В Microsoft Word доступна масса уникальных инструментов для совместного использования и рецензирования документов, ключевую роль среди которых играет режим правки. Этот режим предоставляет возможность вносить корректирующие правки в текст, примечания и комментарии, после чего вы можете передать документ другому лицу. Тот, в свою очередь, ознакомится со всеми сделанными исправлениями, при желании внесет соответствующие корректировки, и передаст текст в конечный пункт, либо отправит его обратно рецензенту по электронной почте для повторного просмотра. Таким образом, становится возможной совместная работа над документами Microsoft Office.
Как работает режим правки в Microsoft Word 2003?
В Office 2003 функция режима правки пребывает практически в зачаточном состоянии в сравнении с более поздними версиями продукта, хотя все ключевые моменты здесь уже доступны. Чтобы активировать режим правки в Word 2003, зайдите в верхнее меню программы и обратитесь к разделу «Сервис». Далее выберите пункт «Исправления».
После этого режим правки будет задействован и включен. В результате в верхней части рабочего окна появится специальная панель, позволяющая работать с корректирующими вносками, исправлениями, комментариями и примечаниями.
Чтобы добавить новое примечание к тексту, нажмите соответствующую кнопку на панели режима правки, либо выберите пункт меню «Примечание» в разделе «Вставка».
Теперь все текстовые правки будут отображаться в виде сносок в правой части рабочей формы. Удалив или заменив слово или фразу, вы увидите соответствующее примечание, сообщающее о внесенных изменениях, после чего вы можете согласиться с ними или отклонить их, воспользовавшись соответствующими кнопками на этой же панели. Также вы можете выделить фрагмент текста другим цветом, что также будет элементом правки вашего Word-файла.
Как использовать режим правки в Word 2007, 2010?
Word 2007-го года выпуска получил все функциональные и визуальные изменения в соответствии с переходом на движок Aero в Windows редакции Vista и 7. Аналогичным образом изменились и возможности панели «Рецензирование». Теперь категории примечаний и исправлений оказались полностью разграничены, и, стало быть, управлять этими объектами стало возможным как отдельными сущностями.
Появились мощные инструменты для защиты документов от форматирования и редактирования. Также была добавлена новая категория «Выноски», служащая для управления и конфигурирования изменений и модификаций текстовых файлов на уровне сносок в правой части рабочего окна. Разработчики также привнесли возможность контроля над различными типами исправлений, включая примечания, рукописные примечания, добавление и удаление фрагментов текста, форматирование и выделение области исправлений.
Как и ранее, можно принять или отклонить дискретные индивидуальные правки, продолжая рецензирование документа или финализируя его, тем самым отправляя текстовый файл далее по цепочке клиенту или для повторного просмотра ревьюером. Во всем перечисленном вам поможет подраздел «Изменения» в главном меню основной формы программного продукта.
В следующую версию Word’а, а именно релиз 2010-го года, функционал был перенесен практически без изменений. Кроме того, что была изменена графическая тема, крупных и каких-либо заметных модификаций привнесено не было. Весомый скачок был сделан лишь в 2013 году, когда вышла в свет версия Office’а, адаптированная под «восьмерку».
Как задействовать режим правки в Word 2013, 2016?
В Office 2013 функция режима правки буквально расцвела и преобразилась. Теперь панель рецензирования приобрела новые возможности, не доступные в ранних версиях Microsoft Office. Чтобы создать примечание, достаточно выделить фрагмент текста в редакторе и щелкнуть на соответствующей кнопке в категории «Рецензирование». После этого примечание будет создано.
Для инициализации трекинга всех исправлений в тексте стоит кликнуть на кнопке «Исправления» и оставить ее в нажатом состоянии.
Для более тонкой настройки отслеживания исправлений служат контекстные элементы, расположенные справа от указанной ранее кнопки. Так, чтобы отключить отображение правок, выберите в контекстном меню «Все исправления» подэлемент «Без исправлений». После внесенных изменений вы оставите все правки в силе, просто они не будут отображаться в документе. Если же вам нужно выполнить обратное действие, то есть вернуть индикацию всех правок, выберите пункт «Все исправления». В свою очередь, пункт «Исходный документ» вернет на экран первоначальное содержание текстового файла, до внесения каких-либо правок.
Чуть ниже находится контекстное меню «Показать исправления». Воспользовавшись им, вы сможете указать, какие именно виды правок вы хотите отображать в структуре документа, а какие - нет.
Среди новых представленных фич в сравнении с ранними версиями продукта является возможность использовать запрет на отключение отслеживания. С его помощью вы можете физически запретить ревьюерам отключать трекинг правок. Также вы можете наглядно сравнить несколько версий одного и того же документа (до правок и после них) и объединить несколько правок в одну. В действительности, функционал режима правки был существенно расширен после версии 2010 года и его более, чем достаточно для нужд индивидуальных пользователей и компаний middle-масштаба.
В наиболее актуальной на сегодняшний день версии текстового редактора Word 2016 были представлены фактически те же функции, что и в релизе 2013-го года. Поэтому, если вы уже устанавливали на свою систему предыдущую версию Word’а, с последним билдом никаких проблем уж точно не возникнет.
Показать видеоинструкциюMicrosoft Word 2010. Работа с режимом исправления.
Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.
Настройка режима исправления
Чтобы настроить режим исправления, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:
В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»;
В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»
Рисунок 1. Параметры исправлений
Объем исправлений
Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»;
В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов
Отображение исправлений
Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»;
В открывшемся списке выберите нужный пункт:
Рисунок 2. Объем отображаемых исправлений
Индикатор режима исправления
Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима исправления на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:
Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши;
В контекстном меню выберите пункт «Исправления»
Рисунок 3. Включение индикатора режима исправления
Включение режима исправления
И так как мы уже заговорили о режиме исправления, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:
1 способ:
1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима исправления. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там, где это вам необходимо.
2 способ:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Исправления»;
В списке команд щелкните по пункту «Исправления»;
Внесите нужные изменения в документ, затем, для окончания записи, повторно нажмите кнопку «Исправления». В тексте документа либо в выносках останется текст красного цвета подчеркнутый такого же цвета линией.
3 способ:
Откройте документ
Нажмите комбинацию клавиш для включения записи, и повторно нажмите эту комбинацию, для выключения
Область проверки
Область проверки показывает все исправления в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти исправления, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.
Положение области проверки
Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки»
В открывшемся меню выберите нужный способ расположения:
«Вертикальная панель рецензирования» – располагается вертикально, в левой части окна документа;
«Горизонтальная панель рецензирования» – располагается горизонтально, внизу окна документа
Рисунок 4. Вертикальная и горизонтальная панели рецензирования
Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».
Просмотр исправлений
По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие исправления отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»
В открывшемся меню выберите пункт:
Рисунок 5. Просмотр исправлений
Принятие/отклонение внесенных изменений
Внесенные во время записи исправления не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:
1 способ:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
Поставьте курсор на исправлении и нажмите правую кнопку мыши;
В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от исправления». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно.
2 способ:
Откройте вкладку «Рецензирование»;
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
Поместите курсор на нужном исправлении;
В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Принять» или «Отклонить» для принятия или отклонения исправлений. Используйте кнопки «Назад» и «Далее» для быстрого перемещения по исправлениям
Рисунок 6. Принятие и отклонение исправлений
Когда вы примите все исправления в документе, появится следующее окно (рис. 7), подтверждающее что вы приняли все необходимые исправления и удалили примечания.
Рисунок 7. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений
Принятие всех исправлений в документе
Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним разом.
Для этого сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»;
В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»
Отклонение всех исправлений в документе
В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все исправления.
Для этого сделайте следующее:
Откройте вкладку «Рецензирование»
В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать исправления»;
В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;
В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»
Если вы часто сталкиваетесь с проверкой вордовских документов, то вам просто необходимо знать, как включить режим правки в Word и как им пользоваться. Данный инструмент программы просто незаменим, если вы хотите указать человеку на его ошибки, при этом не внося коррективы в его текст.
В нашей статье как раз и пойдет речь о том, как работает режим правки в Word. Мы рассказажем обо всех его особенностях, и в итоге вы самостоятельно сможете использовать названный режим, не прибегая при этом к инструкциям.
Первый шаг: вход в режим правки
Первым делом, необходимо изначально войти в режим правки в Word. Делается это на разных версиях программы по-разному. Например, в "Ворде" 2003 года вам необходимо будет открыть вкладку "Сервис" и в ней отыскать пункт "Исправления" и нажать на него. В более поздних версиях все это делается через вкладку "Рецензирование". В ней отыщите группу инструментов "Запись исправлений" и нажмите на кнопку "Исправления". Также советуется выбрать в который расположен рядом, пункт "Все исправления".
К слову, данный режим можно включить намного быстрее, использовав для этого горячие клавиши Ctrl+Shift+E.
После всех проделанных манипуляций режим правки в Word будет включен, и вы можете спокойно приступать к не боясь за то, что исходник пострадает.
Второй шаг: внесение исправлений
На самом деле этот пункт можно было бы и пропустить, так как все сводится к тому, что вы исправляете документ, и вместо его полного редактирования вносятся просто правки, без изменения исходника. Но стоит все же рассказать, как именно это происходит.
Допустим, вы увидели, что какое-то слово в тексте лишнее. В этом случае разумно его будет удалить. Так и сделайте, но оно при этом не исчезнет, а лишь зачеркнется, что даст понять другому пользователю, что вы имели в виду. Также исправление выделится красным цветом, для привлечения внимания.
То же будет, если вы впишите какое-то другое слово - оно выделится, чтобы автор текста смог понять, что именно он пропустил.
Режим правки в Word очень помогает, если вы работаете с человеком на удаленном расстоянии. В этом случае вместо слов претензии вам всего-навсего нужно будет ему отправить документ с исправлениями.
Третий шаг: добавление примечаний
Порою выделения исправлений недостаточно, чтобы другой пользователь понял, в чем заключается его ошибка. В этом случае хорошо бы было расписать причину. Именно для этого в программе есть инструмент "Создать примечание", которое можно использовать лишь при включенном режиме правки.
Пользоваться им очень просто. Вам необходимо изначально нажать на ваше исправление, а потом - на кнопку "Создать примечание", которая расположена на панели инструментов, неподалеку от кнопки "Исправления". Точное размещение можете наблюдать на картинке ниже.
После этого с правой стороны документа появится дополнительная область, где можно будет вписать пояснение. Так можно проделывать со всеми изменениями, однако создать примечание, не привязанное к ним, нельзя.
Если говорить о том, как убрать режим правки в Word, то сделать это довольно просто. Вам просто нужно повторно нажать на кнопку "Исправления".
Итак, автор создал текст, сохранил его в файл с красивым названием «Речь нобелевского лауреата» и прислал в редакторское агентство GoreOtUma на редактуру и корректуру. Дальше с исходным авторским файлом будут работать еще два человека: редактор и корректор, а потом опять автор. Но эти трое (автор, редактор, корректор) находятся не за одну сотню километров друг от друга. Что делать? Как им понять друг друга, как объясниться и как получить ответы на вопросы? Каждому перечитывать текст снова и снова, раздраженно выискивать изменения и переносить правки друг друга в свои файлы? Ни в коем случае.
Нашлись умные люди и придумали в программе MS Word специальную функцию — режим рецензирования (или редактирования, или отображения всех изменений в тексте). В общем называйте эту функцию как угодно, но благодаря ей автор увидит всю правку редактора и корректора, сможет принять/отклонить эту правку и ответить на вопросы, сидя за своим компьютером и просто открыв присланный редактором файл. А потом всё, что сделал автор в том же режиме рецензирования, смогут увидеть редактор и корректор. Правка каждого, кто работает с файлом, будет автоматически выделяться другим цветом. Таким образом, вся исправления автора, редактора и корректора сохраняются в одном файле. Это очень важно для получения качественного результата.
Как включить режим рецензирования
на вашем компьютере
Чтобы приступить к редакторской правке вашего текста, наш редактор откроет файл автора в MS Word 2007 и выберет вкладку «Рецензирование» (в верхней области панели инструментов) (рис. 1).
Все рисунки можно увеличить!
Выбираем вкладку «Рецензирование»
Обращаем ваше внимание на следующий момент : MS Word 2007 имеет формат.docx. Если ваш документ создан в MS Word 2003 (или ниже), на экране появится предупреждение о режиме ограниченной функциональности. Что делать? Сохранить файл в MS Word 2007 с расширением.docx и продолжать работу.
Благодаря работе в режиме рецензирования, абсолютно все исправления, которые редактор будет делать в тексте, автор сможет видеть. Для этого наш редактор нажмет кнопку Исправления (рис. 2). Тогда все исправления автоматически будут выделяться в файле, например, красным цветом.
Нажимаем кнопку «Исправления»
Когда редактор внесет всю необходимую правку, задаст свои вопросы автору в специальных примечаниях, он сохранит файл и перешлет его обратно автору. Название файла будет отличаться от исходного специальной пометой редактора: «Речь нобелевского лауреата_1-я редактура с вопросами к автору».
Автор откроет полученный от редактора файл в MS Word 2007 и будет работать по той же схеме, что и редактор: выберет вкладку Рецензирование (в верхней области панели инструментов), ознакомиться с исправлениями редактора/корректора. Если пожелает внести дополнительные исправления, нажмет кнопку Исправления , добавит всё, что нужно. Исправления автора в этом случае будут автоматически выделяться другим цветом, например синим. Когда текст снова вернется к редактору на 2-ю (контрольную) редактуру, это позволит избежать путаницы.
Как редактор будет задавать вопросы автору
в режиме рецензирования
Это очень просто. Работая с текстом в режиме рецензирования, редактор выделит фрагмент текста, слово или словосочетание (рис. 3), относительно которого возник вопрос.
Выделяем фрагмент текста, относительно которого нужно задать вопрос автору
Потом в верхней панели редактор нажмет кнопку Создать примечание (рис. 4). При этом выбранный фрагмент текста выделяется красным цветом, а на полях появится поле для ввода комментария. Кроме того, справа от кнопки Создать примечание станет активной кнопка Удалить примечания .
Создаем примечания на полях текста
Для того чтобы ответить на вопрос в созданных редактором на полях примечаниях, автор должен аналогичным образом выделить нужный фрагмент, нажать кнопку Создать примечание . В новом окошке на поле справа набрать ответ. Созданное примечание будет тоже другого цвета, например зеленого, и всегда будет понятно, кто что спросил и кто что ответил.
Как будут отображаться исправления и примечания редактора в режиме рецензирования
Есть несколько вариантов отображения внесенных исправлений и примечаний. Выбрать наиболее удобный можно, нажав кнопку Выноски (она находится справа от кнопки Исправления ).
Для выбора варианта отображения исправлений в тексте нажмите «Выноски»
После того как вы нажмете кнопку Выноски появится выпадающий список из трех вариантов (рис. 6):
- Показывать исправления в выносках — примечания и исправления будут отображаться в виде выносок на полях.
Вот так это будет выглядеть в тексте:
Вариант отображения правки в выносках на полях
- Показывать все исправления в тексте — все исправления и примечания будут отображаться прямо в тексте.
Вот так это будет выглядеть:
Вариант отображения правки прямо в тексте
- Показывать только примечания и форматирование в выносках — только примечания и форматирование документа будут отображаться в выносках, а все другие правки (орфографические, пунктуационные и т.д.) — прямо в тексте.
