Excel - не самая дружелюбная программа на свете, но очень полезная.
Вконтакте
Однокласники
Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться сравнивать прайс-листы, прятать секретную информацию от чужих глаз и составлять аналитические отчёты в пару кликов.
1. Супертайный лист
Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом - кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку.
Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:- Нажмите ALT+F11.- Слева у Вас появится вытянутое окно.- В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.- В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden.
Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.
2. Запрет на изменения задним числом
Перед нами таблица с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?
Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные»
.- Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.
- В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».
- В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().
- Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки».
- Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.
- Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во».
Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.
3. Запрет на ввод дублей
Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор.
В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.
Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.
- Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».
- Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой».
- В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТ ЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.
- В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.- Нажимаем «ОК».
4. Выборочное суммирование
Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы.
Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).
В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.
- В ячейку G5 - название продукта Boston Crab Meat
.- Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*(B3:B21=G5)*D3:D21)}.
Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.
Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.
- Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.
- Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.
- Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.
5. Сводная таблица
У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер.
Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов.
Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы.
Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:
Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».
- В появившемся окне нажать «ОК».
- Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.
6. Товарный чек
Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.
Выделяем ячейку C7.
- Вводим =СУММ(.
- Выделяем диапазон B2:B5.
- Вводим звёздочку, которая в Excel - знак умножения.
- Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).
- Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.
7. Сравнение прайсов
Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года.
Часть товаров в них не совпадает - вот как узнать, что это за товары.
Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.
- Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.
- В меню выбираем «Данные» - «Фильтр» - «Расширенный фильтр».
- В появившемся окне отмечаем три вещи:
а) скопировать результат в другое место;
б) поместить результат в диапазон - выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4;
в) поставьте галочку на «Только уникальные записи».
Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.
- Удаляем первоначальный список товаров.
- Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.
- Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.
- Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр)
.- «Искомое_значение» - это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.
- «Таблица» - это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.
- «Номер_столбца» - это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.
- Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована - пишете ЛОЖЬ.
- Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).
- В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе.
Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.
8. Оценка инвестиций
В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день.
В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).
Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3.
- В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.
- В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).
- В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))}.
9. Сравнение инвестиционных предложений
В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее.
Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах.
С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).
В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 - учётная ставка, 12 - число месяцев в году, A8:A12 - столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 - необходимая сумма вложений.
- По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвест-проекта.- Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.
Microsoft Excel – это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты), производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний.
Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).
Многие думают, что Microsoft Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.
Да, действительно, Microsoft Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel.
Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Microsoft Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Microsoft Excel досконально, потребуется немало времени.
При работе с Microsoft Excel используйте сочетания клавиш вместо мыши. Используя сочетания клавиш можно открывать, закрывать документы и листы, перемещаться по документу, выполнять различные действия над ячейками, выполнять вычисления и т.д. Использование сочетаний клавиш облегчит и ускорит работу с программой.
Сочетания клавиш быстрого вызова с использованием клавиши CTRL:
CTRL+PgUp Переключение между вкладками листов слева направо.
CTRL+PgDn Переключение между вкладками листов справа налево.
CTRL+SHIFT+(Отобразить скрытые строки в выделенном фрагменте.
CTRL+SHIFT+& Вставить внешние границы в выделенные ячейки.
CTRL+SHIFT+_ Удалить внешние границы из выделенных ячеек.
CTRL+SHIFT+~ Применить общий числовой формат.
CTRL+SHIFT+$ Применить денежный формат с двумя десятичными знаками (отрицательные числа отображаются в круглых скобках).
CTRL+SHIFT+% Применить процентный формат без дробной части.
CTRL+SHIFT+^ Применить экспоненциальный числовой формат с двумя десятичными знаками.
CTRL+SHIFT+# Применить формат дат с указанием дня, месяца и года.
CTRL+SHIFT+@ Применить формат времени с отображением часов и минут и индексами AM или PM.
CTRL+SHIFT+! Применить числовой формат с двумя десятичными знаками, разделителем групп разрядов и знаком минус (-) для отрицательных значений.
CTRL+SHIFT+* Выделить текущую область вокруг активной ячейки (область данных, ограниченную пустыми строками и пустыми столбцами).
CTRL+SHIFT+» Скопировать содержимое верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул.
CTRL+SHIFT+знак плюс (+) Вывести на экран диалоговое окно Добавление ячеек для вставки пустых ячеек.
CTRL+знак минус (-) Вывести на экран диалоговое окно Удаление ячеек для удаления выделенных ячеек.
CTRL+; Вставить текущую дату.
CTRL+` Переключиться между выводом в листе значений ячеек и формул.
CTRL+’ Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул.
CTRL+1 Отобразить диалоговое окно Формат ячеек.
CTRL+2 Применить или удалить полужирное начертание.
CTRL+3 Применить или удалить курсивное начертание.
CTRL+4 Применить или удалить подчеркивание.
CTRL+5 Зачеркнуть текст или удалить зачеркивание.
CTRL+6 Переключение режимов скрытия и отображения объектов.
CTRL+8 Отобразить или скрыть знаки структуры.
CTRL+9 Скрыть выделенные строки.
CTRL+0 Скрыть выделенные столбцы.
CTRL+A Выделить лист целиком.
Если лист содержит данные, сочетание клавиш CTRL+A выделяет текущую область. Повторное нажатие CTRL+A выделяет весь лист.
CTRL+B Применить или удалить полужирное начертание.
CTRL+C Копировать выделенные ячейки.
CTRL+D Использует команду Заполнить вниз, чтобы копировать содержимое и форматировать верхнюю ячейку выбранной области на все нижние ячейки.
CTRL+F Выводит на экран диалоговое окно Найти и заменить с выбранной вкладкой Найти.
Сочетание клавиш SHIFT+F5 также выводит на экран эту вкладку, а SHIFT+F4 повторяет последнее действие на вкладке Найти.
Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+F выводит на экран диалоговое окно Формат ячеек с выбранной вкладкой Шрифт.
CTRL+G Отображает диалоговое окно Переход.
Клавиша F5 также выводит на экран это диалоговое окно.
CTRL+H Выводит на экран диалоговое окно Найти и заменить с выбранной вкладкой Заменить.
CTRL+I Применить или удалить курсивное начертание.
CTRL+K Выводит на экран диалоговое окно Вставка гиперссылки для новых гиперссылок или Изменение гиперссылки для существующей выбранной гиперссылки.
CTRL+L Отображает диалоговое окно Создание таблицы.
CTRL+N Создает новую пустую книгу
CTRL+O Выводит на экран диалоговое окно Открытие документа для открытия или поиска файла.
Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+O выделяет все ячейки, содержащие комментарии.
CTRL+P Отображает вкладку Печать в представлении Microsoft Office Backstage, Представление Microsoft Office Backstage.
Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+P выводит на экран диалоговое окно Формат ячеек с выбранной вкладкой Шрифт.
CTRL+R Использует команду Заполнить вправо, чтобы копировать содержимое и форматировать крайнюю левую ячейку выбранной области на все расположенные правее ячейки.
CTRL+S Сохраняет рабочий файл с текущим именем файла в текущем расположении и в существующем формате.
CTRL+T Отображает диалоговое окно Создать таблицу.
CTRL+U Применить или удалить подчеркивание.
Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+U разворачивает и сворачивает строку формул.
CTRL+V Вставляет содержимое буфера обмена в точку вставки и заменяет выделенный фрагмент. Функционирует только при наличии в буфере обмена объекта, текста или содержимого ячеек.
При нажатии клавиш CTRL + ALT + V открывается диалоговое окно Специальная вставка. Оно доступно только после копирования или вырезания объекта, текста или содержимого ячейки на листе или в другой программе.
CTRL+W Закрывает окно выбранной книги.
CTRL+X Удаляет содержимое выделенных ячеек.
CTRL+Y Повторяет последнюю команду или действие, если это возможно.
CTRL+Z Использует команду Отменить для отмены последней команды или удаления последней введенной записи.
F1
Отображение области задач Справка Microsoft Excel.
Сочетание клавиш CTRL+F1 отображает или скрывает ленту.
Сочетание клавиш ALT+F1 создает в текущей области диаграмму с данными.
Сочетание клавиш ALT+SHIFT+F1 добавляет в книгу новый лист.
F2
Открывает активную ячейку для редактирования и помещает курсор в конец содержимого ячейки. Также перемещает место вставки в строку формул, если режим редактирования в ячейке выключен.
Сочетание клавиш SHIFT+F2 добавляет или изменяет комментарии к ячейке.
Сочетание клавиш CTRL+F2 выводит область предварительного просмотра печати на вкладке Печать в представлении BackstageПредставление Backstage.
F3
Выводит диалоговое окно Вставить имя. Доступно только при наличии в рабочей книге созданных имен.
Сочетание клавиш SHIFT+F3 выводит на экран диалоговое окно Вставка функции.
F4
Повторяет последнюю команду или действие, если это возможно.
Когда в формуле выбрана ссылка на ячейку или диапазон, с помощью клавиши F4 можно переключаться межу всеми возможными абсолютными и относительными значениями.
Сочетание клавиш CTRL+F4 закрывает окно выбранной книги.
Сочетание клавиш ALT+F4 закрывает Microsoft Excel.
F5
Отображает диалоговое окно Переход.
Сочетание клавиш CTRL+F5 восстанавливает размер выбранного окна книги.
F6
Переключает точку ввода между листом, лентой, областью задач и элементами управления масштабом. В разделенных листах (меню Вид, группа Окно, раздел Закрепить области, команда Разделить окно) при переключении между панелями и областью ленты с помощью клавиши F6 в переключении участвуют и разделенные области.
Сочетание клавиш SHIFT+F6 переключает контроль между листом, элементами управления масштабом, областью задач и лентой.
Если открыто более одной книги, сочетание клавиш CTRL+F6 переключает точку ввода в окно следующей книги.
F7
Выводит на экран диалоговое окно Орфография для проверки орфографии в активном листе или выделенном диапазоне.
Если окно книги не развернуто, сочетание клавиш CTRL+F7 выполняет команду Переместить. С помощью клавиш перемещения курсора передвиньте окно и нажмите клавишу ВВОД, а для отмены - клавишу ESC.
F8
Переход в режим выделения и выход из него. Если режим включен, в строке состояния отображается надпись Расширить выделенный фрагмент, а клавиши со стрелками расширяют выделение.
Сочетание клавиш SHIFT+F8 позволяет при помощи стрелок добавить к выделению несмежные ячейки или диапазон.
Сочетание клавиш CTRL+F8 выполняет команду Размер (в меню Элемент управления окна книги), если окно не развернуто.
Сочетание клавиш ALT+F8 выводит на экран диалоговое окно Макрос, позволяющее создавать, запускать, изменять и удалять макросы.
F9
Вычисляет все листы всех открытых книг.
Сочетание клавиш SHIFT+F9 вычисляет активный лист.
Сочетание клавиш CTRL+ALT+F9 вычисляет все листы всех открытых книг, независимо от того, вносились ли в них изменения с момента последнего вычисления.
Сочетание клавиш CTRL+ALT+SHIFT+F9 проверяет зависимые формулы, а затем заново вычисляет ячейки во всех открытых книгах, включая ячейки, не помеченные для вычисления.
Сочетание клавиш CTRL+F9 сворачивает окно книги в значок.
F10
Включает и выключает всплывающие подсказки (то же самое происходит при нажатии клавиши ALT).
Сочетание клавиш SHIFT+F10 отображает контекстное меню для выбранного элемента.
Сочетание клавиш ALT+SHIFT+F10 отображает меню или сообщения кнопки проверки ошибок.
Сочетание клавиш CTRL+F10 разворачивает или восстанавливает исходный размер выбранного окна книги.
F11
Создает диаграмму с данными из текущего диапазона на отдельном листе.
Сочетание клавиш SHIFT+F11 вставляет в книгу новый лист.
Сочетание клавиш ALT+F11 открывает редактор Microsoft Visual Basic для приложений, в котором можно создать макрос на языке VBA.
Excel для продвинутых: 8 полезных трюков
Microsoft Excel, пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, Вы сразу заметите, что дела у Вашего бизнеса идут в гору.
Кроме множества базовых приёмов работы с этой программой, которые Вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости «для продвинутых», которые сделают Вас на голову выше всех остальных. Так что, если хотите впечатлить своих боссов и разгромить конкурентов, Вам пригодятся эти 9 хитрых функций Excel.
1. Функция ВПР
Эта функция позволяет быстро найти нужное Вам значение в таблице. Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth”,A2:E6,5,0), где Beth – имя ученика, A2:E6 – диапазон таблицы, 5 – номер столбца, а 0 означает, что мы не ищем точного соответствия значению.
Функция очень удобна, однако нужно знать некоторые особенности её использования. Во-первых, ВПР ищет только слева направо, так что, если Вам понадобится искать в другом порядке, придется менять параметры сортировки целого листа. Также если Вы выберете слишком большую таблицу, поиск может занять много времени.
2. Функция ИНДЕКС
Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек. Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).
3. Функция ПОИСКПОЗ
Функция ПОИСКПОЗ выполняет поиск указанного элемента в диапазоне (Диапазон - две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными) ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.
По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны. Но вместе они могут заменить функцию ВПР.
Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0).
С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо. А сочетание двух последних позволяет сделать это с легкостью.
Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день Вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.
5. $
Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак $. Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как Excel поступает обычно.
При этом знак $ перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.
6. &
Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».
7. Массивы
Для создания массива или матрицы Вам потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.
Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и Excel покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами, – вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.
8. Подбор параметра
Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и Вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.
Например, Вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и Вам нужно узнать, сколько экземпляров Ваши менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров. И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный Вам результат.
Студенты не любят MS Excel. Впрочем, MS Excel тоже не очень любит студентов. А мы знаем, как приручить этого демона и упростить учебу и работу с этим нелегким офисным приложением. Ловите, дорогие студенты: самые полезные функции, а также основные методы и приемы работы в Excel!
Многие просто сходят с ума при работе с этой программой. И чтобы сберечь вам нервы, мы решили раскрыть вам кое-какие профессиональные приемы в MS Excel, благодаря которым ваша жизнь станет существенно проще.
Работа с диаграммой в Excel: быстрое добавление новых данных
Если вы все силы потратили на создание диаграммы, а тут резко выясняется, что кое-какие данные нужно изменить или дополнить диаграмму, не переживайте.
Выделите диапазон с новыми данными, скопируйте его и после этого просто вставьте в диаграмму.
Моментальное заполнение в Excel
Многие приемы в Экселе неизвестны студентам. Мы решили раскрыть вам тайну мгновенного заполнения.
На самом деле, эта функция появилась в программе в 2013 году. Поэтому она есть только в обновленных программах после этого года. Но эта функция однозначно стоит того, чтобы обновить старую версию. И вот почему.
Например, есть у вас список полных данных (имя, фамилия и отчество – Иван Иванович Иванов) для библиографического списка. Но как вы знаете, в курсовой, дипломной или других научных работах нужно использовать сокращенные данные (И.И.Иванов).
И чтобы не перелопачивать вручную несколько страниц, не путаться в сокращениях, делаем так: в соседнем столбце пишем вручную текст, который должен получиться в итоге.
На 2-3-ей строке программа попробует разгадать последовательность ваших действий и автоматически выполнит обработку самостоятельно. Вам нужно будет лишь нажать Ввод, чтобы подтвердить действие – и программа мгновенно преобразует имена в сокращения.
Точно так же вы можете склеивать из фрагментов ФИО, извлекать имена из email и так далее.
Копирование без нарушения форматов в Excel
Скорее всего, вам уже известны такие тайные приемы Эксель, как автозаполнение (тонкий черный крестик в нижнем правом углу ячейки, при растягивании которого можно копировать формулу или содержимое ячейки сразу в несколько ячеек).
Несмотря на его огромную пользу, он имеет и недостатки: при таком копировании часто нарушается формат ячейки, ухудшая дизайн всей таблицы.
Чтобы этого не допустить, сразу после растягивания крестика нажмите специальный смарт-тег – значок, который сразу же появится в нижнем правом углу скопированной части.
Если вы выберите действие Fill Without Formatting (копировать только значения), то программа не будет портить внешний вид оформления, копируя выбранную формулу без формата.
Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на
Данные из таблицы на геокарте в Excel
Последняя версия радует нас все больше: теперь вы можете отобразить нужную информацию на интерактивной географической карте (например, данные по продажам в разных городах).
Чтобы это сделать, зайдите во вкладку «Вставка», найдите там Магазин приложений и установите там плагин Bing Maps. Добавив модуль, его можно будет потом выбрать во вкладке Вставка/Мои приложения и разместить на рабочий лист.
Теперь вам остается только выделить ячейки с нужной информацией и кликнуть кнопочку Show Locations в модуле. Теперь вы сможете наблюдать информацию на географической карте.
Быстрый переход по листам в Excel
Если в одном документе MS Excel вы создаете по много листов, которые не помещаются в ленте, вам сложно будет в них ориентироваться.
Облегчить задачу можно простым нажатием правой кнопки мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков в нижней части экрана.
Превращение строки в столбец и наоборот в Excel
Выделите нужную область, скопируйте его, нажмите правую клавишу мышки по той ячейке, куда хотите поместить выделенные данные. В контекстном меню выберите один из предложенных вариантов вставки – знак Транспортировать.
Если вы используете старую версию Эксель и там нет такой функции, вопрос легко решается специальной вставкой: Ctrl + Alt + V и выбрать опцию Транспортировать.
«Умная» таблица в Excel
Выделите область с информацией, на вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу. Ваш список автоматически преобразуется в «умную» таблицу. Кроме красивой и яркой раскраски эта таблица обладает массой преимуществ. С ней можно:
- автоматически растягивать, дописывая к ней новые столбцы и строки.
- автоматически копировать на весь столбец введенные формулы.
- автоматически закрепить шапку таблицы при прокрутке. Кроме того, в шапку автоматически включаются кнопки фильтра для сортировки и отбора.
- добавлять итоговую строку с автоматическими вычислениями (на вкладке Конструктор).
Спарклайны в Excel
Спарклайнами называют мини-диаграммы, которые прописываются прямо в ячейках. Они нагладно показывают динамику введенной информации.
Для создания таких спарклайнов нужно нажать вкладку Вставка/Спарклайны/ График или Гистограмма. В появившемся окошке указываем нужную область, куда должны быть выведены спарклайны.
Восстановление несохраненных файлов в Excel
Иногда чисто на автомате закрываешь таблицу с огромным количеством введенных данных, не нажав кнопку Сохранить. Не переживайте – это не конец света.
Делайте так: жмите Файл/Последние, в нижнем правом углу экрана ищите кнопку Восстановить несохраненные книги.
Если у вас версия новее 2013 года, действия несколько отличаются: Файл/Сведения/Управления версиями/Восстановить несохраненные книги.
На экране откроется папка, куда автоматически на небольшой срок сохраняются копии всех недавних документов (созданных или измененных).
Сравнение 2-х участков документа на сходства и отличия в Excel
Если вам нужно быстро найти и сравнить элементы, быстрее всего это будет сделать так:
- выделяем 2 сравниваемых столбца с удержанием Ctrl,
- выбираем вкладку Главная/Условное форматирование/Правила выделения ячеек/Повторяющиеся значения,
- выбираем вариант Уникальные, который появится в новом списке.
Ну что, помогли вам эти простые приемы в работе с MS Excel? В любом случае, если работа с этой программой дается вам все так же сложно, как и раньше, вам всегда поможет учебный сервис , который занимается написанием курсовых, дипломных, рефератов.
Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого - пугающей.
На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.
1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:
Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).
Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.
3. Скопировать без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
4. Отображение данных из таблицы Excel на карте
В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.
Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.
5. Быстрый переход к нужному листу
Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:
Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose).
В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose)
7. Выпадающий список в ячейке
Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:
Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data - Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.
8. «Умная» таблица
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home - Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:
Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
9. Спарклайны
Спарклайны - это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.
После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.
10. Восстановление несохранённых файлов
Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».
Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно - несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.
На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» - «Последние» (File - Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» - «Сведения» - «Управление версиями» - «Восстановить несохранённые книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.
11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:
Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
Выберите на вкладке «Главная» - «Условное форматирование» - «Правила выделения ячеек» - «Повторяющиеся значения» (Home - Conditional formatting - Highlight Cell Rules - Duplicate Values).
Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
