приобрести устройство бесперебойного питания.
Впрочем, стоит напомнить, что установки Word по умолчанию были введены для американских пользователей и стилей их документов. Никакого отношения к стандартам, принятым в делопроизводстве в России, они не имеют. Кроме того, многие опытные пользователи не любят, когда им навязывают стиль документа и метод набора текста.
Наконец, проведите заключительные операции: закройте файл Normal.dot, откройте новый документ и проверьте установки Word. Вот вы и научились настраивать Word и, надеюсь, воспользуетесь этим в дальнейшем.
Следует заметить, что новые настройки Word будут действовать только при создании новых документов. Старые документы сохранят прежние настройки, и при их загрузке стиль "обычный" останется в старом виде. Если вы захотите применить новые установки к старым документам, с которыми придется много работать, выделите весь текст (Ctrl + A), скопируйте его (Ctrl + C), затем откройте новый документ, выберите "специальную вставку" и укажите опцию "неформатированный текст". Тогда весь текст вставится в стиле "обычный", при этом заменятся и стили заголовков. Однако этот стиль будет применен и к таблицам, что, скорее всего, приведет к нежелательным изменениям, и их придется переформатировать. Такую же специальную вставку стоит делать при копировании фрагментов из других документов.
И еще несколько полезных советов .
Сохранение файла . Проделайте эксперимент: откройте новый документ и сразу же сохраните его. Откройте еще раз новый документ, наберите какую-либо фразу и сотрите ее. Сохраните документ под другим именем. По содержанию эти документы совпадают (в них нет никакого текста), но сравните их размеры: второй документ окажется почти вдвое больше. Не ожидали? Дело в том, что Word - это интерпретатор, он запоминает не только содержание документа, но и все команды, которыми вы пользовались, в том числе команды "набрать текст" и "удалить". Этот факт может иметь значение в двух случаях: когда вы копируете документ на дискету и когда пересылаете файл по электронной почте. В первом случае лишние килобайты файла размером чуть более 1,4 Мбайт помешают его сохранению, во втором - помимо этого возникнет опасность того, что ваш адресат при желании может прочитать стертые фразы и узнать, что вы захотели скрыть от него. Итак, первый совет : перед окончательным сохранением готового документа укажите "выделить все" (Ctrl + A) и скопируйте весь текст в новый документ. Эта операция значительно сократит размер файла и удалит все исправления.
Копирование . Часто приходится вставлять в Word графики из Excel или рисунки из PowerPoint. Обычно для этого используют команды "копировать" и "вставить". Но попробуйте дважды кликнуть мышью на таком графике в Word: откроется полная таблица Excel со всеми листами и данными. То же происходит и с презентациями. Дело в том, что в Microsoft Office действует технология OLE (согласование объектов). Это позволяет автоматически вносить изменения в Word при изменении данных, скажем, в Excel. Так ли это необходимо? В большинстве случаев достаточно график ввести в файл, однако размер его неоправданно возрастет. Поэтому второй совет : делайте вставку с помощью команды "специальная вставка", в которой укажите опцию "метафайл Windows".
Система сокращений . Если вам часто приходится набирать тексты на одну и ту же тему, можно посоветовать разработать систему сокращений, например: кп - компьютер; бд - база данных и т. д. Важно, чтобы само сокращение не было словом. Если задать такие сокращения в меню "Автозамена", то можно значительно ускорить ввод текста. Подобные комбинации букв Word будет автоматически заменять на указанные слова, если после них следует пробел или знак препинания. При этом ввод прописных букв, например БД, даст замену на прописные - БАЗА ДАННЫХ. Внутри слов эти комбинации не заменяются. Правда, придется нажимать клавишу Backspace (стрелка влево), чтобы ввести грамматические окончания слов, но к этому, если уж вводить подобную "автоматизацию", можно привыкнуть. Автозамена будет действовать для всех новых документов и не потребует настройки файла Normal.dot.
Индексы . Если в ваших текстах часто встречаются обозначения типа м 2 или индексы, для удобства стоит создать отдельную панель инструментов "Индексы". Для этого выберите в меню "Сервис" пункт "Настройка", затем, используя пункт "Создать", можно задать новую панель. Далее откройте закладку "Команды" и в категории "Все команды" найдите значки для нижнего и верхнего индексов Subscript и Superscript. Перетащите с помощью мыши соответствующие значки в новую панель. Можно, правда, обойтись и без панели, а просто перетащить значки в существующую панель инструментов.
Вообще говоря, чем больше в документе таблиц, рисунков и других объектов, тем менее "управляемым" становится Word и редактирование будет создавать не технические, а скорее психологические проблемы. Вам все равно придется ломать голову над тем, куда пропал рисунок, почему изменился формат абзаца, и над другими подобными вопросами, поскольку приведенные выше советы решают проблему редактирования в Word лишь частично. Много полезной информации, в частности по применению Visual Basic для Word, можно найти в книге А. А. Орлова "Тайны и секреты компьютера", вышедшей в издательстве "Радио и связь" в 2001 году.
