Аннотация: Лекция посвящена вопросам создания текста документа путем ввода с клавиатуры и использования автоматизации средствами Word. Приведены основные правила ввода и редактирования текста при работе с клавиатурой. Дано понятие автозамены при вводе. Показаны примеры использования и возможности настройки. Описана процедура создания и использования элемента автозамены для автоматизации ввода часто используемого текста. Показаны возможности использования специальных символов при создании текста документа. Дано понятие о стандартном блоке текста. Описана процедура создания и использования элемента стандартного блока для автоматизации ввода часто используемого текста. Показана возможность добавления к документу титульной страницы и создания оглавления на основе использования стилей.
Ввод текста в документ
При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций.
Текст всегда вводится в той позиции , где мигает текстовый курсор .
Word 2010 допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши , после чего будет произведено некоторое автоматическое форматирование и текстовый курсор будет зафиксирован в этом месте. Именно с этого места и можно вводить текст.
Несмотря на возможность свободного ввода, чаще всего ввод текста начинают от левого поля страницы.
Переход на новую строку произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая строка. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter . В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв строки.
Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой странице. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter . В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв страницы.
Между словами ставится один пробел . При выравнивании текста Word может изменять ширину пробелов между словами. Если требуется, чтобы величина какого-либо пробела не изменялась или по этому пробелу не было перехода на новую строку, вместо клавиши Пробел нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Пробел . В документ будет вставлен непечатаемый знак - неразрывный пробел .
Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (- ). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе.
Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.
Знаки препинания ., : ; ! ? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
После знаков препинания ., : ; ! ? ставится пробел , за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.
Перед знаками " " ([ { ставится пробел . Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.
Знаки " ") ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел , за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
Знак дефиса (- ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
Для образования знака тире (- ) после слова поставьте пробел , затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире. Для ввода знака тире можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре). Для ввода знака длинного тире (- ) нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + - (минус на цифровой клавиатуре).
Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора , надо нажать клавишу клавиатуры Delete , а для удаления символа, стоящего слева от курсора , - клавишу Back Space . Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. Комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.
Использование автозамены при вводе текста
Об автозамене
Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов .
Например, при вводе с клавиатуры слова "адэкватный" оно автоматически заменяется правильным написанием - " адекватный ". Или, например, при вводе набора символов "==>" они автоматически заменятся на символ жирной стрелки.
Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.
Если навести указатель мыши на автоматически исправленный текст, появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены , а сам текст выделяется серым фоном ( рис. 4.1). Можно отменить исправление либо включить или отключить параметры автозамены.
Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в Word.
Настройка параметров автозамены
Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.
Автозамена – это одна из функций, которую либо обожают, либо ненавидят. Она есть в большинстве мессенджеров. Она может раздражать тем, что заменяет введённый вами текст на что-то непонятное, а вы замечаете это только после отправки сообщения.
2) Выберите Word в меню.
3) Выберите Параметры .
4) Нажмите Правописание на всплывшем окне.
Автозамена – первая вкладка в окне с настройками. С помощью галочки возле самой первой строки вы можете включать и отключать функцию. Также можно настроить и другие опции.
Опции Автозамены
Вы можете включить или отключить кнопку Автозамены, которая отображается в документе. Также можно автоматически исправлять две прописные буквы в начале слова, ставить большую букву в начале предложений, писать названия дней с большой буквы и делать первые буквы ячеек в таблицах прописными.
Каждая из этих опций очень удобна, особенно исправление двух прописных букв в начале слова. К примеру, если вы напишите «ПРивет», Автозамена исправит слова на «Привет».
Исключения
Ниже расположена секция Заменять при вводе . Можете нажать на кнопку Исключения , чтобы настроить опции и добавить свои варианты. В секции Заглавная буква перечислены сокращения, которые должны писаться с маленькой буквы. Например: «и т.д.», «и т.п.», «в т.ч.» и другие.
Две другие секции вы можете настроить сами. К примеру, если программа пишет аббревиатуру, которую вы часто употребляете, с большой буквы, вы можете добавить её в исключения.
Замены
Вернувшись на главное окно настроек, вы увидите список замен в самом низу. Это очень удобно – там перечислены символы и смайлики, которые вы часто используете. Кроме того, там есть исправления вроде «кка» на «как» и т.п.
Вы можете удалять замены и добавлять новые, а также редактировать замены.
Автоформат при вводе
На этой вкладке вы можете включать и отключать опции.
Здесь причислены замены, которые применяются при вводе текста. К примеру, если у вас включена автоматическая нумерация списков, то, если вы введёте цифру «1» и нажмёте Enter , следующая строка начнётся с цифры «2».
Вы также можете настроить форматирование цитат и всего остального. Просто поставьте галочки рядом с нужными опциями.
Автозамена может быть очень полезной в некоторых ситуациях. С ней вы сможете набирать текст в Microsoft Word максимально быстро.
Не пропускайте новости Apple – подписывайтесь на наш Telegram-канал , а также на YouTube-канал .
Исправить опечатки, вставить различные символы или текстовые фрагменты в Microsoft Word позволит очень удобная и полезная функция – «автозамена». Она самостоятельно выбирает из группы типовых ошибок единственно правильный вариант. При этом текст в гиперссылках не изменяется.
Возможности «автозамены»
Многие не знают о такой полезной функции, как «автозамена». А ведь с ее помощью можно решить множество актуальных проблем в текстовом документе.
- Эта функция позволяет не только обнаружить ошибки, но и исправить их. К примеру, если Вы ввели слово «текскт», то оно автоматически поменяет свою форму на «текст». Плюс к этому неправильно поставленный пробел становится на правильное место автоматически. Например, «текстн аписан» сразу превратится в «текст написан».
- Также некоторые символы можно прописать, используя функцию «автозамены». К примеру, если Вы хотите вставить символ ©, то для этого необходимо просто ввести: (с), букву «с» необходимо писать на английском языке.
- С помощью «автозамены» также можно автоматически вводить целые фразы. К примеру, Вам часто необходимо вводить словосочетание «страны европейского союза». Для этого просто настройте аббревиатуру СЕС на эту фразу.
Как добавить "автозамену"?
Список вариантов автозамены основывается на 2 списках. В первом вписывается слово, которое вводите Вы, когда как во втором – то, на что это слово заменяется. Имейте в виду, что данный список является общим для всех программ Майкрософт Офис. По этой причине если сделали автозамену в Word, то и в Excel, и в Point будет точно также.
Для того, чтобы добавить запись в функцию «автозамена» необходимо:
Открыть документ Word и кликнуть кружочек в в верхнем левом углу. В меню найти кнопку «параметры Word».
В окне для нового шаблона автозамены можно ввести слово или целую фразу. Далее в строку «заменить» вводим слово с ошибкой, а в другую строчку его правильный вариант. Закрепляем результат – жмет «добавить» и «ОК».
По такому же алгоритму можно заменить либо удалить любую запись автозамены. Для начала необходимо войти в «параметры автозамены», найти интересующее Вас слово. Если хотите заменить его, кликайте «заменить» и вводите его новое значение. При желании можно нажать на «удалить», тогда Ваша автозамена сотрется.
Word обычно автоматически ставит заглавную букву сразу после точки. Однако это не всегда правильно. К примеру, после сокращенного «руб.» большая буква не требуется. Такие случаи можно прописать в «исключениях», которые находятся в «параметрах автозамены». Нужно только ввести новое исключение и нажать «добавить». Вот так, все довольно просто!
Автозамена в «Ворде» - это великолепный помощник, исправляющий опечатки и грамматические ошибки пользователя при наборе текста. Эта опция присутствует в каждой версии текстового редактора. Для расширения ее возможностей требуется настройка.
Как сделать автозамену в "Ворде 2003"
Несмотря на то, что этому изданию редактора почти 15 лет (вышло в октябре 2003), оно по-прежнему активно используется на старых компьютерах. Автозамена в «Ворде» этой версии включена по умолчанию. Для того чтобы попасть в окно всех настроек этой функции, нужно в меню выбрать «Сервис» и перейти в подпункт «Настройки автозамены».
Чтобы выключить или включить этот компонент Word, нужно поставить галочку слева от строки «Заменять при вводе». Под последней находится пара небольших таблиц. Первая предназначена для добавления новых слов и управляющих сочетаний букв для автозамены в «Ворде». Вторая таблица содержит в себе все ранее добавленные слова и варианты их написания, при которых активируется автоматическая замена.
Для добавления новой пары активатор-слово нужно:
- Вписать в первую ячейку первой таблички подходящий по смыслу набор символов.
- Вторая ячейка заполняется текстом, который должен заменить введенные ранее символы.
- Нажать кнопку «Добавить» под правой половиной второй таблицы.
Размер каждой автозамены слов в «Ворде» ограничен только одним параметром - емкостью жесткого диска. Также, кроме кодирования слов и словосочетаний, можно этим способом вставлять специальные символы, не пользуясь окном «Символ», расположенном в меню «Вставка».
Для удаления добавленных слов для автозамены нужно:
- Во второй таблице выделить нужную пару.
- Нажать кнопку «Удалить».
Все добавленные пары активатор - слово доступны для использования и в других программах пакета MS Office.
Автоматический текст в MS Word 2003
Еще одной функцией, помимо автозамены букв в «Ворде», позволяющей ускорить набор текста, является автотекст. Его отличие от автоматической замены состоит в том, что достаточно ввести в документе 2-3 первые буквы из заготовленной фразы и нажать клавишу F3. После этого предложение завершит программа. Если же на кнопку не нажать, то ничего не произойдет.
Настройки этой функции редактора находятся в окне «Автозамена» во вкладке «Автотекст».
Для того, чтобы вставить в текст один из стандартных вариантов, достаточно выделить понравившийся и воспользоваться кнопкой «Вставить», располагающейся справа от списка. Для более быстрого использования этой опции можно вывести ее в виде панели быстрого использования. Для этого в окне настроек присутствует кнопка «Панель».
Для добавления собственных готовых предложений нужно ввести в строку «Имя элемента» весь требуемый текст и внести его в список вариантов автотекста при помощи кнопки «Добавить». Изменить уже имеющиеся шаблоны нельзя.
Чтобы удалить ненужный автотекст, его выделить в списке и нажать кнопку «Удалить».
Автоматическая замена в "Ворде 2007-2016"
Эта опция присутствует и в более поздних версиях редактора. Но то, где в "Ворде" автозамена находится, сильно отличается от ее расположения в Word 2003. Чтобы получить доступ к настройкам функции, нужно:
1. Нажать кнопку «Office» (круглая или прямоугольная кнопка в верхнем левом углу редактора).
2. Перейти в «Параметры Word» при помощи одноименной кнопки в правом нижнем углу меню.
3. В открывшемся окне перейти в раздел «Правописание», а затем нажать кнопку «Параметры автозамены» и вызвать одноименное окно.
Отличий в его использовании от версии "Word 2003" нет.
Автозамена математических символов в версиях 2007, 2010
В 2007 версии «Ворда» в автозамене появилась новая возможность - замена специальных математических символов текстовыми командами при составлении формул. Настройки этой функции редактора находятся во второй вкладке окна «Автозамена».
Отключается она аналогично обычной автозамене. Чтобы получить возможность пользоваться необычными символами при написании текста (например, ˚ или ÷), нужно поставить галочку возле строчки «Использовать правила автозамены вне математических формул».
Добавление новых и удаление ненужных символов делается так же, как и при изменении пар слов в текстовой автозамене
Автотекст в MS Word 2007, 2010
Эта возможность тоже была перенесена в следующие версии Word. Работает она так же, как и в редакторе 2003 года, а вот настроить ее стало сложнее. Для просмотра доступных готовых фраз надо следовать следующему порядку действий:
1. Нажать на кнопку «Экспресс-блоки», расположенную во вкладке «Вставка» блока «Текст».
2. Выбрать пункт «Организация стандартных блоков». Альтернативный способ вызова этого окна: Alt > С > Э > О.
3. В открывшемся окне кликнуть ЛКМ (левой кнопкой мыши) на столбце «Коллекция».
Все фразы и предложения, используемые для автотекста, относятся к одноименной коллекции. Для того, чтобы добавить в нее новые варианты, нужно:
1. Выделить текст на рабочем листе.
3. В новом окошке во второй строке в выпадающем списке изменить «Экспресс-блоки» на «Автотекст».
4. Нажать «Ок».
В Word 2007, в отличие от версии 2003 года, можно изменять уже созданные фразы для автотекста при помощи кнопки «Изменить свойства».
Для удобства можно вынести «Организатор стандартных блоков» на панель быстрого доступа. Делается это следующим образом:
- Нажать кнопку Office.
- Перейти в раздел «Настройки».
- В выпадающем списке слева выбрать строчку «Все команды».
- Найти среди команд «Организатор» и нажать кнопку «Добавить» справа от списка.
Этим же способом на панель быстрого доступа можно добавить кнопку «Сохранить выделенный текст в коллекцию "Автотекст"».
Перенос файла с настройками автозамены
При замене жесткого диска или переустановке операционной системы можно безвозвратно потерять коллекцию комбинаций того, как сделать автозамену в «Ворде». Для того, чтобы этого не случилось, рекомендуется периодически делать резервную копию файла настроек этой функции.
Хранится он в папке Office под названием MSxxxx.aci. хххх означает цифровой код языка:
- Русский: 1049.
- Украинский: 1058.
- Белорусский: 1059.
- Казахский: 1087.
- Английский: 1033, 3081 или 2058.
- Французский: 1036.
- Немецкий: 1031.
Расположение папки зависит от используемой операционной системы:
- Windows XP: C > Documents and Settings > «Имя пользователя» > Application Data > Microsoft.
- Windows 7: C > Users > «Имя пользователя» > Application Data > Microsoft.
- Windows 8: С > «Пользователи» > «Имя пользователя» > AppData > Roaming > Microsoft.
Примечание: Папка / AppData скрыта от пользователя по умолчанию. Чтобы сделать ее видимой, нужно зайти в «Панель управления» > «Параметры папок» > вкладка «Вид». В конце открывшегося списка поставить отметку у строчки «Показывать скрытые файлы и папки».
Способ того, как сделать автозамену в "Ворде", вне зависимости от версии, всего один. Но его с лихвой хватает для выполнения повседневных задач при работе с этим текстовым редактором.
MS Word обладает большим набором различных функций, которые способны облегчить работу пользователя в нем. И автозамена входит в это число. Она позволяет пользователю исправлять слова, написанные с ошибками. Если Вы печатаете быстро, используя десятипальцевый набор текста, автозамена поможет исправить слова, в которых перепутаны буквы. Кроме того, настроить ее можно таким образом, чтобы после набора определенных комбинаций букв или цифр в текст вставлялись специальные знаки или символы.
Теперь давайте подробно рассмотрим, как сделать автозамену в MS Word . Кликните по кнопочке «Файл» или по эмблеме ворда в левом верхнем углу и выберите из открывшегося меню «Параметры» .
Появится следующее диалоговое окно. В нем откройте вкладку «Автозамена» . Теперь поставьте галочку в поле «Заменять при вводе» . Ниже, в строке «заменить» , напишите нужное слово, а в строке «на» , правильное слово, которое будет в документе.
Нажимаем на кнопку «Добавить» и ставим галочку в поле «Автоматически исправлять орфографические ошибки» . Для сохранения настроек нажмите «ОК» .
Как видите, в окне уже присутствуют различные слова и знаки, для которых также будет выполняться автозамена. Обычно там такие слова, в которых пользователь может допустить ошибку или перепутать порядок букв. Вы можете пополнить данный список самостоятельно.
Если Вам не нужны некоторые из предложенных вариантов, выделяйте их мышкой по очереди и нажимайте «Удалить» .
Если Вы много печатаете, и в тексте часто повторяются одинаковые фразы или длинные слова, то настройте автозамену и для них. Для этого в поле «заменить» лучше писать такие комбинации букв и цифр, которые в языке не используются.
Например, после того, как я напечатаю «трм» и нажму пробел, в тексте появится словосочетание «теперь рассмотрим» .
Сделать автозамену в Ворде можно и для специальных знаков. Например, Вы часто используете знак «S» в тексте. Открываем знакомое нам окно, и заполняем поля «заменить» и «на» . Знак суммы я просто скопировала из текста документа. Обратите внимание, что в строке «форматированный текст» должен стоять маркер.
Теперь, когда я наберу «*сум» и нажму пробел, в текст автоматически будет вставлен знак S (вместо S должен быть знак суммы).
Если Вы скопировали большой фрагмент текста, а там стоят короткие тире, или не те кавычки – можно сделать замену слов или символов в Ворде .
Рассмотрим на примере короткого фрагмента. Здесь обычные тире нужно заменить длинными, и фамилию Рибина поменять на Рыбина.
Нажимам комбинацию клавиш Ctrl+H . Откроется окно «Найти и заменить» . Перейдите на вкладку «Заменить» . В поле «Найти» вводим неправильную фамилию, в поле «Заменить» – правильную. Нажимаем «Заменить все» .
Теперь выполним замену для тире. Вместо короткого тире в документе могут стоять дефисы, которые используются в обычных словах – так-то. Их ведь заменять не нужно. Но в таких словах, не ставятся пробелы до дефиса и после него.
Кликаем по кнопочке «Больше» , откроется окно дополнительных параметров. В поле «Найти» ставим курсив и нажимаем на пробел. Теперь нажимаем на кнопку «Специальный» и выбираем из списка «Короткое тире» , оно отобразится символами. Снова жмем пробел.
В поле «Заменить на» делаем тоже самое, только в списке выбираем «Длинное тире» . Нажимаем «Заменить все» .
Текст после замены выглядит следующим образом.
На этом все. Настраиваете параметры автозамены в Ворд, или пользуйтесь заменой в Ворде. Поначалу будет непривычно, но со временем Вы привыкните, и работать с документами будет намного легче.
Оценить статью:
